年度会议费用安排与保障协议(2024版).doc

年度会议费用安排与保障协议(2024版)

本合同目录一览

1.会议基本信息

1.1会议名称

1.2会议时间

1.3会议地点

1.4参会人员

2.费用安排

2.1会议费用预算

2.2费用支付方式

2.3费用报销流程

3.会议场地与设施

3.1场地租赁

3.2设施配置

3.3设备维护

4.会议餐饮与住宿

4.1餐饮服务

4.2住宿安排

5.交通保障

5.1接送机服务

5.2交通补贴

6.会议宣传与资料

6.1宣传物品准备

6.2会议资料印刷

7.会议嘉宾与演讲

7.1嘉宾邀请

7.2演讲安排

8.会议安全保障

8.1人员安全

8.2资料安全

9.会议纪律与规定

9.1参会纪律

9.2会场规定

10.合同的有效期

10.1起始日期

10.2终止日期

11.合同的变更与解除

11.1变更条件

11.2解除条件

12.违约责任与赔偿

12.1违约行为

12.2赔偿标准

13.争议解决方式

13.1协商解决

13.2调解解决

13.3法律途径

14.其他约定

14.1必威体育官网网址条款

14.2知识产权保护

14.3强制性法律规定

第一部分：合同如下：

1.会议基本信息

1.1会议名称：2024年度企业发展战略研讨会

1.2会议时间：2024年4月10日至12日

1.3会议地点：上海国际会议中心

1.4参会人员：公司全体员工及特邀嘉宾

2.费用安排

2.1会议费用预算：总预算为人民币300万元，包括场地租赁、设施配置、餐饮服务、住宿安排、交通保障、会议宣传与资料、会议嘉宾与演讲等费用。

2.2费用支付方式：会议费用的支付将按照服务提供商的收费标准和时间节点，通过公司账户进行支付。

2.3费用报销流程：参会人员的差旅费用和额外支出，需按照公司规定的报销流程进行报销。

3.会议场地与设施

3.1场地租赁：租赁上海国际会议中心的大宴会厅和三个会议室，用于召开会议及相关活动。

3.2设施配置：会议场地内需配置高清投影仪、音响设备、话筒、写字板等基本会议设施。

3.3设备维护：会议期间，设备供应商需确保设备的正常运行，并随时提供技术支持。

4.会议餐饮与住宿

4.1餐饮服务：会议期间提供早餐、午餐和晚餐，餐饮服务由会议中心提供。

4.2住宿安排：为外地参会人员安排在上海国际会议中心的住宿，住宿标准为双人标间。

5.交通保障

5.1接送机服务：为特邀嘉宾提供机场、火车站的接送服务，由专业礼仪公司承担。

5.2交通补贴：为参会人员提供一定的交通补贴，具体标准及报销流程按照公司规定执行。

6.会议宣传与资料

6.1宣传物品准备：制作会议日程表、参会人员名录、会议海报等宣传物品，由公关公司负责设计制作。

6.2会议资料印刷：印刷会议手册、演讲稿、嘉宾介绍等会议资料，确保每位参会人员都能收到相关资料。

7.会议嘉宾与演讲

7.1嘉宾邀请：邀请行业专家、知名企业家等作为会议嘉宾，由公关部门负责邀请。

7.2演讲安排：为每位嘉宾安排演讲时间、地点和主题，确保演讲内容丰富、紧凑。

8.会议安全保障

8.1人员安全：会议期间，保安公司负责现场的安全保障工作，确保参会人员的人身安全。

8.2资料安全：采取必要的措施保护会议资料的安全，防止资料泄露、丢失等情况的发生。

9.会议纪律与规定

9.1参会纪律：参会人员需遵守会议安排，按时参加各项活动，不得迟到、早退。

9.2会场规定：会场内禁止吸烟、大声喧哗，不得随意离开座位，遵守会场秩序。

10.合同的有效期

10.1起始日期：本合同自双方签字盖章之日起生效。

10.2终止日期：本合同有效期至2024年4月30日止。

11.合同的变更与解除

11.1变更条件：合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同内容，双方可协商一致进行变更。

11.2解除条件：合同履行过程中，如因不可抗力等原因导致合同无法履行，双方可协商解除合同。

12.违约责任与赔偿

12.1违约行为：一方违反合同约定，导致合同无法履行或者造成对方损失的，应承担违约责任。

12.2赔偿标准：违约方应按照合同履行情况及造成的损失，向守约方支付相应的赔偿金。

13.争议解决方式

13.1协商解决：合同履行过程中发生的争议，双方应通过