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制度及操作程序
PoliciesProcedures
部门Department：财务部
提交人Preparedby：财务总监
制度编号PolicyNo：FC/PP--005
生效日期EffectiveDate：2004年11月01日
批准ApprovedBy：副总经理
日期Date：01/
分送Distribution相关部门：
各部门
制度及操作程序题目：备用金管理
定义及目的：
是指酒店财务部事先预付给各部门，用于各部门周转备用的一笔款项。为方便部门在日常营运中所须要的流动资金。
规定：
任何时候备用金均为酒店财产。
备用金应控制在最低限度。
备用金按其用途不同分为两种：
总出纳和各部门日常急用备用金
收银员用作找换零钱或现金支出的备用金
备用金必须妥善保管、专人负责，不得与私人款项相混淆，不得私用、挪用或借给他人使用。必须定期清点自己的备用金，备用金必须保持酒店发给本人所使用的正确数额，现金和支出凭证的总额必须与备用金额保持一致。
财务部日审员应不定期抽查各收银点及部门的备用金，如发现长款，应立即上交，如有短款必须上交报告解释原因。有任何过失或欺骗行为将给予处罚，严重者给予开除处理并承担相应的刑事责任。
备用金要保存在指定的安全保险柜内。
程序：
备用金申请：备用金申请部门填写《备用金申请表》，经部门总监或经理签字后，报财务总监和总经理批准，酒店财务部预先按批准的金额支付给所需部门。
备用金报销：各部门在实际支用后，根据财务部指定的报销程序和时间，凭零用现金支出单经财务部核实后，按定额补足报帐部门的备用金。
备用金盘点：每天下班前，备用金保管人员应清点现金，做到日清月结。营运经理根据每月长短款报告对每个收款员进行工作审核、评估。
备用金抽查：日审应每月不定期抽查各收银点及部门的备用金。
备用金报告：日审每月要及时更新备用金档案，每月核对，并作出备用金清点报表交财务总监审核。
备用金退还：部门不需要此备用金时，需将预先核定发放的备用金按程序如数退还。
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