西安交通大学：信息系统为校友搭建沟通桥梁.docxVIP

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西安交通大学

信息系统为校友搭建沟通桥梁

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文／李丽丽1周建伟1周伟1杨斐1梁允峰2

校友信息系统能收集校友信息，提供校友与母校、校友与校友之间的交流服务。西安交通大学建立健全的校友动态数据库，依托“西安交通大学校友网”形成学校与校友的信息共享机制，促进校友工作的开展。

随着网络与信息技术的飞跃发展，校友信息管理平台因其能方便学校与校友的联系和沟通而逐渐受到各高校的关注。

为了给数十万的海内外校友提供良好的服务，西安交通大学建立健全的校友动态数据库，依托“西安交通大学校友网”形成学校与校友信息的共享机制，达成学校与校友事业协同发展的局面，促进校友工作的开展，有利于学校建设世界知名的大学。

通过该平台的建设，制定校友信息规范和标准。以此规范和标准为基础，整合近二十万西安交通大学校友数据，形成西安交通大学校友数据中心。围绕校友数据中心，通过整合相关校友管理业务，建立校友工作平台，为校友部的校友管理提供全方位服务。提供校友与学校、校友与校友、社会公众与学校之间的信息交流服’务。提供灵活的可扩展的接口，与数字化校园衔接，为学校管理提供校友业务相关应用服务。

校友信息系统建设内容分为：

1．校友信息库的建设

包括校友基本信息的调研、标准数据格式的定义、纸质数据的录入、电子数据的导入、数据的动态更新。

2．系统功能分析

根据校友工作的需求，分析完成系统的功能设计。

3．系统开发

包括系统架构、功能实现。系统核心——校友信息库的建设

数据获取和清洗

校友信息数据库是校友工作信息化的核心，是校友信息系统的数据基础。通过考察我校学生信息的分布，校友信息要进行三个层面的整合。此三层包括：第一层，藏于档案馆的传统手抄本的学生档案记录信息。这需要专门安排人员做数据录入工作。第二层，现代电子版的记录信息。主要是2000年后的一些Excel表格、Foxpro数据库文件等。第三层，不同部门不同格式内容的校友信息。在获取三个层面的信息后进行数据清洗等相关处理。操作步骤分成两种方式，即从档案馆、就业中心、各学院等获取校友在校信息和从地方校友会、教职工、返校聚会通讯录等获取校友当前的活动信息。经过上述处理，我们首先建立起学校最完备的校友静态信息数据库，再更新部分校友的动态信息。

校友信息（如图1所示）应该包括在校学习经历（即学籍信息）及当前状态信息（含联系方式及工作生活状态）。

由于历史原因，档案馆等所收藏的学生信息分类较多，每个学生的信息至少在新生名册、学籍册、毕业名册上出现三遍。而逐一地核实对照显然太浪费时间，也不够现实。考虑到将来要建立校友的班级联络机制，以及至少掌握校友毕业去向等因素，我们选取毕业名册和学籍册作为源数据（这两本名册的大部分信息相同）。对源数据需要进行大量的数据清洗工作。这是因为档案出现部分丢失或陈旧破坏，以及学生中途出现休学、退学等问题，所以有不少学生档案很不完整，甚至缺失，需要后续的补充。这些问题由校友信息系统的登录模块来解决。

系统登录问题

对于大部分校友来说，数据库中已保存他们的信息，所以他们只需要做一个简单的账号激活操作就可以登录系统。激活操作需要先通过姓名、毕业时间、专业等确定个人信息。如果没有找到个人信息，说明库中没有该校友信息，那么校友可以提交个人信息给管理员，管理员核实其校友身份后就可以将其添加入库。图2是校友激活系统账号的流程。

校友信息系统运行一段时间以来，通过输入简单信息，就能让校友产生“到家”的温馨感觉，因此账号激活方式受到广大校友的欢迎。但系统的应用并没有达到理想状态。经过分析发现，校友在校档案中的学籍信息没有统一的标准，学院、系、专业、班级等名称都存在全称与简称的问题，其中还存在院系、专业的调整及名称的变更。起初为了给校友尽可能提供方便，系统将档案中出现的所有学院、系别、专业的名称（包括全称及简称）都放到列表里。而在实际操作中，校友往往不利用索引而是直接往下拉列表，找到一个名称就选定，结果这个信息并不与其库中的信息匹配，从而找不到本人，或者校友找到简称、全称，但因不知用哪个名称而浪费时间。诸如此类的问题都导致校友网的激活率低、使用率低的结果。所以把这一历史遗留问题处理好，会使校友信息系统更加方便、快捷，对校友的吸引力也会相应提升。

系统提供公共资源

校友在成功登录系统以后，就可以使用系统提供的公共资源，并根据权限的不同使用网站的不同社区。图3是校友信息数据的模型。

校友信息数据就是校友登录成功后所享有和应用的资源。从图3可以看出系统目前提供的主要资源是新闻、期刊等阅读，校友会、班级社区等互动，博客、信息等共享。尚未提供邮件服务。

校友数据库的建设必须考虑历史校友数据，未来学校的发展，校友系统未来的方向，系统的现有和