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会议管理工作指引

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1.目的

为进一步规范公司会议管理，使会议务实高效、沟通迅速，确保会议内容及议定事项落实到位，

提升公司运营效率，特制订本指引。

2.适用范围

适用于集团规定的定期会议及组织的各种临时性会议，集团下属公司参照执行。

3.原则

3.1.必要性。在开会之前，考量会议召开的必要性，对于可开可不开的会议则坚决不开。

3.2.高效性。召开会议应注重实效，主题鲜明，准备充分。

3.3.规范性。依照规定程序发起会议，有序、高效的组织会议的开展。

3.4.精简。大力压缩会议，尽量缩短会议时间，减少与会人员。逐步利用现代网络和通信传播工具部

署工作，能合并召开的会议尽可能合并召开。

4.术语与定义

4.1.集团级定期会议：集团高管参加的定期召开的各类会议，如总裁办及总裁办扩大会议、项目开发

决策类会议等，具体见《会议卡片》。

4.2.集团级临时会议：集团高管参加的临时召开的各类会议。

4.3.跨部门协调会议：协调集团各部门间工作或工作争议的跨部门会议。

4.4.部门会议：本部门内部会议。

5.职责

《会议卡片》中已明确部分集团级定期会议的发起人、召集人、主持人、决策人、参会人员信息。

对于《会议卡片》之外的会议，相关人员职责如下。

5.1.会议发起人

5.1.1.负责会议的发起、倡议工作。

5.2.会议召集人

5.2.1.主责部门负责人或其分管领导。

5.2.2.负责会议的整体组织工作。

5.2.3.负责阐述、解释说明主责议题，为领导决策提供支持。

5.2.4.可指定本部门人员负责会议通知、会议组织、会议资料收集、会议记录、会议纪要整理及签发、

会议决议跟踪落实等具体工作。

5.3.会议主持人

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5.3.1.负责会议的主持工作。

5.3.2.控制会议的气氛。

5.3.3.控制会议时间、推动会议的进程。

5.3.4.协调与会人员的发言。

5.3.5.进行会议讨论的总结、整理会议决议要点以便与会人员确认。

5.4.会议决策人

5.4.1.会议议题对照《某知名房地产经营管理关键事项权责手册》中事项有决策权的人员。

5.4.2.当与会成员之间不能达成共识、不能实现相互承诺、资源不能完成相互支持和配置时，由会议决

策人作最后决策。

5.5.参会人员

5.5.1.根据会议召集人要求，参与会议并提出意见或建议。

5.5.2.对会议决议事项负责执行落实本部门职责范围内的工作。

5.5.3.需提前了解会议资料，并提出建议。

5.6.集团人事行政部

5.6.1.负责总裁办及总裁办扩大会议的组织工作。

5.6.2.负责集团各会议室的使用协调工作。

5.6.3.负责集团各会议室设备的准备及维护管理工作。

5.6.4.协助集团各部门完成相关会务工作。

5.7.集团各部门

5.7.1.负责本部门会议及主责专题会的组织及相关工作。

5.7.2.对会议决议事项负责执行落实本部