浅议医院药品应付账款的合理控制与确认.docx

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浅议医院药品应付账款的合理控制与确认

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关键词：应付账款；合理控制；确认

：R197.324：A：1009-8585(2009)12-0000-01

采购药品产生的应付账款在医院的往来款项中占有很大的比例（大致45%-90%）。笔者结合自身的工作实践，对药品应付账款控制和确认中的细节问题做一浅析。

一、存在的主要问题

（一）提前确认或虚增药品应付账款

药品应付账款，是医院在开展临床诊疗活动中，因购买药品应支付给药品供应商的款项。其入账时间应为与药品所有权相关的风险和报酬发生转移的时间，即药品验收入库时间，而药品验收入库时间即为应付账款的确认时间。

1.先确认应付账款后履行验货手续，即“送票不送货”。

月底结账前，供应商开来的随货通行单据被先行录入医院药品HIS系统；一般情况下，结账日后的第二天（如内控不严，还可能延迟），药品实物才履行验货手续。药品录入系统和药品实物真正入库存在时间差，一般在1-7天之间。

2.以白条代替随货通行单据确认应付账款，即“送货送白条”。应付账款确认和付款结算之间有一定的时间差，一般在3月-6月的时间。以白条作为入库的随货同行单据录入药品HIS系统，付款结算前再以真实有效的随货通行单据换出白条。

3.通过伪造变造随货通行单据，虚增应付账款，即“不送货送假票”。伪造变造的随货通行单据，履行验货手续后被确认为应付账款。随后期间（如果内控不严，可能时间更长）再冲回虚增的应付账款。

4.某些药品供应商票据管理不严，医院即可能虚增应付账款，也难以保障所购药品的安全。部分供应商对随货通行单据管理不严，其销售人员手持盖有供货单位“发货专用章”的空白单据，需要时可随时打印随货通行单据。一经录入医院药品系统，就虚增了医院的药品应付账款，也为某些药品销售人员瞒着公司，利用不规范的票据，以出租、挂靠等违法经营的形式，代销药品提供了可乘之机，医院购入的药品也相应存在安全隐患问题。

上述四点的关键是提前确认或虚增药品应付账款，都不同程度增大了医院的药品资金预算，虚增了医院的流动负债，损失了医院资金的时间价值。导致医院药品资产和负债不实，医院管理者不能实时动态掌握医院药品资产，在一定程度上影响其决策。

（二）月底结账前应付账款没有进行合理控制，贷方发生额小幅异常攀升

药品采购入库应该是以临床需求或需求变异为导向，但由于多数医院未实行药品供应链管理，采购行为中经验和主观意向居于主导地位，也含有部门和个人利益倾向。所以当月末应付账款即将结账时，供应商通过各种不当行为提前送货，目的是“早一日送货，早一月结算”。相对医院而言，付款结算时资金流出量就会偏大，不利于医院统筹安排付款资金额度的预算，也不利于药品资金的合理运用及其高效运转。

（三）本期应付账款贷方发生额存在重复和错误，应冲减的应付账款没有在本期冲减，难以有效保证应付账款其准确性和严谨性。

当月应付账款贷方发生额，如果不能及时核对并确认，“账实相符”就变为“空中楼阁”。恶意的重复录入有套取医院资金的嫌疑，错误录入也不能及时被修正，该在本期冲减没有在本期冲减，造成低估或高估流动负债，不能有效制止部门和个人谋取私利的行为。

二、对策建议

（一）提高药品相关人员应付账款合理控制的意识和理论水平，采取有效措施避免提前确认应付账款

医院管理层应高度重视药品应付账款的管理，督促财务科和药剂科开展应付账款合理控制的目的、意义和方法的培训。严格禁止提前确认和虚增应付账款，并以量化标准进行奖惩。

1.加强药库药品账实核对和药品盘点工作，定期抽查部分药品账物是否相符，确保应付账款确认的严谨性原则。

药品账物是否相符是保证应付账款确认和合理控制的前提和基础。药品会计作为委派会计，一般不会主动抽查药品，确认账物是否相符。所以医院管理层需高度重视和协调这两个科室相关人员的工作，确保药品应付账款的确认和合理控制工作的正常进行。

2.设置药库会计复核岗位，实现负数冲账和关键数据的监控，避免重大金额的重复和错误录入，避免提前确认或虚增应付账款情况的发生。

药品录入工作是合理控制与确认应付账款的基础，应设置药库会计复核岗位，加强复核。保证药品名称、规格、产地、数量、单价、购入金额、零售金额、供应商和人库日期等基本信息的翔实准确，尤其是购入数量和金额。防止重复和错误录入，建立负数冲账管控制度，重点核查随货同行票据入库时间和应付账款确认时间是否一致，杜绝供应商的压货行为。对于有争议的事项应编成Excel表或word文档，及时上报给财务科、药剂科领导以待处理。

（二）加强和提高药品采购人员的素质和应付账款管理的意识和方法，杜绝月末结账前的异常采购行为引导药品采购人员以临床需求为导向、为驱动源泉进行采购，倡导“低库存、高供应率，高周转率”的理念，并制定相应的量化标准奖惩措施，杜绝异常采购行为。

（三