浅议企业档案管理信息化.docx

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浅议企业档案管理信息化

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孟伟伟

摘要：互联网的深度普及和计算机技术的发展使人们的工作和生活发生了巨大的改变，企业想要适应时代潮流，提高运行效率和市场竞争力就必须运用更先进的管理手段。如今各种办公软件和管理软件的大大增加，实行企业档案管理信息化成为企业提高办公效率的必要工作，本文对企业档案管理信息化的相关内容做了研究分析。

关键词：企业；档案管理；信息化

一、企业档案管理信息化的必要性

（一）时代的要求

当前，我国市场竞争情况越来越激烈，在这种环境中，企业的生存和发展面临着严峻的挑战。而且随着信息化时代的来临，企业档案管理的工作量也日益增加，工作内容更加复杂，对工作人员的要求也提高。传统的工作方式显然已经无法适应这种工作情况，为了解决这些问题，利用信息化技术帮助工作，提高工作效率就成为了档案管理工作发展的必然趋势。

（二）降低工作难度

档案管理工作并不仅仅是档案的保存，这项工作的工作内容比较多，工作系统中包含了信息技术与管理技术。为了适应现代社会的工作需求，利用信息化来使档案管理工作从传统手工操作过渡到自动化，可以使很多工作的难度大大降低，节省人力资源，让企业人力资源得到更加高效的利用。利用信息化手段将业务内容进行固化，通过互联网平台进行处理，进行内部控制和自动检查，能够大大降低人工操作中不可避免的主观性错误，让档案管理工作更加容易进行，工作难度降低。

（三）档案管理利用需要

现代社会越爱越重视创新，企业想要提高综合实力，在市场竞争中取得一席之地就必须改变内部结构，不断的创新改革，提高企业的整体运营效率。在这种情况下，采用更先进的知识管理手段成为企业发展的重要工作，档案管理工作的根本目的是为企业服务，提高知识管理手段的重要一步就是提高档案管理工作的效率，这也是利用企业利用档案的需求所致。

二、企业档案管理信息化的实现方法

档案管理信息化是有一定的方法和工作可以借鉴和使用的，按照目前的技术和管理水平来看，档案管理信息化主要可以通过以下几种方法实现。

（一）存储数字化

档案管理信息化的重要一步就是存储数字化，传统的纸质档案管理有占用空间大、录入和使用档案便捷度不高等缺点。档案存储数字化就是将档案内容录入到计算机中进行保存和管理，相关人员可以通过档案管理软件或者奇特工具快速进行档案有哪些信誉好的足球投注网站、修改、传递等工作。

（二）利用网络化

利用互联网建立信息网络能够加强企业内部的沟通和协作效率，传统的档案管理是以纸质文件的形式进行的，这也是由档案的文件形式决定的。互联网还未深度普及时，企业内部以及对外管理中使用的都是纸质档案，发展至今，企业文件都可以利用计算机制作，相关工作人员可以通过互联网进行档案管理，大大提高档案管理的便捷度，增加档案的资源共享程度，提高档案的实际使用价值。

三、企业档案管理信息化的策略

为了提高企业工作效率，在档案管理工作中应用信息化技術使必不可少的。目前，很多企业已经重视到这一点，加强了档案管理信息化建设。

（一）建设统一数据中心

档案管理工作分为很多个方面，不仅要进行档案的制作和存储，还有档案的使用和共享。在进行档案管理的信息化建设的时候，工作人员首先应该了解档案使用的实际情况，了解企业的实际需求以及传统工作中的不足和弊端，针对这些问题进行改进，开展信息化建设。在目前的档案管理信息化建设过程中，工作人员应该建立数据库，将各项数据录入数据库中保存，利用计算机进行数据的存储、运输、处理等工作，这样不仅能够提高信息的处理效率，也能保证信息的流通速度，保证信息能够及时的共享，方便更好的进行下一步工作处理。

（二）加强企业内部职能部门间的合作

在信息化建设过程中，不仅需要注重数据的处理和交流，各部门之间也应该注重沟通配合，保证企业内部各部门信息的高效利用。在档案管理传统的工作模式中，工作人员大多认为档案管理部门与其他部门之间的联系不大，在工作过程中与其他各部门之间的沟通合作比较少。进行信息化建设的过程中，要注重这一点，打破传统思维，让企业内部之间的联系更加紧密，这样也能减少人力、物力、财力资源浪费的情况。企业各部门的参与也可以使管理预期效果的目标更加明确，有利于制定更适合实际情况的管理方式。

（三）制定合理的信息体系

档案管理需要完善的制度和信息体系，在进行企业档案管理信息化建设的过程中，各项制度的制定要十分慎重，再投入实施之前，要对其进行科学合理的评估和预测，保证规划的合理性，避免后期出现大的问题导致企业档案管理的正常进行受到影响，进而影响到整个企业的运营，造成经济损失。

（四）保证档案信息安全

档案管理信息化是在互联网基础上建立信息库，利用信息技术提高档案工作的效率，但是在这种情况下，企业的很多重要信息都存储在硬盘或者是数据库中，若是操作不当或者被不法分子蓄意偷盗这些信息，将会对企业发展很恶劣的影响，因此