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新环境下档案与图书工作的比较

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论文导读：不论图书情报界还是档案界都提出了图书情报、档案一体化论题。并作为今后图书情报和档案工作的发展模式。笔者从二者的形成、作用、分类、服务方式、管理思路等多方面进行比较,探讨二者间的差别。

关键词：档案，图书，比较

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[分类号]G27

在信息、网络迅速发展的新环境下，不论图书情报界还是档案界都提出了图书情报、档案一体化论题，并作为今后图书情报和档案工作的发展模式。从古到今，档案与图书都是信息家族的重要成员之一,它们在服务方式和管理模式上既相近又相通也有区别,在漫长的历史发展过程中二者合合分分,有着扯不断的源渊。但是由于它们各自的性质、功能、作用的不同，决定了它们的服务方式和管理思路的区别。探讨清楚了它们之间的区别，对于是否能在新环境下实现图书情报、档案一体化是很有必要的。因此，笔者从二者的形成、作用、分类、服务方式、管理思路等多方面进行比较,探讨二者间的差别。

1、形成的比较

档案和图书一样具有信息的属性，都是国家信息资源的重要组成部分。但是它们的形成是有区别的。《中华人民共和国档案法》第二条规定：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构，社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”最简短的表述：“档案是有价值的历史记录”。而且对国家和社会有价值的档案是受《档案法》的保护。这一定义清清楚楚,明明白白告诉人们，档案的形成必须要满足三个条件：一、使用完毕或办理完毕的文件材料。它可以产生于国家,可以是社会团体,可以是企事业单位和个人,是组织和个人在社会实践活动过程中对其内容、过程、结果的记录,是过去人类实践活动的客观的保存；二是档案内容的是原始有价值的，不能有丝毫加工的痕迹，是信息领域中可信度最高的原始信息；三、按照规定集中并保存在固定的物质载体上。正因为档案形成的原始性和真实性,所以使档案也具备了秘密的性质,不宜全部公开利用。

图书是以传播知识为目的，用文字或其它信息符号记录于一定形式的材料之上的著作物。图书是人类社会实践的产物，是一种特定的不断发展着的知识传播工具。我们可以这样理解，图书它记述的是信息和知识,它的形成是经过人的思维活动,参杂了人的情感、理智、思想的系统化的信息,是人类思维的结晶,它是保存了人类精神财富的实实在在的物质产品,又是影响社会和人的精神产品。图书的形成是经过严密的逻辑思维后系统的知识论述,它可以分析、判断、总结、推理,对过去猜测,甚至虚构,对未来设计、幻想,对现实观察、描述。总之,图书的内容是人们对自然和社会现象进行系统认识的结果,是经过加工、提炼、总结后的观念和思想。

2、作用比较

档案是由人类社会实践活动的历史记录转化而来的。它记录了人类实践活动的原始的真实情况，是人类真实活动的真迹。科技论文，比较。分析档案的作用，主要体现在两个方面：一为凭证，一为参考。档案的凭证作用是由档案的形成过程及本质属性所决定。档案的凭证作用是直接性的。如：一份文件在形成过程中保留着作者的笔迹、声音或图像，保留着领导者的签字，保留着单位或个人的印章、签字等等都是原始的真迹，显示了它的权威性。由于这种无可替代的权威性，使档案具有了凭证作用。在现实中有的单位或个人，就是运用档案的凭证作用进行诉讼、平反、解决争端或纠纷的。档案的参考作用是间接性的。人们探索自然、社会、和人类思维活动的规律，不能离开事实。为此有的单位或个人，利用档案，以从事艺术形象的创造，或制订长远规则、年度计划等，这时，档案的主要功能，便是它的参考作用了。

图书的作用主要是记录性。古代人们在社会实践中所产生的各种信息，大都是靠图书记录下来的，如文告指示、经验教训、诗词歌赋、天文地理等等。档案是第一次文献，不能再生。但档案毕竟是物质的，它是会自行毁坏的。档案毁坏了，人们就把档案精华转录或摘录到图书上，一代一代转存下来。图书可以再生，从古到今，数千百年，无数成果，大都由图书资料记录下来。主要有表达思想,传播知识，扩展视野普及文化,宣传教育陶冶情操,提高修养等。图书表达的是完整的体系化的学说或思想,是自然科学知识、社会科学知识经过积累后的沉淀,图书也有情报功能,然其真实性淹没在浩如烟海的人造信息中,需求证,判断。因此，图书没有原始性，仅有记录性。科技论文，比较。

3、收集途径和范围比较

档案是历史记录。科技论文，比较。科技论文，比较。所谓历史记录，就是人们在各项社会实践活动中随活动的需要历史地形成的各种文件材料，如文件原稿，会议记录，实验数据等真实原件。也就是说，档案是文件材料转化而成的，而且是“有保存价值的”。档案的收集途径就单位而言，多采用各部门定期交缴的形