一个基层法院的电子卷宗实践-以济南市市中区人民法院为样本.docxVIP

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一个基层法院的电子卷宗实践

以济南市市中区人民法院为样本

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21世纪初，电子卷宗作为一种新兴事物，开始在南方发达地区的一些法院出现。无论从当时的情况来看，还是从电子卷宗的现状来看，电子卷宗在功能上还是多囿于卷宗的电子化，其服务性和管理辅助作用远未发挥，且在当时卷宗信息往往在结案后集中扫描、录入，不能实现随案同步生成。济南市市中区人民法院于2004年即建成并启用电子卷宗系统。自建设电子卷宗系统之初，市中区法院即坚持先进的理念和思路，始终采取有力措施，构建长效机制，确保了电子卷宗随案同步生成、所有电子化材料均通过密码向当事人全面同步开放，形成了卷宗双轨并存、监督内外并行、公开纵深推进的格局。2010年，借助开发的全省首个在线集中服务平台——“网上法院”，市中区法院又把电子卷宗系统“搬”到了互联网上，诉讼参与人通过网络，随时随地同步在线查询诉讼执行进程中的卷宗信息，即时跟踪、监督审理执行活动。目前，该院电子卷宗系统存储了2002年以来所有诉讼、执行案件的电子卷宗12万件，当事人来院或远程自助查询卷宗32万人次。

一建设篇：精心规划，科学设计，全力确保系统自身先进性

系统自身内在的先进性，是系统能否较好发挥作用的先决条件。在2004年济南市市中区法院联合技术公司开发电子卷宗系统时，南方一些法院其实已经有电子卷宗这一新生事物，但其作用主要是卷宗的电子化。市中区法院在深入调研的基础上，结合本院搭建信息化平台和实施规范化管理的实践需要，经过广泛论证，认为电子卷宗系统不能简单地定位为扫描和归档系统，而是要借助其本身的信息智能含量，力争在创新监督、推进公开甚至对接未来的司法改革方面，发挥更大的作用。为此，市中区法院提出在诉讼卷宗数字化过程中融入即时查询以及其他功能模块，以便将单一信息共享功能转变为集对内管理与对外服务为一体的综合应用系统。在这一目标指引下，经过半年多的开发、设计，市中区法院的电子卷宗系统于2004年11月正式运行。这一系统在以下方面具有先进性。

1.卷宗材料可以即时录入、同步生成

该系统有别于电子归档系统，突出之处是集电子拍照、即时扫描、数字传输、排序功能、自动存储等于一身，可以将诉讼执行进程中形成的所有材料，包括证据材料、庭审笔录、合议庭评议意见、诉讼文书等即时录入、同步转化为与纸质卷宗完全一致的电子卷宗。在扫描、录入的时间节点要求上，要求所有的诉讼材料一旦形成，必须要在3日内扫描、录入，以同步生成电子卷宗材料。严禁在结案后集中录入，确保即时扫描录入材料、同步生成电子卷宗，让当事人同步查询卷宗、监督裁判活动变得更有意义。

2.系统设置要求全案录入、排斥选择

在设计系统的时候，市中区法院将系统覆盖的应当进行扫描、录入、网上建档的案件类型最大化，包含了全部的民事、商事、刑事、行政、执行案件，也包含立保字案件、特别程序案件、公示催告程序案件、重审再审案件以及技术室负责的各类鉴定案件。也即所有案件类型都必须在材料形成后的3日内扫描、录入系统中，建立相应的电子卷宗档案。另外，市中区法院不仅要求对全部案件类型进行扫描、录入，也要求对诉讼进程中形成的所有材料进行扫描、录入，对不能进行扫描的实物证据，用留存实物照片的形式同步录入。将全部案件类型形成的全部材料扫描、录入，转化为电子卷宗，而不是选择性扫描、录入，这就为利用电子卷宗实施管理拓展了广阔空间。

3.录入项目经过科学编排、避免无序

对于种类繁多，需要扫描、录入的诉讼材料，如何让扫描录入人员第一时间快速准确地判断录入位置，确实是个问题，它不仅关系到录入的效率和质量，而且关系到整个电子卷宗系统的有效运行。对此，济南市市中区法院的解决办法是：针对不同案件类型可能遇到的诉讼材料，提前在系统内设计、标注好该材料应该录入的空间模块，并进行体系化编排，这样扫描、录入人员根据材料性质和内容，在扫描、录入时直接找到相应空间模块即可。同一个空间模块内，录入材料则自动排序。例如：民事案件系统中就设置了从立案审批表到上级法院判决书、调解书、裁定书等43个空间模块；刑事案件则设置了从起诉书正本到上诉案件移送函存根等46个空间模块。这些空间模块的建立，避免了无序录入。

4.电子卷宗实行全时开放、同步查询

这是市中区法院电子卷宗系统与其他电子卷宗系统的最大区别。市中区法院将电子卷宗系统与审判管理系统相对接，并且在系统中设置“自动查询”功能，这样案件一经受理，在受案信息输入审判管理系统的同时，便自动生成一个与立案案号相对应的电子卷宗。来院起诉或应诉的当事人，会在相应的立案通知书或应诉通知书上被授予一个随机查询密码，根据该密码，当事人可以在市中区法院的审判楼大厅、立案大厅、派出法庭一体机和“司法公开信息港”中随时查阅正在诉讼执行进