人社档案信息化管理问题及改进策略.docx

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人社档案信息化管理问题及改进策略

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柏林

摘要：目前，以大数据为代表的计算机信息化技术已经对人们的生活与工作方式产生了巨大的影响，事业单位和行政单位由于历年来堆积了大量的文件和档案。人社系统更因业务涵盖面广，所以人社档案十分杂乱，导致档案管理人员的工作难度较大，要花大量的精力整理资源，大数据等技术的出现改善了这一状况，为档案管理人员的工作提供了创新与变革的机遇，本文将结合当前人社档案信息化管理存在的问题，追根溯源、科学剖析，探究新的改进策略，从而为推动人社档案信息化管理提供借鉴。

关键词：人社档案;信息化管理;问题;改进策略

一、人社档案信息化管理存在的问题

1.软硬件经费投入仍需进一步加强

硬件设施设备和软件系统是信息管理建设的两翼，两者缺一不可。随着国家对档案信息管理人力资源和社会保障的日益重视，投入也在逐年增加。但是，与信息技术的更新和发展相比，人力资源和社会保障档案信息化的硬件和软件建设还需要进一步完善。特别是在城市化程度不断提高、人口跨省区流动性不断增强的背景下，区域间人力资源和社会信息的交流与共享日益增多，需要强有力的信息支持。同时，由于设备和系统投入不足，仍有大量纸质档案和人力资源社会保障管理事务，无法建立有效的信息管理系统。人力资源和社会保障部门档案信息管理的发展仍然落后于社会对人力资源和社会保障公共服务的高质量要求。

2.档案管理人员信息化管理意识和专业能力不足

档案学在高校属于冷门专业，学习该专业的学生并不多，因此，进入人社部门的档案学专业人员数量比较少，同时，既是档案学毕业，又掌握一定信息技术能力的复合型人才更是稀缺。虽然，人社部门对档案管理人员在入职前和工作过程中，进行了培训，但这些培训多为业务流程培训，对档案学专业知识和信息技术专业知识培训不多。因此，在人社部门专职或兼职从事档案管理工作的人员，普遍档案管理意识不强，信息化管理专业能力不足。

3.人社档案信息化管理缺乏严格的制度和流程规范

近年来，我国虽已出台了大量的档案信息化管理标准，但是真正具有现代信息化意义且符合人社档案管理要求的制度标准并不多，人社部门往往根据自身信息管理设施设备情况，自行制定信息化管理的制度和基本流程，这种因人因设备而制定的管理流程具有一定的灵活性和适应性，但却并不规范和科学，特别是没有形成一套档案收集、传输、处理、索引、查阅、管理、调取等基本流程，影响了档案的共享使用。

4.档案信息安全意识和防范能力有待提高

人社档案的安全程度直接关系到群众的切身利益，信息化管理背景下的档案安全主要包含网络安全和系统安全两部分。网络安全主要是由于病毒、黑客等对信息的窃取;系统安全则是硬件软件自身的安全性，需要管理人员要有较强的专业使用能力和维护能力。因此，人社部门要牢固树立信息安全意识，通过硬软件建设提高防范信息泄露和信息丢失等问题的发生。

二、人社档案信息化管理改进的策略

1.增加经费投入，加强硬件和软件基础建设

人社档案信息化管理的前提是纸质档案材料的保存要科学完整，基础是储存运行信息的硬件设备和软件系统要安全可靠。这就要求人社部门在工作过程中，首先要建立专用经费，加强档案室建设，切不可认为，有了档案的信息化管理，就可以忽视档案实体管理。其次，在高标准、专业化建设档案室的过程中，以严谨的专业态度，利用多种媒介完成对纸质信息的输入。同时，增加经费投入，更新软硬件设备，提升信息化管理水平。其中，硬件设备包含服务器、存储硬盘、网络设备、多元终端及其他资源;软件系统包含支撑信息输入、索引、查询、调阅、管理等诸多子系统，各系统之间的共融共享必须以畅通安全的网络系统为基础。

2.加强档案信息复合型人才的引进和培养

具备档案管理和信息技术处理双重专业能力的复合型人才是推进人社档案信息化管理的关键。如何才能提高管理人员的信息化意识和信息化能力？一是领导高度重视，提高引入标准，构建专业的档案信息化管理团队。在人社部门招聘中，要单列档案员编制计划，并在招聘条件中明确提出档案学专业和信息技术等级标准等要求，把好引入关。二是强化对从业人员的信息化专业培训。一方面，组织专职档案管理人员参加上级人社系统的专业化培训，鼓励其到高校接受档案学、信息学培训;另一方面，要加强对全体从业人员的信息化培训，要让全体工作人员充分认识到档案管理是一项系统工程，需要每个人在工作的过程中为之付出努力。三是加强高层次档案信息化管理人员的交流学习，注重对档案信息化管理操作人才、研究人才和管理人才的分类培养。

3.重点建好数字化管理服务平台

根据人社工作类别和内容，分门类、分流程，精心打造好数字化管理服务平台，使工作人员在办公的第一时间完成对信息的收集、输入、提取、管理等，实现业务办理和档案管理的有效衔接。对于数据、文字、纸质资料等不同信息来源，形成不同的收集和输入方