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4-
合同管理流程
编制
日期
审核
日期
批准
日期
修订记录
日期
版号
修改内容
修改人
批准人
合同管理流程
适用范围
适用于本公司签订的各类业务合同(劳动合同除外)。
主要涉及部门及职责
2.1承办部门
2.1.1合同签订前,负责对合同对方的资信状况的确认;
2.1.2负责合同的草拟,重大合同通知风险控制部门参与合同的草拟;
2.1.3负责填写《合同审批表》,发起对合同审批的提请;
2.1.4负责对合同条款进行业务审核;
2.1.5负责建立《合同履行台账》,跟踪检查合同的履行情况;
2.2风险控制部门
2.2.1负责本流程的制订、修改、指导、解释与检查落实;
2.2.2负责审核对合同有效性、条款完备性、双方权责对等性以及违约的责任;
2.2.3负责联合相关部门抽查各部门的《合同审批表》、《合同履行台账》;
2.3财务管理部门
2.3.1负责对合同条款中的付款方式、开票事项、税收条款以及合同是否符合资金计划进行审核;
2.3.2负责协助承办部门进行款项的拨付;
2.4综合管理部门
2.4.1负责对签署后的合同进行编号入档管理,及时更新《合同登记簿》;
2.5公司领导
2.5.1公司分管领导负责合同的综合审核;
2.5.2公司主要领导负责合同的审批;
2.5.3公司法定代表人或其授权人负责签署合同。
3.流程关键控制点
3.1合同的拟订
3.1.1承办部门审查合同对方的资信情况;
3.1.2承办部门确认通过招标程序确定的合同内容与招标文件一致;
3.1.2承办部门确保合同事项通过专业协商,内容符合公司利益;
3.2合同的审核
3.2.1承办部门确认送审合同的专业性、准确性;
3.2.2相关部门负责专业审查合同的合理性、合法性、完备性的;
3.3合同的签署
3.3.1承办部门确认合同签署符合公司的管理权限划分;
3.3.2综合管理部门核对合同正本与审批件一致后方可在合同上盖章;
3.4合同的履行
3.4.1承办部门严格监控合同履约情况,如实更新《合同履行台账》;
3.4.2承办部门负责送审合同变更,合同的变更按合同审批程序重新审批;
3.4.3承办部门负责上报处理合同纠纷、违约情况。
4.流程责任人
4.1风险控制部部门负责人
5.相关文件
5.1《合同管理暂行规定》
5.2《档案管理暂行规定》
5.3《档案分类暂行办法》
5.4《印章使用管理暂行办法》
5.5《建设工程类招标管理暂行规定》
5.6《建设工程类变更管理暂行办法》
6.合同管理流程图
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5-
7.合同管理流程说明
步骤
说明
负责人
辅助
负责人
输出
1.合同草拟前的准备
1.1公司在进行运营活动、投资和接受外部机构服务时,如需签订合同,一般由承办部门负责检查合同对方的资信能力,并洽谈相关合同事项;
1.2启动对合同内容的谈判;
1.3合同内容必须维护公司利益,遵守相关法律法规;
1.4承办部门整理备案合同的书面批示、会议纪要、备忘录、招标文件,作为为合同条款订立的重要依据;
承办部门
2.合同的草拟
2.1订立合同均须采用书面形式,已制订并实施合同标准文本的采用合同标准文本;无合同标准文本的,由承办部门负责草拟;
2.2通过招标程序确定的合同内容与招标文件一致;
2.3承办部门通知风险控制部门参与重大合同文本的草拟;
承办部门
风险控制部门
合同草稿
3.合同的审批
3.1经办人填写《合同审批表》与合同草稿一并提交审核;
3.2各部门收到合同文稿后须于两个工作日内完成审查;对于重大及复杂的合同,审查期间不得超过三个工作日;
3.3承办部门审核:合同内容、价款,合同的专业技术条款等主要条款;
3.4财务管理部门审核:付款方式、开票事项、税收条款、是否符合资金计划;
3.5风险控制部门审核:合同内容的有效性、条款的完备性、双方的权责对等性以及违约的责任;
3.6公司分管领导对合同进行综合审核;
3.7公司主要领导对合同进行审批、授权;
承办部门
公司领导
、风险控制部门、
财务管理部门
《合同审批表》
4.合同的签署
4.1合同一般应由双方交换签字盖章或由对方先行签字盖章。特殊情况需由我方先签字盖章的,必须经过公司法定代表人批准;
4.2承办部门将审批后的《合同审批表》及《合同》正本交公司法定代表人或其授权人签署;
4.3综合管理部门负责核对合同正本与合同审批件后盖章;合同内容超过一页的,加盖骑缝章;
4.4法律、法规规定合同应当到政府管理部门办理登记、备案的,承办部门应当及时办理有关手续;
承办部门
综合管理部门
合同正本
5.合同的履行
5.1承办部门负责跟踪检查合同的履行情况;
5.2承办部门负责审核合同
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