基于计算机技术的高等院校电子档案的归档管理研究.docx

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基于计算机技术的高等院校电子档案的归档管理研究

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李翠艳

【摘要】??对于高等院校来说，每年都要增加大量的档案，如果采用传统的纸质档案管理模式进行档案的归档管理，将耗费非常大的人工，而且档案也容易因为人工的失误发生损害或者出现建档、归档分类模糊的情况。在竞争日益激烈的今天，高校唯有利用计算机手段做好档案的归档和利用工作，才能让更多的科研成果向着社会效益转化，也才可能让电子档案管理工作变的有条不紊。

【关键词】??计算机技术??高等院校??电子档案??归档管理

引言：

传统的高校档案管理主要的存储形式是纸质文档，纸质文档具有很多缺陷，例如存储空间大，容易被损坏、丢失、破损等，这些缺陷都影响着高校档案的管理工作。高校的档案不仅仅是由学校的学生和教师的档案组成，还包含着高校多年积累下来的从建立到发展的全部历程以及高校的科研院所产生的所有宝贵资料，而档案的归档工作，又是档案的最基础的工作，因此，充分利用现有的计算机资源做好电子档案的归档管理工作对于档案的信息化管理是非常有必要的[1]。

一、高校传统档案管理模式存在的缺陷

1.1落后的管理模式

传统的高校档案管理，依赖的主要是人工操作，档案从开始建档开始，就全部依赖档案管理人员对档案进行建档、归类、汇总直到装订等，一个档案从建档之日起，必将需要大量的档案工作人员为其服务，而且由于纸质档案的特殊性，使得纸质档案管理系统都存在一定的弊病，那就是档案的管理过程非常繁琐，档案管理人员的工作量非常大，也非常容易失误。而对于任何一所高校来说，每年都会有新生入学，也有老生离校，或者是教师离职等，因此为档案的管理工作带来很大的难度。学校的档案会随着学校的发展而不断增多。从档案建档的角度来说，如果采用纸质档案的管理模式，那么每个档案的建立过程都是非常繁琐的，档案人员需要耗费非常多的人工来对档案的内容进行完善，而且因为档案管理人员往往面对多份相似度很高的档案，在进行档案归档的时候，就会出现将错误的信息填写到档案中去，导致档案信息的不可靠性[2]。

1.2纸质档案容易丢失

纸质档案一般从建立开始就是独一无二的，因为传统的纸质档案的很多资料都是原件，因此复制起来非常不容易，所以这种档案一旦丢失，就无法再现，而例如学生的学籍档案或者高校的科学研究档案，这些档案一旦丢失就会影响学生未来的就业、学校的科研成果的转化等，因此会产生恶劣的后果。而纸质档案的管理的工作量是非常大的，一个档案管理员往往要管理数千份档案，长期的繁杂的工作和繁琐的管理程序非常容易引起工作人员的懈怠情绪，因此在高校的纸质档案的管理中，经常出现因为工作人员的工作失误而导致的档案类目混乱或者丢失档案的情况[3]。

1.3档案的内容可信程度不强

档案管理是一项严谨的工作，特别是对于高校科研成果的档案管理，这些档案对高校来说是宝贵的财富，如果档案中的科技成果能够实现转化，对高校的科研工作来说是一种推动，也会为高校带来可观的经济利益。但是由于高校的档案管理人员面临着诸多的档案管理工作，即使发现档案中缺少一些重要的数据，也不一定会及时搜集数据对档案进行补充，甚至有一些工作人员为了应付工作检查，将一些错误的或者没有实际意义的数据和信息录入档案中，而这样完成的档案显然是没有意义的，没有科研的价值，也不可能实现科技成果转化。

二、高校档案管理实现计算机数字化是未来高校档案管理工作的必然趋势

2.1档案信息化是高校档案管理的必然趋势

早在2000年，国家档案局要实现高校档案管理的数字化，因此各大高校都在国家档案局的号召下开始从纸质档案管理向数字化管理转变，而在计算机网络技术高速发展的今天，高校的档案往会向海量数据的模式发展，因此落后、传统的纸质档案的管理模式显然不再适应时代的发展。而对于竞争日益激烈的今天，高校唯有走档案信息化管理，才能有效的实现科研成果的转化，才能为高校赢得更多的经济利益。

2.2高校档案数字化是高校档案管理的又一必然趋势

高校每年都会产生大量的档案，每年都会有新生入学、老生离校，还会有大量的科研成果出现，如果采用纸质档案管理的模式进行管理，那么高校的档案存储空间将会越来越不够用，而且需要的档案管理人员也越来越多，只有采用数字化管理，才能适应高校的日常档案管理要求。数字化介质和传统的纸质档案相比，存储空间要小的多，而且可复制性强，容易备份，不容易遭到天灾人祸的破坏，特别适合像高校这种有海量数据的单位进行档案管理。

2.3大数据时代唯有使用利用计算机技术和网络技术才能实现档案的共享性

我国高校的职能除了培养人才为国家输送人才之外，还有一个重要的职能就是进行科学研究，每所高校都有不同的研究方向，有不同的研究人才团队，而在大数据时代，唯有进行高校之间的科研合作，才能实现更多的科研成果转化，而纸质档案由于材质和管