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事业单位实现档案数字化管理的要点分析

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康国红

摘要：大数据时代发展背景下，档案数字化管理工作也在一定程度上得到了改进，事业单位档案管理工作也走向了数字化的趋势。将数字化技术应用到档案管理当中，能够满足社会的发展需求。本文从事业单位实现档案数字化管理的必然性出发来探讨社会发展的需求。档案运行的效率以及档案的使用需求，并提出事业单位实现档案数字化管理中存在的问题，同时分析出事业单位实现档案数字化管理的要点，仅供参考。

关键词：事业单位;档案数字化;管理要点

一、事业单位实现档案数字化管理的必然性

1.社会发展的需求

在正常情况下事业单位自身的数字化建设能力越来越高，那么事业单位在社会中的职责水平也会越来越高，事业单位的经济效益也会随着职责水平的增长而提升，从而促进了我国现如今的社会经济发展，改善国民的生活质量。因此，快速建立事业单位的档案数字化发展是十分重要的。建立事业单位的档案数字化管理工作，有利于提升事业单位档案数字化管理质量，能为人们提供更为优质的服务，还能减轻事业单位档案工作管理人员的工作压力，提升档案的完善性。

2.提升档案运行的效率

现如今我国形势已经出现了新的发展，在此背景下事业单位对档案管理工作全面实施数字化管理，能够提高事业单位档案的管理效率。通过实施档案数字化管理，能够将纸质档案管理中出现的问题进行优化与解决。将档案数字化管理体系进行优化，能够提升事业单位档案管理工作效率，优化档案配置以及建设策略，改善档案的信息。将数字化管理模式运用到事业单位的档案管理工作当中，能够增强档案管理效率，减少档案管理的输出，改善档案的运行系统，使事业单位与上级单位、社会组织以及服务对象之间能够保持良好的档案信息联系，从而满足各个机关与公众对档案使用的各种要求，在降低档案管理人员工作压力的同时提升档案管理质量。

3.符合档案的使用需求

档案数字化管理是指在对档案进行管理时，借助信息技术来对档案进行全方位管理。数字化档案管理是涉及多个方面的，其中包括个性化、智能化、信息化应用大数据以及云计算平台来进行综合的档案数据处理，从而满足事业单位对档案管理的全部要求。现如今随着事业单位的发展，档案管理工作已经从传统的保管方式转变为开放式管理。因此，利用数字化技术来完善事业单位的档案管理体系，能够更好地利用档案管理优势，从而提升事业单位的档案管理工作。

二、事业单位实现档案数字化管理的现状

1.采用的档案管理设备较为落后

如今，档案数字化管理已经是事业单位档案管理工作的关键点。将数字化技术应用到事业单位档案管理当中，能够对档案的管理质量进行全面提升。从当前事业单位档案管理的现状来看，档案数字化管理技术应用的还不够全面，大部分事业单位在进行档案管理工作时，整体采用的管理技术较为落后，应用的档案管理技术与档案管理工作不符的情况比较普遍。大部分事业单位在档案管理期间运用的信息化技术整体费用较高，资金较少，在档案管理过程中无法对设备进行及时的更新与改进。因此，事业单位的档案管理设备太过于老化，不符合现如今的档案管理应用条件，从而对档案数字化管理效率造成了影响。现如今事业单位的档案管理大多数还是采用手工检索方式，计算机检索仍没有得到普遍应用，档案管理的工作量大，效率较低。例如，公司人事部门在对人员档案进行整理时，由于数量较大，利用手工检索方式进行档案管理工作效率不高，因此不利于档案管理工作的有效开展。

2.档案工作标准不完善

社会经济不断发展，人们对档案管理的重视度越来越高。运用信息数字化技术对档案管理工作进行优化改进，可以有效地将数字化技术与档案管理工作相结合。因此，将档案进行数字化管理是当下事业单位档案管理的重要内容。如今我国事业单位应用数字化技术进行档案管理还在初期阶段，在对数字化档案管理的制度制定与落实方面缺少细化准则，因此数字化档案管理的规范需要进一步加强。因为事业单位档案数字化管理工作标准不完善，所以导致了档案管理人员在进行档案管理工作时总是处于被动状态。

因此，将档案数字化管理标准进行完善，才能将档案数字化管理工作的价值体现出来。

3.档案管理工作人员能力较低

想要更好地促进事业单位档案管理工作的开展，档案管理工作人员的综合素质与档案管理技术是至关重要的。想要提高事业单位档案管理工作人员的综合素质与档案管理技术，就需要对事业单位的档案管理工作人员进行重点培养，内容需要根据档案数字化管理要求来培养管理人员的知识掌握能力，提高档案管理人员的管理技能，从而建立起一支优秀的档案数字化管理隊伍，使档案数字化管理符合当下的管理需求。从当前的情况来看，影响事业单位档案管理因素除了管理人员能力较低以外还有机构编制等因素。由于整体机构编制的影响，事业单位在实行档案数字化管理工作时，要面临管理人员能力不高的现象，这种现象，严重影响了我国