档案信息化建设与档案管理的几点探究.docxVIP

?

?

档案信息化建设与档案管理的几点探究

?

?

孙亚丽

摘要：档案管理工作可以反映出一个部门的工作业绩和历史绩效，是机关企事业单位工作的重点工作之一。随着社会的不断发展，电子信息技术促进了档案管理工作的革新，要做好档案管理的信息化建设，就要档案管理工作者积极主动学习新的方式方法，提高自身知识积累，也要求相关单位增设相应的硬件设备，提高信息化技术水平，形成新的档案思想和观念。

关键词：档案信息化建设；档案管理；探究

当今社会，随着信息技术的迅猛发展，档案管理的信息化建设显得尤为重要。档案管理是机关企事业单位平稳发展的必要条件，通过档案管理可以查阅历史讯息，记录历史绩效。做好档案管理工作，首先要健全档案管理制度，其次就是要做好文书、电子和声像档案的管理工作。科学标准的档案管理，能够将历史工作情况系统全面的存档与展现，让领导能够及时了解工作状况，为下一步的指导工作提醒职工在实际工作中能够有所借鉴，避供理论依据，免走弯路，为高效工作提供条件，也有利于提高社会认定单位的工作效果，为单位的长远发展奠定根基。我国处于快速发展的信息化时代，档案管理的信息化建设对推动我国经济社会快速发展具有十分重要的作用。

一、概述

（1）概念。档案信息化，就是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为公司提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。

（2）重要性。随着信息时代的到来，现代科学技术在公司经营管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子公文、各类管理系统、应用程序的数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信息化建设，成为档案工作发展的必然趋势。档案的建设及管理的信息化程度将影响着档案利用的好坏和保管时间的长短，对档案信息资源加以管理是传统档案管理的必然进步，是档案工作的发展趋势。档案管理的信息化是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。

二、现状

（1）发展缓慢。在档案信息化建设的发展中，由于设备简陋、经费不足、不够重视等多方面问题，导致部分单位信息化的管理手段较为落后，对档案的信息化建设及整体优势的发挥造成了阻碍。

（2）制度不规范。一般单位的档案室缺少专门存储档案的磁介质设备，而数字档案对于设备有很强的依赖性，这对档案信息的管理带来一定的困扰。且由于单位使用的是局域网，员工只能根据各自权限读取文件，且没有具体文件路径，往往随意存储文件，不便查阅。

（3）領导不重视。档案信息化没有直接经济效益，只有潜在的经济效益。而单位领导往往在此方面的规划上面，存在着花钱费力立档的看法，并没有考虑到长久的利益，因而对其发展不够重视。

（4）信息安全较差。信息化、网络化在带来便利的同时，也存在很大的安全问题。近年来，由于计算机病毒和黑客威胁信息安全，带来的安全损失逐年增长。除去外来侵入的安全隐患，计算机本身的防护措施如不到位，有可能会导致档案与电子文件产生冲突，造成数据库破坏，公务系统瘫痪。

（5）资源未达到共享。档案信息化建设要求很强的开放性，满足公众对于档案的多样化需求是要靠档案信息的开发共享才能完成。但当前在实际工作中，部分档案管理人员思想较为保守，对于信息化建设的认识存在偏差。许多人认为所谓档案信息化即为档案数字化，但档案的数字化只起到提高查询效率的作用，没实现信息的共享，不能提供方便档案的信息查阅服务。

三、发展趋势

档案的信息化符合现代档案管理发展的需求，随着办公自动化的出现，档案的管理方式逐渐向信息化转变，如文件的起草、催办、归档等过程的统一事项和管理都在计算机和电子通讯技术中。将办公的各步骤纳入网络管理中，使档案信息的查阅具有更高的真实性。系统性、准确性，保障了档案在共享中的完整性。这些变化预示档案信息网络化和电子化是当前档案管理工作的必然发展趋势。当前实现档案环节信息化，加速档案信息自动化的建设，提升系统的整体功能，建立健全档案信息机制迫在眉睫。

四、对策

（一）完善工作体系

档案的信息化工作体系是档案信息化建设的有力保障，起着协调推动、高效运作、监督考核的作用。在当前的状况下，应该从两方面入手：（1）理顺管理体制，完善运行机制，要建立相关的电子文件管理机制，实现电子文件的全程管理。同时加大档案部门在档案信息化建设中的统筹协调力度，从而形成以国家档案局为主导，各地的档案局为分支，各级各类专业档案馆协同统一的档案信息化建设工作体系。（2）健全法规制度，规范工作行为在档案信息化建设中要制定相应的专项规划，并积极推进规划的实施。同时要建立与完善档案信息化建设绩效评估体系，采取“以评促建”的方式推动工作的开展。要加强已有的法律法规的执行，加强档案信息化方面的监督检查