办公室日常管理课件.pptVIP

第三章：办公室日常管理?本章提要：繁杂琐碎是办公室工作的重要特征。办公室工作是程式性和非程式性、常规性和随机性、事务性和政务性工作交织在一起，使人忙碌不堪。本对办公室日常性工作进行了梳理，介绍了基本的操作规范，从而使办公室工作高效有序。

第一节：环境管理?好的环境有助于员工的身心健康、增强员工的自信心、创造良好的沟通氛围，提高组织化程度和工作绩效，还可以提高企业的公信度。办公室环境指办公室的设计布置、办公室的空气、光线、声音、色彩、安全化程度和办公室设备的排列摆放。

?场所因素1布局应根据工作需要和工作职能来确定2体现平等和谐的企业文化?空气因素?光线因素?色彩因素?声音因素?设备因素?安全因素

?秘书对环境管理的责任1对领导办公室环境的管理2对自我办公室环境的管理3对日常公务区的环境管理

清新的办公桌

别具一格简单利落

办公室的格局?地标信息咨询有限公司有一栋三层的办公大楼。公司新近增设销售部，该部设有销售经理1人，秘书1人，销售人员6人，需要办公场所。公司总经理要求李秘书根据公司总体场地条件来规划格局geminiy0611@163.com

北南

?布局原则1销售部门要经常与客户打交道，办公室应该设靠近公司大楼门口；较小的办公室给总经理；较大的给销售人员，并分出一半做会议室2经理有专门的办公室，秘书则在经理办公室门外一侧3销售人员办公区域采用直线式条块格局，便于控制和监督4办公设备如饮水机等放在便捷的公共的区域内，通道上不放设备，柜子桌椅要尽量少占空间，扩大公共空间的面积。整体美观，便于工作

第二节：时间的管理??时间管理的基本原则（1）熟悉全局、熟悉上司了解和掌握上司的工作习惯、全年的工作目标和每一阶段的工作重点，准确的进行时间安排，加强计划性、避免盲目（2）分清轻重缓急、突出重点秘书要分四级进行时间管理。对重要而紧急的放在一时间去做，好留下充分的时间；紧急而不重要的列为二级，尽早安排且争取在短时间内完成；重要但不紧急的列为三级，预留充足的时间去做；不重要不紧急的列为四级，根据上司的时间随机处理。

?（3）内外兼顾、搞好平衡协调?（4）张弛有度，有序有节?要难易搭配，急缓相间，便于调节精神和情绪

?安排和利用好工作日志1电子记录本和公司制定的月历、周历、日历等记事工具,在周末的下午和下班前分别制定下周的工作计划表和第二天的日程表，提交上司审核。2上司日程分为年度计划、月度计划和周计划、每日计划。计划长为粗线条；每天则尽可能详细。3分轻重来安排，状态好安排复杂的事情，同类的事情一起办。根据上司意向来决定，使其条理化和规范化。

4日程表决定后，复印给相关人员，如司机和办公室主任等人。5做相关工作6如果遇特殊情况需要调整，可以调整次要的事情和个别调整，尽量不要进行外部事务的调整。确定变更后向有关部门进行说明，及时作好善后工作。

主管工作日志2005/1/10星期一时间内容地点9：00-10：00处理日常事务、阅办公室读文件、处理信件10：15-11：15主持经理办公会议董事长会议室11：30-12：00给参加企业文化培公司培训中心训班的员工讲话12：30-13：30与A公司董事长马某花园酒店2楼玫瑰某和夫人共进午餐房间14：00-15：00会见C公司的销售经会客室理张某某15：45-17：00前往B公司拜会总经B公司理高某某，商谈市场开发计划

董事长第16周工作计划13日14日15日16日17日18日周一周二周三周四周五周六参加：“上召开与奥尔听取集召开参加康乐午董事康生物团公司第二关爱老保健公司长会技术公改、扩季度人健康、开业庆典，议司总裁建工程销售促进保某某经理进早餐，情况汇形势健品发陪同洽谈合报，检分析展”研作，陪查现场会同参观讨会中宴请午凯悦公司客人

13日14日15日16日17日18日周一周二周三周四周五周六下与技约见3与市政拜会参加会午术部名客人，有关部美国议研究处理内门商谈A.L公新产务品开发问改、扩司客建工程人问题题晚间宴请奥宴请市尔康公政有关司客人部门领导

北京日兴科技有限公司总经理办公室秘书下周（2006年4月10日-2006年4月14日）工作备忘录日期序号工作事项交办时间交办人完成时间完成情况注意事项4月101日周一提醒李经理今天中午和三和公司总经理约好的12：30的午餐办公室秘书某某周一（4/10）上午11：30前23刘经理周二（4/11上周二办公室周二（4/11）前到周一钱已领提醒刘经理妥（4/10）善保存）出差，替其到财务处支取3000元差旅费（4/4）秘书某某上午送刘经理发票4月111