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养老机构档案管理规范

养老机构档案管理是一项涉及重要信息的工作，对于了解和保障老

年人的权益、提供优质养老服务至关重要。为确保养老机构档案管理

的规范和高效，有必要建立一套完善的管理规范。本文将介绍养老机

构档案管理的规范要求，以保证养老机构信息的安全和可靠性。

一、档案分类与归档要求

1.档案分类

为便于管理和查询，养老机构的档案应按照统一的分类标准进行分

类。常见的分类包括但不限于人事档案、工程档案、财务档案、法务

档案等。每个分类下应进一步设立子分类，以确保档案的有序存放和

易于查找。

2.档案归档

建议采用分类编号的方式进行档案归档，即每个档案都应配备唯一

的编号以便于辨识。同时，每个档案都应有明确的归属部门和责任人，

以保证档案管理的责任明确。

二、档案存储与保管

1.存储环境

养老机构的档案应存放在封闭、防尘、防潮、通风良好的存储空间

中。确保档案不受潮湿、阳光直射、酸碱腐蚀等不利因素的影响。同

时，存储环境应具备防火、防盗等安全保障措施。

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2.存储设备

选择适合档案存放的文件柜、档案架等存储设备，确保档案文件不

弯曲、折叠或受到其他物品的压迫。合理安排存储设备的位置，保证

通道畅通，便于档案的存取和管理。

3.档案保管

建议养老机构制定档案保管制度，并明确保管岗位的职责。每份档

案都应有登记册，清晰记录档案的存放位置、借阅情况等信息。禁止

私自调换、遗失或销毁档案，对于丢失或损坏的档案，应及时进行登

记和报告。

三、档案查询与利用

1.查询权限

明确养老机构档案的查询权限，不同岗位的工作人员应有相应的查

询权限。禁止非相关人员随意查询档案，并采取相应的权限控制措施，

以保证档案的安全性和必威体育官网网址性。

2.查询方式

建议建立档案查询系统或利用电子文件管理软件，方便工作人员进

行档案查询和利用。同时，档案查询的方式应便捷快速，以提高工作

效率和减少工作量。

3.档案利用

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养老机构的档案应主要用于工作需要，严禁未经许可将档案用于其

他用途。工作人员在利用档案时应严格按照规定操作，防止档案遭到

污损或丢失。

四、档案借阅与管理

1.借阅程序

设立档案借阅制度，明确借阅的程序和要求。借阅人应填写借阅申

请表，并经相关负责人批准后方可借阅档案。借阅人应严格按照规定

的时间和条件归还档案，不能长期占用或私自转借他人。

2.档案复制与传递

在特殊情况下，借阅人需要复制档案内容或将档案传递给他人使用

时，应经过相关领导批准，并填写相关手续。复制的档案副本应按照

原件的格式保存，并严禁私自传递档案内容给非相关人员。

五、档案审查与整理

1.定期审查

建议定期进行档案的审查工作，以清理无效的档案和整理存档。根

据档案的保管期限，确定哪些档案需要长期保管，哪些档案可以进行

销毁或归档。

2.档案整理

档案整理应按照分类编号和归档要求进行，确保档案有序存放。对

于破损、无效或重复的档案，应予以清理和替换。同时，建议利用现

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代化的技术手段对档