接待室接待流程.doc

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接待制度

职责

时刻坚守在工作岗位,遵守公司的各项规章制度,做好本职工作,不得随意离开;

负责日常来访人员的接待和登记工作,应大方得体,礼貌待人,建立《来访人员登记表》;

及时登记。问清来访人员来意及本公司接洽人,来访人员在公司接待室等候,谢绝闲杂人员、推销人员进入公司;

及时、准确地接听、转接电话,礼貌亲切,简洁清晰;

熟练掌握公司概况,能够回答来访人员提出的一般性问题,提供常规的非必威体育官网网址信息;

负责办公区域的清洁卫生;

每天下班前认真检查各个门窗、水、电、办公设备等。

流程及注意事项

我司要接待的外来宾客

1.1我司要接待的外来宾客需公司内部人员提前联系并告知接待员,办理登记手续后,方可进入;

未预约的来访宾客

2.1若来访人员没有预约,需电话确认内部人员是否同意接待,征得同意后,方可进入;

2.2若上级不同意接待,如有必要,待上级说明原因后,接待员需视情况婉拒;

2.3若不同意进入,但要到接待室会谈的,接待员可请来访人员在接待室稍等;

填写《来访人员登记表》

3.1准许进入的来访人员需如实填写《来访人员登记表》,经接待员确认填写无误后,方可进入;

接待员需根据来访人员所要到达的地方、所要办理的事情,估算进入公司的时间,待来访人员出来时,接待员要填写完成接待时间,并加盖公章;

若超过预计时间的,接待员要注明原因。若超过预计时间过长,接待员有权质疑和询问,来访人员必须说明原因,经接待员同意后方可放行。

划分级别:找领导的,接待员要和领导电话确认清楚后,方能放人进去;找普通人员的,签字确认后方能进入;如到处游荡的,须出示进入证明,检查清楚后,方可放行,否则不允许放行。若一经发现,到处乱窜,员工有权检查放行条,如所到非所写,有权不予进入办公区域。若不听劝阻,将其列入黑名单,通报全公司,今后不再允许其进入。

极端情况处理:若来访人员无理,威胁、恐吓、欺负接待员的,保卫人员需及时到接待室协助处理;

出门时,保卫人员必须检查确认出门时间、接待员签字以及公章,三者缺一不可,方可出门;否则,保卫人员有权质疑和询问来访人员,待来访人员完成以上三项内容后,方可出门;若来访人员不听劝阻,保卫人员有权报警,并将来访人员列入黑名单。

手续流程

来访人员需提前预约。

凡来公司联系工作或接洽业务者,需出示本人有效证件与接待部门联系征得同意并办理登记手续后,方可进入。

用正楷字并完整填写来访登记单。

来访人员包括正常工作、业务来访,拒绝与业务无关的来访以及各种业务推销。

来访人员应自觉遵守公司规章制度,不得擅自进入与被访人无关的部门,如办公室、车间及其它场地。

凡需进入车间参观或学习的外单位人员,应征得公司分管领导同意后,由分管生产领导安排登记手续,按程序进入生产区域并应在有关部门人员的陪同带领下,方可进入车间。进入车间的人员不可穿高跟鞋和裙子。

来访人员所携带的物品,进入公司时必须在登记表上注明,以便出门时核对。

职工家属遇有急事来公司者,应向接待员说明情况,由接待员与相关人员联系,在接待室会见。

穿戴整齐,不可穿无袖的衣服,超过膝盖以上的裙子、裤子和拖鞋。

登记单交给接待人签名,盖单位公章、注明接待完成时间,出门时交予保卫人员。

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