办公室事务技巧课件.pptVIP

第七讲办公室事务1

课程安排n办公室环境的布置n邮件的收发与传阅n妥善安排约会2

办公室环境n办公室布置的原则n办公室用品的选购与摆放3

点评n根据这段有关办公室布置的影片，点评这间办公室布置的优、缺点4

办公室布置的原则n办公室要布置得整齐洁净，采光良好。n走道上不要放置有碍行走的物品。n办公桌椅柜架的排列应采用直线对称式。n使用同一规格的档案柜，高度一致，增进美观。5

（续上表）办公室布置的原则n将电脑、传真机、复印机等大件办公设备，安置在一个区域内，便于电源接线、管理和保养。n办公室的百叶窗应调整保持一个角度。室内照明灯光应统一。空调温度应保持在２０－２５度之间，湿度应保持在５０％。6

（续上表）办公室布置的原则n办公室的地毯、桌面、桌椅应保持一种色彩的协调。在办公室内点缀挂一些装饰画和放置一些自然或人工的绿色植物。n办公桌和办公区域要保持清洁。7

办公用品的选购与摆放n选购办公用品的原则n办公用品的基本配备n办公用品的摆放原则8

选购办公用品的原则一、是满足工作要求二、是提高工作效率三、是节约人工费用四、是树立企业公众形象9

小组讨论：根据以上原则，列出办公室需采购的办公用品清单10

邮件的收发与传阅n邮件收进的程序和要求n邮件的发出11

小组讨论n如果录影中那封信是给上司的，请评论这位行政人员的做法有哪些不当之处？n讨论作为行政人员，正确的收进信件程序是什么？12

收信件细节n上司或同事的私人信件原封送交。n“误拆”应立即封口、签名、致歉n裁开或剪开封口，保持信件完整n检查信封内有无单据或名片，避免遗漏n如有必要，可以登记信封的信息13

邮件收进的程序和要求n分类n拆封n登记n分送n阅办14

实战演练：请每组设计一份邮件登记表15

邮件登记表编号收到日期发出日期收阅人邮件处理备注/部门种类办法1、2、3、4、5、16

资料、邮件分送n上司亲收件要立即呈送n部门信件交到负责人手中n传阅资料请附上签字单17

阅办n仔细认真，重点要圈划n长篇要进行摘要n适当提出拟办意见n办毕保管备查18

观看录影片段一n评论这位行政人员的做法说明了做行政工作的什么特性？19

观看录影片段二n讨论这位行政人员的工作应该如何改善？20

邮件的发出n内容校核n信封、封皮查对n邮件寄发21

妥善安排上司约会n约会安排的原则n安排约会需要注意的细节22

安排约会的原则n配合上司的时间表n分辨轻重缓急n酌留弹性n处理好变更的约会23

观看资料片一、二n请指出这位秘书在安排上司约会时体现了哪些原则？24

安排约会需要注意的细节（一）n有些时间不宜安排约会。n出差回来当天n周末或假日n临近下班25

安排约会需要注意的细节（二）n下班前将第二天的约会事项填进小卡片，一张交给上司，一张交给司机，一张自己保存。时间约会事由所带资料参加人员地点26

安排约会需要注意的细节（三）n及早备妥约会所需的资料，并在适当的时间请上司过目。n特别重要的约会在接近约会时间前，应与对方再联络，以确保约会的顺利进行。n约会场所和招待事宜有时也要秘书负责。27

安排约会需要注意的细节（四）n按照需要，记录会面内容。n保留会见人联系资料，以便万一取消或更动时间可及时通知对方。n随时提醒自己的上司准时赴约。n每天上班之前请上司核对他的日程表。28

让我们快乐地工作快乐地生活29