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项目管理出现“效率低下”时如何处理

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效率低下是指在生成结果过程中浪费时间或精力，或者没能生成结果。遗憾的是，导致效率低下的因素渗透在项目管理的各个方面。

效率需求和加在项目经理身上的许多约束是一致的。对范围、时间、成本及质量的竞争需求，以及项目管理中其他5个分支领域的知识，常会对项目经理所做的事情进行限制。为了使效益最大化，项目经理必须从项目的所有技术和流程中努力得到最多的可利用效能。然而，有事要获取额外的资源可能会超出项目的约束，这样做很难，而且会损害项目及团队的看法。

效率低下在许多项目中都很普遍。事实上，根据定义，项目必须交付独一无二的产品、服务或结果，这意味着每个项目都面临着新的不同的挑战。对时间的浪费会威胁到项目的成功交付。因此，效率低下在项目中的表现形式都是多种多样的，所有表现形式都会降低项目成功的概率。

案例分析

在对一系列住宅和商用建筑项目进行监管时，我遇到一个大型房屋装修由于许可问题必须停工的情况。为了使队员继续工作，我调他们去了一个办公室装修项目。遗憾的是，这个项目的工头生病了，队员几日无人监管。在考察现场时，我发现他们只建了一个本该建好的墙壁的1/4，却花费了公司数千美元。看着他们工作，我很快发现了一个问题。使用木材建造的“构件士”墙壁通常是承重的，每颗大头钉都要被锯成精确的长度以塞入钉子所在的位置。在金属立杆中(用于商用房装修)，墙壁仅仅是个隔离物，只需承载自己的重量即可，因此大头钉可以手工切割，不用那么精准。装修队员一丝不苟地把大头钉切割成完美的长度，像是用于木材中的那样把它们塞进去，这等于在不必要的质量问题上浪费了大量时间。

除了因浪费时间带来的经济损失外，团队不得不重新培训并催促它们抓紧赶进度。这引起了队员们的紧张情绪。一些墙壁架构建得太紧，以至于大头钉都弯曲了，不得不返工。另外，住宅房的工作开始动工，队员们不得不在完成办公室的工作前就被调回来。最后，这种低效率导致我和工头看起来都很无能。

解决方法

尽管效率低下可能发生在项目的任一阶段(一个常见的例子就是进展缓慢的会议)，但是在项目实施阶段，当大量资源和费用都已经花费在上面时，它所付出的代价最大。除了直接监管工作进展外(此举不太实际，而且不会产生有用的数据资料，尤其是在诸如编程或程序设计这种工作中)，我们必须利用效率指标来发现效率低下。挣值管理就是一个黄金标准，但是它常存在于成熟的项目和金融管理体系中，并且直到项目完成10%-20%，它才会开始提供可靠的衡量。

当改变强加于项目时，要检查所有的规范流程，看是否出现了潜在问题。不要让项目长期处于无人监管状态，尤其是在高花费或高生产阶段。

处理效率低下的技巧

在项目初始阶段，检查所有的流程，看是否有潜在问题或浪费。只根据经验做事，肯定会导致效率低下。

在规划阶段使用可利用的最好工具。

建立详细的基准线，在项目报告和控制中使用挣值管理法。适当地使用挣值管理法作为项目控制体系可以确保只在必要时采取正确行动。

对项目保持不间断的检查，尤其注意浪费和提高。让外部项目经理或机构参与进来，换个角度来看是否存在效率低下。

针对每个活动、报告或会议，都自问一下“如果我不去做这个，会发生什么?”只有通过对每个行动的机会成本进行不间断的审视，我们才能最大化地利用最有限也是最宝贵的资源—时间。

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-全文完-