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七大环节

人事档案工作包括人事档案的收集归档、鉴别、整

理、保管、利用、转递、登记和统计七大环节。

1.人事档案的收集归档

人事档案材料的收集是人事档案工作的起点，也是人事档

案工作的前提和基础，它解决了材料分散形成和人事档案

集中使用的矛盾。

根据档案管理规定，人事档案管理人员应通过相关部门或

相对人收集入档材料，并及时归档。在人事档案管理过程

中，应及时地将员工的继续教育、培训情况、绩效考核情

况等信息资料加入到人事档案中，并不断地完善和补充，

做好零散材料的收集归档工作。同时，要建立和健全归档

制度、移交制度、联系沟通制度、检查核对制度等。

2.人事档案的鉴别

人事档案的鉴别是指按照一定的原则和方法，对收集的档

案材料进行审查和甄别其真伪，判断其有无保存价值，确

定其是否归入人事档案的工作。人事档案材料必须经过认

真鉴别，符合真实准确、齐全完整、规范精炼、观点鲜

明、办理完毕、手续完备等要求，确实是属于本人的、属

于人事档案的且符合归档条件的材料；对于不符合归档要

求的材料，可选择转出、退回、留存或销毁等相应的处理

方式。

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3.人事档案的整理

人事档案的整理是指依据一定的原则、方法和程序，对收

集起来并经鉴别的人事档案材料，以个人为立卷单位，进

行分类、排列、编目、复制加工和装订等，使之条理化、

系统化的过程。整理人事档案要做到分类明确、编排有

序、目录清楚、装订整齐，通过整理的档案应该完整、真

实、条理、精炼和实用。

4．人事档案的保管

人事档案的保管是指根据档案材料的成分、状况而采取的

存放、安全保护措施，包括日常管理、流动中保护、专门

保护等。人事档案保管的意义在于维护人事档案材料的完

整和有序，防止人事档案材料自然或人为地损坏，延长人

事档案的寿命。人事档案的保管要做到“六防”，即防

火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温。

5．人事档案的利用

人事档案的利用是指根据有关规定和原则，为人事工作和

其他工作以提供人事档案内容中有关情况和材料为方式的

一种服务工作。人事档案的利用在整个人事档案管理工作

中处于主导地位，是人事档案管理中最有活力的环节，是

人事档案工作成果的集中反映。收为用，整为用，管为

用，人事档案的一切工作都是为了利用。

常见的利用服务方式有查阅、外借、出具证明等。根据有

关部门的规定，凡因入党、入团、升学、参军、提干、招

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工、出国等进行政治审查，需要了解其父母或亲属情况

的，一般不能查阅人事档案，只能由人事档案部门按上述

文件规定的内容，写出有关情况的证明材料。复制人事档

案材料是出具证明材料的另一种形式。一般只限于为审理

条件、出国和留学等提供所必需的证件材料。

6.人事档案的接收和转递

人事档案的接收和转递可以保证人事档案及时地为人事工

作提供服务，实现“档随人走”和“人档统一”，是丰富

和充实人事档案内容、维护人事档案完整性和真实性的必

要手段