建设工程监理文件编码及归档管理细则（试行）.pdf

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建设工程监理文件编码及归档管理细则

(试行)

为便于公司工程监理文件的整理、归档和查询，根据公司质量管

理体系文件C14《工程监理咨询项目管理文件和原始资料归档管理办

法》，特制订本细则。

一、监理文件编码要求：

（一）各生产部门负责所监理项目的文件编码管理工作，定期检

查在建项目的文件编码情况；公司承接的所有项目文件编码，必须按

照本文件中的编码方式进行编码。

文件上明确文件编号位置的在规定位置进行标注，无明确文件编

号位置的应在文件右上角进行标注。

（二）编码方式：

1、每个项目的每个文件编码为：

工程编号/类别编号/存档级别/资料编号。

2、经营计划部在下达《工程项目任务通知单》时，同时下达该

项目的“工程编号”，下发到生产部门，生产部门将此“工程编号”

作为本工程文件编码时的“工程编号”。

3、“类别编号”主要分为以下四类：

第一类为监理管理资料，类别编号为B1；

第二类为监理工作记录资料，类别编号为B2；

第三类为竣工验收资料，类别编号为B3；

第四类为其他资料，类别编号为B4。

具体文件“类别编号”见附录一。

4、“存档级别”主要分以下四级：

Ⅰ表示城建档案馆、建设单位、监理单位均需存档的一级档

案；

Ⅱ表示只在建设单位、监理单位存档的二级档案；

Ⅲ表示只在建设单位存档的三级档案；

Ⅳ表示只在监理单位存档的四级档案

具体文件“存档级别”见附录一。

5、“资料编号”主要由两部分组成，前半部分用该文件名称的汉

语简称或者表格编号来表示，后半部分由该文件的出版序号来表示。

具体文件“资料编号”见附录一。

二、监理文件归档管理要求：

（一）项目管理部负责文件归档管理,不符合编码要求、未按照

要求组卷的监理文件不得归档。

（二）监理文件归档管理程序

生产部门在接到《工程项目任务通知单》后3日内，总监理工程

师应组织项目监理部人员编制《监理文件编制清单》（参照附录二），

经部门审核，由主管领导批准后，报项目管理部备案，项目管理部在

质量监督检查中按照已经批准的《监理文件编制清单》进行检查。

在工程实施过程中，各项目监理部应按照监理文件编码要求及时

将文件进行归类，并对每一份文件进行标识，归入对应的文件盒；同

时应在电脑中做好记录，记录的内容应包括：序号、文件编码、工程

资料名称、编制单位、编制日期、经办人等，格式见附录三。

项目完成后60日内，项目监理部应按照存档级别要求进行档案

整理，经项目管理部审核后提交公司存档。

（三）监理文件组卷要求

监理资料可根据资料类别和数量多少组成一卷或多卷，监理资料

的组卷顺序可参照附录二《监理文件编制清单》的顺序进行，组卷类

别可按照监理文件编码要求中类别编号中的四种类型进行组卷。

工程监理档案封面、移交目录、审核备考表见附录四。

三、本细则由项目管理部负责解释，自发布之日起执行。

附录一：文件编码分类

附录二：监理文件编制清单

附录三：工程资料目录

附录四：工程监理档案封面

附录一：

文件编码分类

类别编号资料编号工程资料名称资料来源存档级别备注

B1GH-□□监理规划监理单位Ⅰ

B1XZ-□□监理细则监理单位Ⅰ

B1ZJ-□□监理工作总结(专监理单位Ⅰ

题、阶段、竣工)

B1YB-□□□监理月报