浅谈档案管理信息化建设-1.docxVIP

?

?

浅谈档案管理信息化建设

?

?

周雪眉

摘要：随着计算机网络的飞速发展，以互联网为基础的现代化管理方式被逐步应用到了各行各业的工作中，使管理工作的信息化建设成为了一种趋势，这种趋势主要体现在档案管理工作中。信息化的档案管理工作能够让档案发挥出最大的利用价值，也能够简化工作人员的工作，提高工作效率。本文主要谈一下档案管理工作在信息化建设方面所存在的问题，并对如何建设好档案管理信息化以及未来的发展趋势进行阐述。

关键词：档案管理；信息化；建设

档案管理信息化建设是指利用现代信息技术作为支撑，将档案管理工作由传统的手工模式转变成智能化模式，使档案管理工作逐步趋向于智能化、信息化、科学化、系统化、标准化，这是未来档案管理工作发展的必然趋势，因此，研究档案管理工作的信息化建设有重要意义。

一、目前档案管理信息化建设存在的问题

（一）档案管理信息化建设的设施不完善

在档案管理信息化建设的过程中，需要应用到对档案进行管理的软件，这种软件的开发和推广直接决定了信息化建设的最终结果。进行这种软件开发的人员对档案管理工作的了解程度不够，导致开发的软件设施不能满足档案管理人员的需要。由此可见，为了提高档案管理信息化基础设施的质量，需要让进行档案管理工作的人员和从事软件开发的人员共同研发，让软件基础设施适用于档案管理工作的各项业务。

目前我国进行档案管理的信息系统还无法真正的实现数据交换，档案资源无法共享，除此之外，国家档案管理机构、企业档案管理部门、事业单位档案管理部门、各高校档案管理部门等用于档案管理的软件设施不完全一样，各种软件之间通用性较差，使得档案资源不能够协调，我国目前这种不完善的软件基础设施严重制约了档案管理信息化建设的发展。

（二）相关法律法规落后

在推动档案管理信息化建设的过程中，需要有相关法律法规作为保障，加快法制化建设的步伐，提出较为成熟的立法建议，并配之以完善的行政规章。而目前，我国档案管理工作在这方面的工作还存在着一定的问题，主要表现为：首先，现有的档案法规的约束性较低，很多需要注意的问题并没有在法规中体现出来，法规内包含的惩戒措施力度太小，导致人们忽略其法律效力。其次，社会更新换代速度太快，档案之间的关系也在不断的发展变化，需要定期对法律法规进行修改，并及时废止不合时宜的法规。最后，在信息化法制的建设过程中，缺乏保障信息安全的法律条例，这导致档案资源的安全性无法保障，存在着安全性隐患[1]。

（三）存在信息安全问题

档案管理工作信息化建设是让档案记录在互联网上，通过多媒体电子技术实现对档案的整理、排序，档案管理工作的信息化可以实现小空间、海量存储的目标，具有方便、快速、高效的特点，但同时，这种完全依赖于网络的信息化建设也存在着信息安全的问题。比如说，档案管理工作完全依赖于网络，一旦网络出现瘫痪，或者电脑遭受病毒入侵，就会导致信息丢失、文件被毁，一些机密的档案会被黑客盗走或任意篡改等等，由此可见，档案管理信息化建设的过程中存在着信息安全问题。

（四）领导重视程度不够、员工专业素质低

无论是国家、企业、事业单位，还是高校的领导都将工作重心放在了提高经济效益上面，而忽视了档案管理工作的中心地位。在每一个单位几乎都存在着档案管理部门，但是由于单位领导的重视程度不够，从而对档案管理工作的经费投入不足，无法引进先进的档案管理信息系统，使工作人员对档案的管理工作难以开展。除此之外，领导的重视程度低，导致工作人员在进行档案管理工作时一直处于被动的状态，员工在工作中缺乏一套完整的领导体系作为引导，使他们的档案管理工作一直处在复杂以及繁琐的状况之中。

从事档案管理工作的员工缺乏专业素质、学习能力差也会阻碍信息化建设，如果单位引进先进的信息技术，他们无法快速掌握使用技巧，甚至在使用的过程中会出现错误，这会严重阻碍了档案管理工作的开展。同时，缺乏专业素质的工作人员对待工作的热情和积极性相对较差，他们对待档案管理工作的观念也相对滞后，思想上做不到与时俱进，工作人员之间缺乏对档案管理工作的经验交流、方法总结，由此可见，先进的信息化建设理念无从谈起[2]。

二、如何做好档案管理信息化建设工作

（一）建立高效率的信息管理系统

一套高效率的信息管理系统是档案管理工作的核心内容。在档案管理信息化建设的过程中，需要配置一个高效统一的数字化软件设施，在此基础之上，建立一套完整的档案管理系统，让档案管理工作的所有步骤都在网络上进行，借助多媒体电子技术的功能实现档案资源的自动转换、检索、存储、查询等过程，并将档案进行一体化管理。除此之外，完整的信息管理系统还需要借助后台数据库、数据扫描技术以及数据的压缩技术，将所有的数字信息、声音信息、视频信息存储在电子档案中，建立起规范化、信息化的电子档案。

（二）定期对档案管理的工作人员进行培训

信息化的档案管