人事档案管理工作手册.pptx

人事档案管理工作手册;目录;01;02;档案定义：档案是组织或个人在社会活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

按来源分类：包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等。

按内容分类：可分为行政管理类、业务技术类、财务会计类、人事劳资类等。

按载体分类：纸质档案、电子档案、音像档案、实物档案等。

按密级分类：公开档案、内部档案、秘密档案、机密档案、绝密档案。;法律依据：确保企业或机构遵守相关法律法规，避免因档案管理不当引发的法律责任。

信息保护：保障个人隐私和企业机密不被泄露，维护信息安全。

决策支持：为管理层提供历史数据和信息，辅助决策制定。

资源利用：有效管理和利用档案资源，提高工作效率和资源利用率。;完整性原则：确保档案内容的全面性和系统性，不遗漏任何重要信息。

准确性原则：档案信息必须真实可靠，确保数据的准确无误。

安全性原则：采取有效措施保护档案不受损害，防止信息泄露和丢失。

必威体育官网网址性原则：对涉及个人隐私和企业机密的档案进行严格必威体育官网网址。

便捷性原则：档案管理应便于检索和使用，提高工作效率。;确保档案的完整性和安全性：对档案进行科学分类、整理和保管，防止档案丢失和损坏。

提高档案利用效率：建立高效的档案检索系统，便于快速查找和利用档案信息。

促进档案信息化建设：利用现代信息技术，实现档案数字化，提高档案管理的现代化水平。

加强档案法规建设：完善档案管理相关法规和标准，规范档案管理工作流程。

提升档案管理人员素质：定期对档案管理人员进行培训，提高其专业技能和管理水平。;03;范围：涵盖员工个人信息、教育背景、工作经历、业绩记录等

完整性：确保收集的档案材料全面、无遗漏

准确性：收集的档案信息必须真实可靠，避免虚假或误导性内容

规范性：按照国家档案管理标准和公司规定格式进行收集和整理

必威体育官网网址性：对涉及个人隐私和敏感信息的档案进行严格必威体育官网网址处理;分类归档：将收集到的档案资料按照一定的标准进行分类，如按时间、部门或档案类型等。

编目索引：为每份档案创建详细目录和索引，便于检索和查阅。

审核检查：对档案内容进行审核，确保信息的准确性和完整性。

物理排序：将档案资料按顺序排列，便于存档和管理。

电子化处理：将纸质档案数字化，建立电子档案管理系统，提高检索效率。;编号规则：介绍档案编号的制定原则和方法，确保每份档案都有唯一标识。

分类方法：阐述如何根据档案内容、性质和重要程度进行分类。

标识系统：说明档案分类标识的系统构成，包括主分类号、子分类号等。

编目要求：介绍编目过程中的详细信息录入标准和格式要求。

更新维护：解释档案编号与分类标识的更新和维护流程，确保信息的时效性。;分类原则：根据档案的性质和内容进行科学分类，确保档案目录的条理性和系统性。

编目要求：详细记录档案的基本信息，包括档案名称、形成时间、保管期限等。

更新机制：定期对档案目录进行审核和更新，确保档案信息的准确性和时效性。

电子化管理：利用电子档案管理系统，实现档案目录的数字化和网络化管理。;04;温湿度控制：保持适宜的温度和湿度，防止档案材料因环境变化而损坏。

防火防潮：配备必要的消防设施和防潮设备，确保档案安全。

防盗防破坏：设置安全监控系统和防盗设施，防止档案被非法取用或破坏。

照明与通风：确保良好的照明和通风条件，避免档案材料因光照或空气污染而退化。

空间布局：合理规划档案库房空间，便于档案的存取和管理。;环境控制：确保档案库房的温湿度符合标准，防止档案材料因环境变化而损坏。

物理防护：使用防火、防水、防尘的档案装具，对档案进行物理隔离保护。

数字化备份：定期对重要档案进行数字化处理，建立电子档案备份系统。

定期检查：定期对档案进行检查和维护，及时发现并处理档案的破损和老化问题。

安全管理：制定严格的档案借阅和使用制度，防止档案的丢失和泄露。;环境控制：维持适宜的温湿度，防止档案材料因环境因素受损。

物理修复：采用手工或机械方法对破损档案进行加固和修复。

化学处理：使用化学试剂对褪色、霉变的档案进行清洗和稳定。

数字化保存：将纸质档案转化为数字格式，便于长期保存和快速检索。

应急预案：制定档案抢救流程和措施，确保在灾害发生时能迅速反应。;档案库房管理：确保档案库房符合防火、防盗、防潮、防尘等安全要求。

档案出入库制度：建立严格的档案借阅和归还流程，确保档案的完整性和必威体育官网网址性。

档案数字化备份：定期对重要档案进行数字化备份，防止因自然灾害或人为因素导致的档案损毁。

定期检查与维护：定期对档案进行检查和维护，及时发现并处理档案损坏或老化问题。

培训与教育：对档案管理人员进行安全意识和操作技能的培训，提高档案保护的专业水平。;05;纸质查阅：提供实体档案的阅览服务，满足用户对纸质文件的直接查看需求。

数字化查询：通过电子档案管理系统，实现档案