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存货内部控制案例

内部控制制度缘何失效——一起舞弊案例引发的思考

一、案件的基本情况

2003年初,中国航天科工集团柳州长虹机器制造公司审计处在进

行公司2002年报审计中发现这样一个反常现象:公司2001年、2002

年的民品销售收入分别为4563万元、5323万元,呈上升趋势;财务

反映的废旧物资销售的数量分别是863吨、510吨,废旧物资销售的

收入分别是78万元、45万元,呈下降趋势。正常情况下,生产过程

中发生的边角料等废旧物资应该与生产规模同比例增长或下降,为什

么财务数据反映的却是不合理的趋势呢?带着疑问,审计处对公司物

资处的废旧物资的回收、销售、收款等情况进行了重点审计。查出异

常情况的背后是一起舞弊案件。经审计,发现物资处处长、综合室主

任、仓库主任、废旧回收站站长、计划员等4人为了小团体的利益,

擅自决定出售、截留废旧物资数量81.5吨,款额91200元,截至审计

时,已经将私自出售和截留的销售收入私分50605.80元(涉及63人,

每人500元至2000元不等),同时擅自决定降价销售废旧物资,造

成损失1.4万元。其舞弊的手法如下:

1、擅自出售废旧物资并全部截留货款。主要是与租赁公司厂房的

湖南个体经营者串通,擅自将废旧物资销售给没有此项业务来往、也

没有签订合同的湖南个体经营者,并要求其将销售货款不交财务而直

接交物资处;私自销售的废旧物资出门时,借湖南个体经营者的名义,

由湖南个体经营者以自己在锻工房加工的少许产品掩盖,或以其加工

的产品或废料需要出门为由,堂而皇之地将盗卖的废旧物资办理出门

手续。

2、私自截留出售废旧物资款。主要是通过与签有合同业务的柳州

个体经营者截留收入,物资处处长要求柳州个体经营者在销售废旧物

资过程中,一部分销售的废旧物资款交财务,另一部分销售的废旧物

资款截留下来,交到物资处作小金库(即通俗说的开阴阳收据)。私

自截留出售废旧物资出门时,以部分销售的废旧物资办理出门手续,

即以少量的废旧物资申报并取得出门单,然后以超过出门单标明的废

旧物资实际数量的舞弊手法出门。

3、收买门卫。为了能将违规销售的废旧物资顺利办理出门,物资

处处长指使综合室主任,给以门卫送钱物等好处,致使门卫在违规废

旧物资办理出门时放弃职守,大开方便之门。

4、擅自决定降价。物资处处长明知道废旧物资销售及其销价变动

要经过有关部门审核并履行合同手续,但其却擅自决定将废旧物资销

售价格降价,造成损失1.4万元。

由于舞弊性质恶劣,这起案件的主要责任人物资处处长被给予党

内严重警告处分和行政免去物资处处长职务的处理,其他人员也受到

相应的处理。

二、舞弊案件暴露内部管理存在的问题

这起舞弊案件涉及的金额并不算很大,但它暴露出来的内部管理

问题却是严重的。经审计,物资处废旧物资的回收、分类、登记、过

磅、合同、出售、收款、门卫检查等业务流程环节均出现了失控或有

章不循的情况:

1、超越内部组织分工责任原则处置业务。根据公司内部职责权限,

废旧物资的出售业务需要计划处(如签合同)、财务处(如价格变动

审批)等部门和主管领导的审批,但是2002年下半年大部分废旧物资

的出售违反了组织分工控制原则,不通过计划处、财务处等业务部门,

擅自决定和处理。在物资处内部也出现了这样的越位行为,本来公司

为了规范废旧物资的出售,在物资处内专门设立了废旧物资回收站,

负责废旧物资回收和销售,但很多废旧物资业务没有经过废旧物资回

收站,由物资处处长指定没有此项业务权限的综合室主任直接处理。

2、违反职务分离原则授予或办理业务。按照职务分离原则,某项

经济业务的授权批准职务,应与执行该业务的职务分离,但在废旧物

资出售业务处理中,出现了批准人(物资处处长)亲自与客户处理降

价、交款等业务。又如物资计量有过磅员专司其职,却出现综合室主

任参与废旧物资过磅等现象。

3、不遵守业务流程控制。每一项经济业务的完成都需要经过一定

的业务流程环节。废旧物资销售业务的环节包括:业务批准→物资过

磅→填单(包括磅码单和结算单)→交款→办出门单→门卫验单放行

(包括复验或抽检)。但是案件中废旧物资销售却违反了业务流程,

门卫复检先通知物资处人员后复检,致使参与废旧物资销售舞弊的人

知道复检则按过磅如实填报,不复检则以少量的废旧物资申报并取得

出门单,然后以超

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