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公文管理工作中的常见问题及解决对策

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王付容

【摘要】在各个领域的行政工作中，公文一直扮演着十分重要的角色，优秀的公文管理工作可以帮助信息有效传达，提升工作效率。本文主要通过总结当前公文管理工作中常见的问题，并简述解决公文管理工作中常见问题的办法。

【关键词】公文管理;常见问题;解决对策

引言：公文管理工作不能单纯的理解为公文的写作，而是包含公文编辑、下发、解读等各个环节在内的综合性工作。由于公文本身具有明确的规范性，在管理过程中，若不能有效解读其规定并通过规定要求进行与展开公文相关工作，不仅会导致公文的效力消失，更会扰乱各环节行政工作从而降低工作效率。因此对于公文管理工作的常见问题，有关工作人员需要明确原因并针对性的采取措施及办法进行有效解决。

一、当前公文管理工作中常见的问题

公文意识模糊

1.对于行政工作人员而言，一直存在公文意识模糊的问题。大部人工作人员在刚接触行政工作时，对于公文工作没能得到健全的培训，因此对于公文的真正定义混乱，大多数凭借工作中对于公文的接触，从而消化成自身理解，缺少方向正确的输入，导致公文意识模糊。也因缺少方向正确的基础，其公文方面的工作难以提升高度。例如，很多行政办公室的工作人员会误以为“红色盖章”的文件都是公文，此现象就是典型的由于缺少公文概念的正确输入造成的，以自身接触与理解来自行定义公文概念，在日后的工作发展中会出现十分低级的错误甚至是工作事故。而真正有关公文的定义是指，企业在组织管理工作中形成的规范性文件，具有一定法律效力，并非带有“红色盖章”的文件即是公文。

2.分发混乱

公文在编制完成后，最重要的环节即是分发。在行政工作中，由于各个部门、级别、环节较为复杂，若有关工作人员缺少公文解析能力，那么对于公文的分发方向将无法有效区分，导致分发错误。而本身具有指定性作用的文件在分发错误的情况下将完全失去其效力，不仅浪费编制者的工作成果，更影响多环节、多部门的工作效率[1]。

3.制度有待健全

由于公文本身具有严谨的规范性和一定法律效力，其管理制度一般较为健全，且基本得到重视，但在此形式下依旧存在个别情况，导致公文的管理制度混乱，甚至失去效力。例如对于个别发展迅速的行政单位或部门，由于其发展形式良好，老旧的制度无法覆盖其自身的发展，在新生事物或问题超出传统公文制度的覆盖范围后，则会导致公文工作处于“自由”状态，即脱离制度的管理，对此，工作人员会自行决定公文流程，进而出现一系列公文工作的相关问题。因此，为了保证公文工作良好进行，一定要时刻保证其制度健全，切忌个别原因忽视整体制度。

4.信息化水平有待提高

随着科技的发展，各行各业开始迈入信息化时代，公文的相关工作也不例外，但在信息化的时代背景下，个别行政单位有关公文的信息化水平提升依旧不足，导致其工作效率在横向比较下较弱。例如，在信息化较为普及的当下，很多企业对于公文的相关工作开始引入OA系统或其他自订系统，通过信息化的软件加持，可以有效提高公文的传递效率，极大节省了公文工作人员的工作时间，同时信息化系统能够更为快速的反馈公文工作的问题，提高公文的整理效率。相较于传统模式，信息化公文工作响应更为快速、传递更为简便。因此，对于公文工作信息化水平较低的工作单位，一定要重视该方面的提升，保证工作效率[2]。

二、解决公文管理工作难题的对策

1.通过学习与培训提高工作人员意识

为了从根本上做好公文相关工作，对于工作人员的培训投入一定是必不可少的，只有员工从根本上了解公文的工作意义以及公文的内涵，才能在其良好的基础上进行有效公文管理工作。同时通过加强员工对公文管理工作的正确认识，在系统的工作展开时，对于出现的问题能及时发现并反馈，优秀者甚至可以提出解决方案，帮助优化公文管理工。因此，积极开展工作人员对于公文相关知识的学习与培训工作，可以为公文管理工作的提高与开展奠定牢固的基础。

2.完善制度体系，规范公文管理

公文作为行政体系中各个级别、各部门传阅的指导性文件，一定离不开明确的制度。在规范科学的制度指导下，不仅可以提升公文相关工作的效率，更能提高公文对于工作指导的正确性。而具有漏洞的制度体系，除降低工作效率外，甚至会造成工作事故。对于完善公文相关工作的制度体系，可以从以下方面着手：

规范公文格式。公文的格式问题一直是工作人员在公文制作过程中耗费最多精力的问题，因此有关人员需要将不同种类的公文格式进行规范与明示，形成统一的文件下发给各个环节与部门，使公文在制作过程中有明确的格式參考依据，减少格式错误的发生。

明确时限。公文的分发与整理都有严格的时间要求，有关人员需要将时限对应公文种类进行区分与明示，保证公文在编制过程中不延期，在会签与分发过程中按时完成，增强公文的时效性，并在一定程度上压缩完成周期。

确定流程。公文在编制完成后不代表其工作