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科技档案管理信息化应用中存在的问题和解决办法

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修敏

摘要：科技档案管理主要借助硬盘或服务器对重要或相关档案信息资料进行存档，这样人员在需要使用到相关资料时就可直接借助互联网通过计算机进行查询、调取和应用，具有较强的便捷性，且档案资料在保存过程中信息内容完整度和准确度较高，不易出现资料丢失或遗漏等问题。但目前科技档案管理信息化应用过程中还存在一些问题，如缺乏专业管理人员、信息设备落后、信息化意识不足等，于一定程度上降低了档案管理信息化水平。需要管理人员能够加强重视，结合科技档案管理实际情况对现有的管理工作进行优化，制定有效解决策略。本文就科技档案管理信息化应用作出分析，提出几点建议，以供参考。

关键词：科技档案管理;信息化应用;存在问题;有效策略

信息化的合理应用可提高科技档案管理工作的稳定性、高效性和快捷性。实现科技档案管理信息化，主要指工作人员在开展科技档案管理工作时，能够将纸质档案转变为电子档案，借助互联网、计算机对档案进行数字信息化管理。这种档案管理模式能够有效避免纸质档案管理过程中出现的档案遗失、资料缺失等情况，确保档案信息储存过程安全稳定，信息内容完整全面，且在查询和调取档案资料时也更加快捷高效。但目前科技档案管理信息化应用水平较低，需要管理人员能够正确认识到信息化应用的重要性，通过分析存在问题，结合科技档案管理实际需求对现有的管理方式进行改善优化，进一步突显科技档案管理中信息化应用的价值。

1科技档案管理信息化应用过程中存在的问题

1.1缺乏专业能力较强的档案管理人员

科技档案管理应用信息技术后管理水平得到明显提升，但想要科技档案管理工作的开展更具高效性、有序性和稳定性，还需要配备专业能力较强的档案管理人员，能够熟练操作计算机等设备，合理运用各项软件及技术。但目前科技档案管理人员专业性较差，在日常工作过程中未能得到有效培训，这种情况下就难以有效发挥信息技术及设备的价值，导致信息化应用程度不足，降低科技档案管理效率[1]。

1.2信息化管理意识不足

科技档案管理信息化可在各部门人员开展相关工作时及时为其提供相关资料数据，有利于帮助工作人员提高工作效率，为事业单位整体稳定发展提供有力帮助。但大部分管理人员缺乏信息化管理意识，难以正确认识到信息化应用的重要性，导致科技档案管理各环节工作开展不到位，准备、决策及实施等阶段存在不足之处[2]。

1.3信息设备较为落后

科技档案管理信息化应用主要借助计算机及相关软件设备，应用配置较强的计算机等设备，选取符合科技档案管理工作的软件及技术，才能根据科技档案管理工作建立对应的信息管理系统，实现信息化管理。但目前档案管理工作中所使用的信息设备较为落后，且部分软件在使用过程中通用性较差，极易出现兼容问题，于一定程度上阻碍科技档案管理工作信息化的运用和发展。

1.4档案查询及识别功能不全

档案资料类型及内容较多，很多档案资料之间存在较强的相似性，使得档案管理工作存在一定难度[3]。目前档案查询及识别功能不全，容易导致档案资料出现重复、归档混乱等问题。如若该档案资料存在二级目录，在现阶段信息化管理过程中系统难以对二级目录进行自动排序，识别水平较低。这种情况下就需要档案管理人员进行手动排序，一旦档案资料内容过多，这种手动排序方式会大幅度增加档案管理人员的工作量。

2科技档案管理信息化应用的有效策略

2.1加强人才管理，提升档案管理人员综合能力

档案管理人员的工作态度及工作能力可直接影响科技档案管理信息化应用水平，所以需要加强人才管理，提高对档案管理人员的重视度[4]。一方面积极引进优秀档案管理人才，确保科技档案管理工作过程中人员数量充足。另一方面对档案管理人员制定合理的培训计划，可聘请专业人员对其进行培训，通过理论讲解、案例分析、实践操作等方式帮助档案管理人员树立正确的管理观念，了解更多的档案管理知识，熟练掌握信息技术及设备的使用方法，不断提高自身的管理效率和信息技能操作水平。

2.2增强信息化管理意识，完善科技档案管理制度

管理人员需增强信息化管理意识，明确科技档案管理工作信息化发展的重要性，对科技档案管理现有制度进行完善优化。1）了解科技档案管理工作内容、管理要求及实际情况，并结合信息时代发展需求及事业单位发展目标对管理制度进行完善优化。2）建立档案管理责任制，将责任落实到个人，在科技档案管理工作开展過程中一旦某项环节出现问题，可直接找到对应的负责人进行处理解决，有利于提高人员责任心。3）优化考核制度及激励机制，根据档案管理人员的管理内容及实际需求建立合理的考核制度及激励机制。有效规范和约束档案管理人员的工作行为，提高档案管理人员的工作积极性，促使科技档案管理工作的开展更具实效性、高效性和有序性。

2.3创新档案管理方法，积极引进信息设备

传统的