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会计档案管理流程

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会计档案管理流程

适用范围

适用于本公司的会计档案资料管理。

主要涉及部门及职责

2.1综合管理部门（档案管理部门）

2.1.1负责公司接收、鉴定保管财务管理部门移交的会计档案；

2.1.2负责对会计档案管理提供硬件支持；

2.1.3负责对销毁会计档案提出合理意见。

2.2财务管理部门

2.2.1负责会计档案的信息化录入、整理、立卷归档，保管并按时移交综合管理部门；

2.2.2负责日常会计档案的借阅、查阅；

2.2.3负责对会计档案的合理销毁；

2.3公司领导

2.3.1公司分管领导负责会计档案管理的综合审批；

2.3.2公司主要领导负责外借和复制会计档案的审批；

3．流程关键控制点

3.1会计档案的立卷、归档

3.1.1应按照会计档案管理暂行规定，将会计档案整理、立卷、编制序号、填制封面、装订成册，编制《会计档案保管清册》；

3.2会计档案的保管和移交

3.2.1会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起；

3.2.2会计档案的存放地点应具备防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等基本条件；

3.2.3会计档案立卷归档完毕后由财务管理部门保管一年，期满后移交综合管理部门统一保管；

3.2.4交接会计档案时，双方应按会计档案移交清册所列内容逐项核查。核查无误后，交接双方应在会计档案移交书和清册上签名盖章；

3.2.5移交档案管理部门保管的会计档案，原则上应保持原卷册的封装。如需要拆封重新整理，档案管理部门应会同财务管理部门共同拆封整理。

3.3会计档案的查阅和复制

3.3.1外部单位借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经财务分管领导批准后，办理借阅手续；

3.3.2公司其他部门需要查阅会计档案的，需经财务管理部门负责人同意，办理登记手续，并由会计档案管理员陪同查阅；

3.3.3借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销手续。

3.4会计档案的鉴定和销毁

3.4.1销毁会计档案时，应由档案管理部门和财务管理部门共同派员监销；

3.4.2监销人在销毁会计档案前，应按照会计档案销毁清册所列内容认真清点核对；销毁后，应在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告董事长；

3.4.3对于保管期满，但未结清的债权债务原始凭证和其他未了事项的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

4.流程责任人

4.1财务管理部门负责人

5．相关文件

5.1《会计档案管理暂行规定》

5.2《档案管理暂行规定》

5.3《档案分类暂行办法》

6．会计档案管理流程图

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7．会计档案管理流程说明

步骤

说明

负责人

辅助

负责人

输出

1、会计档案立卷、归档、存放

1.1会计档案归档范围：会计凭证类、会计账簿类、财务报表类、电算化会计类以及其他类；

1.2按照会计档案管理暂行规定，将会计档案整理、立卷、编制序号、填制封面、装订成册，编制《会计档案保管清册》；

会计档案管理员

财务管理部门

《会计档案保管清册》

2、会计档案保管

2.1会计档案分为永久和定期两类。定期保管为3年、5年、10年、15年、25年五类；

2.2会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起；

2.3会计档案的存放地点应具备防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等基本条件。

会计档案管理员

财务管理部门

3、会计档案移交

3.1会计档案立卷归档完毕后由财务管理部门保管一年，期满后移交综合管理部门统一保管；

3.2填写《会计档案移交清册》，列明移交会计档案的类别、提名、案卷号、案卷数、起止年度（日期）、应保管期限、已保管期限等内容；

3.3在账簿使用日期栏填写移交日期；

3.4交接会计档案时，双方应按会计档案移交清册所列内容逐项核查。核查无误后，交接双方应在会计档案移交书和清册上签名盖章；

3.5移交档案管理部门保管的会计档案，原则上应保持原卷册的封装。如需要拆封重新整理，档案管理部门应会同财务管理部门共同拆封整理。

会计档案管理员、财务管理部门

综合管理部门

《会计档案移交清册》

4、会计档案查阅和复制

4.1会计档案原则上不得借出。如有特殊需要，需填写《会计档案借阅申请表》，经公司主要领导签字批准后提供借阅和复制；

4.2外部单位借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经财务分管领导批准后，办理借阅手续；

4.3公司其他部门需要查阅会计档案的，需经财务管理部门负责人同意，办理登记手续，并由会计档案管理员陪同查阅；

4.4借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销手续。

会计档案