大数据下灵活就业人员档案管理探析.docx

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大数据下灵活就业人员档案管理探析

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摘要：随着市场经济与社会发展，灵活就业人员的流动将会越来越频繁，对就业服务部门在灵活就业人员人事档案管理工作提出了较高要求，尽管灵活就业人员人事档案管理是一个复杂的多方面问题，但只要我们认真按照档案管理制度要求和规律，并在此基础上不断创新，就会探索出利于灵活就业人员档案管理的新办法。

关键词：就业人员；档案管理；社会发展

灵活就业的人事档案是企业档案的重要组成部分，灵活就业人事档案对于现代企业的发展有着十分重要的影响。探求灵活就业人员的人事档案管理规律，有利于相关部门在管理中掌握有效信息，为政府决策提供可靠依据，为社会稳定提供有力保证。加强灵活就业人员档案管理，会促进中国经济发展和社会进步。

一、实现灵活就业人员档案信息化管理

在信息化快速发展的现代社会，档案作为一种特殊的重要信息，对其进行现代化管理是必然的发展方向，灵活就业人员人事档案管理也是如此。现代化信息管理技术的核心是计算机、网络通讯等现代信息技术，利用计算机技术对灵活就业人员人事档案进行信息存储、检索等，进而实现网络化管理，是当前灵活就业人员人事档案管理需要重点解决的问题，灵活就业人员人事档案管理的信息化建设应从以下三个方面着手：

一是档案室管理现代化。档案室的管理，需要以科学的手段来改变“看堆守摊”的局面，以适应档案管理信息化的对内管理要求，要建立人事档案信息的专用数据库。二是档案资料电子化。利用计算机、扫描仪等现代设备和技术，将档案资料整理输入微机，通过相应的技术处理，将资料中的图片甚至声像资料转变成数据资料，使档案数字化、信息化，在档案查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。三是档案服务网络化。利用局域网、互联网、金保网等网络平台，建立人事档案信息化服务系统。配置专门网络和专门网站实现人事档案信息的交换、查询，以利于实现人事档案信息的异地查询和人才流动管理。

二、规范灵活就业人员档案管理各环节

1.完善档案材料的收集。档案材料是灵活就业人员档案工作的物质对象，是提供利用的基础。档案材料必须真实可靠、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。才利于工作的顺利开展，为此，应采取下列切实可行的措施。

一方面，要从档案收集环节本身进行规范化管理。一是健全灵活就业人员档案材料收集网络，按照材料形成的规律和特点采取定时收集、及时收集、补充收集等方法。二是与灵活就业人员或用人单位签订档案管理合同，以契约的形式明确双方的责、权、利，并严格执行确保形成的材料及时归档。三是流出或接收的档案必须完整、齐全，任何单位或个人不得以任何理由扣留档案材料或分批转出档案。管理人员在验收时，如发现材料不齐或丢失，要设法查找或索取必要的组织证明以保证档案材料齐全、完整。另一方面，改变传统消极的收集保存方式。传统的档案收集实际上就是对档案原装的“接收”，是整理之后单纯意义上的档案保存，这样也就失去了灵活就业人员档案管理的意义。因此，要实施档案收集保管的新模式来改变现有的困局。如人才流动服务机构创建的“人事立户”的存档模式，即流动人员档案的存放是以用人单位集体委托的方式进行的，这种方式可以使用人单位与人才流动服务机构建立动态联系，克服了“人档分离”的现象，用人单位“直接用人，间接管人”，而管人主要是通过与就业服务部门或人才流动服务机构合作管理档案来完成的，灵活就业人员的年终考核材料、聘干表、档案工资表和出国、奖惩等档案材料的收集和整理先由用人单位完成，在制成正式材料一个月内送交人才市场或就业服务部门，并由其根据国家有关流动人员人事档案管理的规定进行审核归档。

2.规范档案转递手续。随着市场经济与人事制度改革的深入，灵活就业人员的流动将会越来越频繁，对其档案转递提出较高的要求，要确保其档案安全、顺畅的转递将成为灵活就业人员档案管理的重点工作。

人才流动服务机构接管流动人员人事档案，须由流动人员或其现所在单位办理委托存档手续。人才流动服务机构应与流动人员或其现所在单位签订档案管理合同书，合同书须明确双方的权利、义务等内容。并且，档案的转递应通过机要交通或派专人送取，不得邮寄或交流动人员本人自带。应当交接的档案一定要尽快移交，灵活就业人员流动后留下的档案，流出单位应尽快将其档案转递到人才市场或新用人单位，收到的档案经核对无误后，要做好接收登记。在档案管理过程中，坚持管人与管档并存的原则，即人在档案在，人走档案走，档案与人不能脱节。

3.优化档案内容构成。优化档案内容构成，不仅要继续保留传统和共性的反映个人年龄、经历、社会关系等基本信息内容，更要突出创建出反映个人专长、知识水平、业务能力、职业道德等个性化的内容，为单位有针对性的使用人才提供可靠保障。

为此从以下几方面着手：