大数据时代电子档案工作的若干思考-1.docx

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“大数据”时代电子档案工作的若干思考

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梁惠卿

摘??要：电子档案是“转化”或“处理”而来，不是“建设”而来。理想化电子档案工作环境的功能设计在现实环境下缺乏可行性，仅靠加大档案信息化的资金投入并非电子档案工作的有效保障措施，唯有转变思维方式，学会运用信息化思维、技术性思维和商业化思维，才是档案信息化的成功之路。

关键词：大数据;电子档案工作;思考;商榷

《档案管理》2013年第6期刊发了张淑芳同志撰写的《浅议“大数据”时代下的电子档案建设趋势》一文（以下简称“张文”）。作者从相关概念的界定、电子档案建设的政策依据、电子档案建设的保障措施三个方面，多层次阐述了“大数据”时代下电子档案建设的趋势，文章在给予我们许多新知识、新观念、新理论、新观点的同时，也有一些值得讨论和商榷的地方。这里提出来与张淑芳同志商榷，如有不妥之处请张淑芳同志及广大档案界同仁给予指正。

1??电子档案建设的提法有待商榷

张文在题目中使用了“电子档案建设”这样一个词组，个人以为这种用法不妥。一是“电子档案建设”没有一个明确的含义，在知网中运用句子检索“电子档案建设”+“是指”，或“电子档案建设”+“指”，?再或“电子档案建设”+“是”进行检索，没有检索到相关句子。这就是说，在现有文献中没有对“电子档案建设”进行明确的界定或定义。二是从词典上查阅，“建设”一词的意思是指：“创立新事业;增加新设施;充实新精神。”[1]电子档案组合在一起应该是创立、增加或者充实一种新的档案之义，但从张文中的表述看，“电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应、相互关联的通用电子图像文件集合”。[2]是“以电子影像技术为支撑，将纸质档案转化为电[本文来自于wWw.zz-neW]子信息”或者是“把应用系统的电子信息进行凭证化处理后”的产物。是档案的另一种载体方式。简单理解即：“电子档案”是“转化”或“处理”而来的，不是创立、增加、充实得来的。三正是因为这个词组意思不明，用法欠妥，所以在文献中采用这种用法的也很少，百不及一。据笔者在中国知网文献数据库中检索，在篇名中涉及“电子档案”的2695篇文献中只有14篇使用“电子档案建设”，约占0.5%;在主题中涉及“电子档案”的10294篇文献中只有39篇使用“电子档案建设”，?约占0.38%;?在全文中涉及“电子档案”的60864篇文献中只有468篇使用“电子档案建设”，约占0.76%。据此，个人以为在标题中使用“电子档案工作”较为妥当。

2??电子档案概念存在矛盾

关于电子档案的概念，我国的档案学者给出的定义不尽相同。这里我们不讨论张文中关于“电子档案”的概念与其他学者所下定义的差别，主要讨论张文中有关“电子档案”概念表述存在的一些矛盾之处。关于“电子档案”，张文中是这样表述的：“电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应、相互关联的通用电子图像文件集合。在大数据背景下，电子档案是具备数量巨大、结构复杂、类型众多特征的数据集合。”[3]这一表述前后及与其文中其他部分关于电子档案的表述存在一些矛盾之处。

其一：张文电子档案概念第一句中强调了三点：一是“通过计算机磁盘等设备进行存储”，二是“与纸质档案相对应、相互关联”，三是“通用电子图像文件集合”。而在后一句中则没有了“与纸质档案相对应、相互关联”，“通用电子图像文件集合”也变成了“类型众多特征的数据集合”。从范围上看，前一句中“电子档案”所指的是与纸质档案相对应、相互关联的电子图像文件，而后一句中则指的几乎是所有电子数据。从类型上看，前一句中“电子档案”所指的是电子图像文件，而后一句中则指的几乎是所有类型的电子数据。前后表述意思不一。

其二，张文对电子档案的建设目标的表述是：“一言概之，就是实现纸质档案的电子化管理和电子信息的档案化管理。”[4]从这一表述中，我们可以将“电子档案”理解为“纸质档案的电子化”和“电子信息的档案化”的产物。而这在电子档案概念的表述中只看到了“纸质档案的电子化”部分，没有看到“电子信息的档案化”的部分。

作者在论文中给其讨论或论述的主体下定义，对其讨论或论述的问题进行界定是正常的，也是必要的。但这[本文来自于www.zz-nEws.Com]种定义或界定，在一篇论文中前后要保持其内涵与外延相一致。否则就应当给予说明，以避免读者在阅读时产生误解或异议。

3??电子档案工作环境的功能的部分设计缺乏现实可行性

张文中对电子档案环境的功能设计做了比较详尽的阐述，认为：“理想中的电子档案环境应是为各类档案提供统一的形成、积累、捕获、迁移、鉴定、管理、归档、查询、加载、展现、应用的平台。”应当说这是一个不错的、理想化的方案。在现实中缺乏可行性。

首先，以“统