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档案管理制度

第一章总则

第一条为加强本公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本制度。

第二条公司档案,是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。

第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

第二章文件材料的收集管理

第四条公司和各部门指定专人负责文件材料的档案管理。

第五条文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档。

第六条一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政人事部备案。会议文件由行政人事部收集归档。

第三章归档范围

第七条重要的会议材料,包括会议的报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

第八条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

第九条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

第十条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第十条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

第十一条本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第四章归档要求

第十二条档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。

第十三条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第十四条在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。

第十五条不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。

第十六条档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后；正件在前,附件在后；印件在前,定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

第十七条案卷封面,应逐项按规定填写清晰。

第五章档案管理人员职责

第十八条按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

第十九条按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。

第二十条工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。

第六章档案的利用

第二十一条公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的借阅要由总经理签字批准。

第二十二条档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报总经理处理。

第二十三条必须严格必威体育官网网址,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。

第二十四条不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。

第二十五条必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

第二十六条不准转借,必须专人专用。

第二十七条用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

第七章部门立卷

第二十八条凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。

第二十九条各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。

第三十条兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。

第八章档案的保管

第三十二条各门类档案由各部门兼职档案管理员集中统一管理。

第三十三条照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。

第三十四条档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。

第三十五条档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。

第三十六条库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。

第三十七条与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。

第九章客户档案管理

第三十八条客户档案管理是企业营销管理的重要内容，是营销管理的重要基础。建立完善的客户档案管理系统和客