办公室文书档案收集与归档工作管理探究1.docx

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办公室文书档案收集与归档工作管理探究

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摘要：在行政机关的办公室日常工作当中，文书档案的收集与归档工作是非常重要的，其工作水平的高低直接关系着行政单位的工作效率和工作科学性。随着社会的发展以及政府职能的不断转变，行政单位档案内容日趋复杂，这给档案的收集与归档带来了一定的难度。笔者结合实际工作，在对办公室文书档案收集与归档工作内涵进行分析的基础上，重点论述了当前工作中的不足以及提升档案管理水平的对策，仅供参考。

关键词：办公室；文书档案；管理；对策

办公室是一个单位工作运转的核心和枢纽，承担着上传下达的重要任务，对于行政单位而言，办公室工作更是决定单位整体工作效率的关键。文书档案收集与归档是行政单位办公室工作中的重点内容，在传统的工作模式当中，文书档案管理工作大多单纯依靠人工完成，不只工作效率低下，档案管理的中间环节也会由于办事人员的能力和态度问题而出现偏差。随着社会的发展以及科技的进步，行政单位档案管理手段虽然在不断创新，但是其工作内容也愈加复杂，因此工作中的问题仍旧不少。

1办公室文书档案管理工作的内涵

办公室文书档案是指行政单位自身在进行党务工作和行政事务管理工作的过程当中，积累下来的对于会议活动、人事调动、上级文件、下级汇报等活动的记录，以及在对这些记录进行系统的收集、整理和筛选之后形成的档案资料。对于行政单位而言，其工作内容复杂，工作中的文书交接较多，但是不是所有的这些文书都会形成最终的档案，我们一般按照办结完毕、保存价值高且系统整理完成这三个原则进行档案的归集，而那些临时性的、事务性的、或者对本单位未来理论和实践工作无用的则不需归档保存[1]。

在传统的行政单位办公室文书档案管理工作当中，人工劳动是主要的工作方式，随着科学技术的不断进步以及计算机的普及，很多文书、文件都是通过互联网的形式进行传输和保留，这使得我国行政单位办公室文书档案管理工作更加复杂。目前，由于人员配备以及技术更新上的落后性，我国行政单位办公室档案收集与归档工作中的问题比比皆是。

2办公室文书档案收集与归档工作中的常见问题分析

2.1行政单位整体的档案管理意识不足

行政单位普遍没有认识到档案管理的重要意义，或者是对于档案管理重要性的认识过分片面，导致行政单位的档案管理意识普遍不强；在日常工作当中，行政单位往往重视自身业务文件的积累，比如相应的审批文件、备案文件等等，对于日常事务处理中的文件收集与整理却往往不够。办公室文书档案管理工作，内容较为琐碎，行政单位领导往往认识不到办公室经手文件的重要价值，对于其筛选、保留工作也存在着一定的忽视，这就导致很多重要文件信息的损毁、遗失，档案整理以及归类较为散乱，给日后的查找与利用带来了较大的困难。

2.2行政单位办公室文书档案收集与整理的方法较为落后

正是由于行政单位对于文书档案管理工作重视程度的不足，因此现代化档案管理工作的开展较为不利。首先，行政单位对于档案管理工作的投入严重不足，在自身信息化建设的过程中，往往忽略了档案管理工作中的信息化提高，档案室的计算机、扫描仪等设备配备不足，也没有档案收集和归档的有效工作软件系统，目前我国大多行政单位办公室文书档案管理工作，都是依靠办公人员的自主摸索，标准化和规范化严重不足，很多文书档案存在不兼容的现象，导致档案管理效率的低下。其次，行政单位文书档案管理工作，目前尚未建立起现代化的整体工作体系，单位内部各部门对于档案管理工作的配合度较低，在资料收集过程当中，其他部门递交上来的文本格式各异，必须经过办公室的二次整理之后才可进行分类和归档工作；而无纸化的文书档案交流模式也一直不能落到实处，很多资料需要办公室人员联系到文书资料直接负责人员进行“催缴”，严重影响了档案管理的信息化发展[2]。

2.3行政单位办公室文书档案管理人员的综合素质不高

行政单位的工作模式与市场经济下的企业运营模式有很大的差别，工作成绩的考核、绩效的评定、工资标准的确定，通常不与办事人员的能力直接挂钩，这就造成机关人员工作态度散漫、工作效率低下等问题。行政单位往往安排年龄较大、快要退休的人员负责办公室的文书档案管理工作，他们的现代化计算机应用能力、学习能力以及创新能力普遍较低，工作中得过且过，不能尽职尽责，这些问题的存在，直接影响了我国行政单位办公室文书档案管理水平的提升。

3提升办公室文书档案管理水平的对策

3.1加强宣传，使行政单位普遍提起对档案管理工作的高度重视

档案是我国重要的数据资源和战略资源，做好档案管理工作，特别是做好行政单位的管理工作，对于保证我国社会的和谐稳定、经济的快速发展以及政府执政能力的提升具有积极的意义。行政单位一定要正确认识档案管理工作的价值，特别要认识到办公室文书档案在单