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信息化背景下文档一体化管理方法论

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费伦帅

摘要：近年来，随着信息技术的不断变化，档案管理的方式和内容也不断现代化、信息化和科学化。在这样的背景下，如何做好文档一体化工作，使档案管理走上有序发展的道路，已成为档案管理者关注的焦点问题。本文从文档管理一体化概述出发，总结了文档管理一体化，分析了文档管理一体化的必要性，指出了目前文档管理一体化存在的不足，并提出了优化建议。

关键词：信息化;文档管理一体化;方法论

前言

所谓“文档管理一体化”，是指在一个管理系统中将档案管理和文件管理联系起来。文件管理由计算机管理完成，可以随时随地组织和归档文件，这突出了匹配率和有哪些信誉好的足球投注网站速度的提高。在实际业务中，还需要实现信息管理的连续性和紧凑性，文档管理一体化是一个不可忽视的重要组成部分。为了减轻计算机硬盘的负担，维护电子文件的安全集成管理，如何将计算机上的有价值的文件或数据以适当的方式传输到离线存储介质，已成為档案管理越来越关注的问题，文档管理一体化已成为档案工作的必然趋势。

一、文档一体化概述

所谓文档管理一体化，主要是从统一资源规划的角度，对资源进行集成、高效的管理，其中涉及到管理机制，利用信息技术对文档进行集成管理，实现综合管理一站式服务的目标。在档案信息管理的背景下，文档管理一体化具有以下特点：一是数字化。文件需要文件管理系统和其他数字技术，这意味着文件必须数字化。二是注意分工和统筹管理。文档是一个系统的项目，不仅需要对文档管理的支持和支持，还需要对其他业务领域的支持和支持，只有通过不同部门的合作，才能最大限度地发挥文档数量的效益，有效、安全、完整地管理文档的整个生命周期。第三，单据合并，强调文书工作与档案管理之间的有效合作。不同的文件数据形成不同的文件事件后，可以建立不同的文件数据库，以便于后续查询，因此，只有确保文献与文献服务的有效合作，才能真正提高行政效率[1]。

可以说，文档管理一体化经历了一个漫长的过程，在这个漫长的过程中，文档管理一体化不断受到外部因素的影响，并在传统模式的基础上不断改革和变化，这已成为文件综合管理的重要理论基础。在这些理论中，文档生命周期理论具有代表性。可以说，文档生命周期理论是生命过程的有机联系，从文件的创造到使用，到永久保存的最终破坏，从一个有规律的、永无止境的一般循环到消失。因为文件管理是不同的，不同国家的文件运作阶段也分为不同的层次，最重要的三个阶段是现有、临时和永久储存，以及形成、使用、维护、识别和选择以及文件管理的四个阶段，虽然阶段不同，但基本内容相同。文档的整个生命周期，从创建文档到销毁文档，所具有的连续性和完整性是文档的特点。此外，档案对象与档案服务在不同阶段、档案定位与档案管理之间存在着对应关系，这是文档生命周期理论的一种历史形态。

二、文档一体化管理的积极意义

文书工作是档案管理的基础，档案管理是文书工作的扩展和进一步发展，只有将两者有机地结合起来，才能提高档案处理的效率和管理的质量。结合档案处理与档案管理的一体化，充分利用档案处理过程中产生的数据信息，避免档案收发、记录、操作等重复性工作，在管理中，可以整理文件，生产、档案工作和档案管理，形成了一个有机的整体，为档案或网络打下了良好的基础。综上所述，文档管理一体化的积极意义在于：

1.促进文件信息的网络传输现代通信技术和网络技术允许文件信息的远程传输和通信，文件可以设置不同的网络形式和层次，一般单位采用局域网，局域网与位于不同位置的办公计算机相连，具有办公信息分散处理和信息共享的特点，实现了档案信息资源的共享[2]。

2为提高质量管理小组文件目录和预检的准确性，在文件生成过程中贯彻文件工作要求。在整个使用、处理和归档过程中，管理员比文件创建者更了解文件的生产状态，因为文件是由管理员自己创建的，文件的类别号也得到了改进，提高了档案的价值，有效地保证了管理的质量。

3为了提高信息检索的效率，档案信息检索问题是手工档案管理中的一个难题，如何及时、准确地从海量档案中获取用户所需的信息是档案工作者的梦想。文档管理一体化可以准确定位识别信息，对应的信息，快速、多样地查询所需信息，并以多种方式打印、发布和提高工作效率。

4.文档管理一体化的理论基础是基于文档周期和对不同文档类型的感知。从电子文件生命周期的角度来看，信息的收集、组织、使用和存储是每个文件必须经历的过程，电子文件的生命周期管理是对文件各个方面的重复和持续的监督。在实施集成文档管理时，无法使用文档生命周期规则来管理管理操作。一旦文件被移动或使用，它将造成一些损害，并影响一般管理。文档管理一体化恰恰相反：文档管理一体化可以无缝地连接文件中的各个阶段和过程，使文件的保护和管理更加连续，准确记录每个文档的生命周期，并准确记录每个文档生命周期的更改和移动。

三、文档一体化存在的问题