互联网时代办公室行政工作的优化路径.docx

?

?

互联网时代办公室行政工作的优化路径

?

?

摘要：互联网时代，打造智能化的办公平台，提升办文、办会、办事的效率和质量，既是单位转型发展的要求，也是适应时代发展的题中应有之义。故此，文章就互联网技术与办公室行政工作的融合意义进行分析，指出当下办公室行政工作中存在的问题，结合相关理论提出建议，旨在进一步提升行政人员责任意识以及规范意识，搭建科学化和精细化的行政管理体系。

关键词：优化路径;互联网;办公室;会议;问题

一、互联网技术与办公室行政工作的融合意义

一方面，有利于更好地协调组织内部关系。办公室是单位各项工作的中枢，是协调组织内部关系的重要部门[1]。从内部关系来看，打造“互联网+行政”工作模式，可以更好地落实单位领导部署的相关任务，可以协调好单位内部各个部门之间的关系，真正起到“承上启下”的衔接作用。另一方面，有利于提升办公室各项工作效能。实践中回办公室通常肩负着文件管理、会议管理、后勤管理、卫生管理、制度修编以及其他任务，事项多且杂。为此，将互联网技术应用其中，可以进一步减少人力资源成本，减轻工作负担，更好地提升办公效能。

二、互联网时代办公室行政工作中存在的问题

（一）缺乏互联网思维，没有建立信息化的办文模式

当下，单位所产生的文书信息资源、公文信息资源不断增多，办公室办文压力随之增加。然而，部分单位尚未建立信息化的办文模式，文件的流转、传阅、存档、加密效率不高，难以适应新形势办公室办文工作的形势。一是网络文件流转制度缺失。一方面，部分单位尚未出台相关的制度，导致办文流程、职责分工、期限、内容不明，难以提升办文质量。另一方面，对于涉密文件和普通文件没有进行区分化管理，存在一定安全隐患。二是办公室办文系统与档案管理系统无法实现数据共享、数据传输，难以打造相互配置、相互协调的文书归档机制，不利于单位档案管理[2]。三是网络文件加密滞后，没有充分利用区块链技术、云备份技术、数字加密技术，容易产生安全漏洞。

（二）互联网技术尚未融入办会各个环节

当下，部分单位办公室办会工作欠缺科学性，难以进一步提升办会工作的实效性和时效性。一是办公基础设施不完善，缺乏可供使用的硬件和软件。一方面，部分办公室仍然采取人工登记、人工通知、电话沟通等比较陈旧的方式，没有引入信息化的办公软件，无法实现会议组织、会议审批、会议信息公开共享、会议登记、会议反馈的全过程管理。另一方面，部分办公室尚未引进可供联网、远程操作的摄影设备、录音设备、投影设备、会话设备，难以打造智能化的办公环境。二是办公前期准备工作不充分，没有充分利用微信公众号、单位内网联络系统、单位内网系统或者其他通信系统通知会议时间、会议场所、会议议程、会议内容，难以事前收集相关的建议。三是督办催办工作不科学，会议中布置的相关工作的任务没有同步到单位OA办公系统中，办会系统与OA办公系统处于相互独立的状态，不利于落实单位会议精神和工作任务，无法充分发挥会议的作用。

（三）互联网与业务工作的融合度不高

当下，部分单位办公室缺乏整体规划，尚未对OA办公系统进行优化，系统中的许多功能难以满足办公室行政人员的具体需求。一方面，尚未开发移动办公、数据共享、在线及时沟通、流程审批、知识管理、后勤管理、邮件收发、工作日志、公告告知等功能，難以提升办公室整体工作效能[3]。另一方面，部分单位OA办公系统缺乏“人性化”设计，许多板块使用繁琐，难以实现互联网办公精细化的目标。

三、互联网时代办公室行政工作的优化路径

（一）树立互联网思维，建立信息化的办文模式

作为单位的行政中枢，办公室必须要做好文件管理工作，加强与单位其他部门的配合，为单位整体发展作出自己的共享，全面提升单位运行效率。一是出台与网络办文相关的规章制度，明确职责分工，理清办公内容、办文程序、办文事项，进一步提升办文实效，确保信息资源能够及时流通。一方面，要严格按照相关的程序流转文件，确保相关部门、相关人员能够阅读。另一方面，对涉密文件和普通文件进行区分化管理，遵守“严格程序，灵活处理”的基本原则，明确涉密文件的保管标准、归档标准、清退标准以及销毁标准。二是要关联办公室办文系统与档案管理系统，为档案部门归档提供良好的条件，相互协作，最大限度地整合人力资源。三是要充分利用区块链技术、数字加密技术对重要文件进行加密，增强办文工作的规范性。

（二）打造“互联网+办会”模式，推动办会各个环节标准化

会务工作会办公室行政工作的重要组成，其好坏不仅直接影响会议效果和质量，而且关系单位的形象。当下，为了进一步推动办公室办会工作标准化，有必要将互联网技术充分融入办会的各个环节。一是基础管理信息化，夯实办会基础。一方面，单位要进一步引进办会智能系统，进一步实现会议组织、会议审批、会议信息公开共享、会议登记、会议反馈的全过程管理，确保会议工作的规范性、高