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公文写作—公文格式贵州警官职业学院副院长（副巡视员）申元初教授

公文的格式，有两个意思：一是指公文的写作模式；二是指文件的文面样式规定。这里所指的“公文格式”，是第二个意思，一般所指“公文格式”，也主要是此意思。

格式是死的，制作是活的，这里又有两个一、公文写作，要根据公文的写作目的和实质内容，决定风格和选材。二、文件文面，严格遵守国家质监局关于公文格式的规定，尽量使文件具有美感，给人以愉悦的观感。一组简报的文面表现

完整意义上的公文，实际指人们平常所谓的“文件”。因此，说“公文的格式”，就一并包括了公文文书文本（正文）及其以外的文件版式内容。具体有：秘密等级和必威体育官网网址期限、紧急程度、发文机关标识（版头）、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期。

一份完整的公文，由“文头、主文、文尾”三部分组成。但《国家行政机关公文处理办法》第十一条明确规定：公文中各组成部分的标识规则，参照（国家质量技术监督局1999-12-27）《国家行政机关公文格式》国家标准执行。按照《格式》的称谓，三个部分应分别叫“眉首、主体、版记”。

“红头文件”首页上的红线，叫“反线”（教材称“间隔线”）。反线以上部分内容，就是眉首（文头）部分。包括秘密等级和必威体育官网网址期限、紧急程度、发文机关标识（教材称“文件名称）、发文字号、签发人等内容，“绝密”、“机密”级公文还应当（一）份数序号左上角，分发时按号登记清楚。（二）密级右上角，如有时限，用★隔开。用3号黑体（三）紧急程度排于密级之下。用3号黑体（四）版头25mm

1．机关代字：黔警院；年号：〔2003〕；序号：3号。完整文号：黔警院〔2003〕3号；（2）文种代字：黔警院通字〔2003〕3号；（意为：贵州警官职业学院2003年第3号通报）部门一般只能是办公厅（室）才能行文，军警系统政治部可以行文。

80mm

为提高学生军事化管理意识和集体意识，增强纪律性，经我校慎重研究，拟定于×月××日在我校运动场举行阅兵式，……（略）附件：1．阅兵计划2．运动场改建方案抄送：省政法委、省教育厅。

（1）单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2ｍｍ～4ｍｍ，端正、居中下压成文时间。当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。（2）联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间。印章加盖方式相同，以保证印章排列整齐。两印章之间互不相交或相切，相距不超过3ｍｍ。（3）当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下，右空2字标识成文时间。（4）特殊情况：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（1）二00三年二月五日（2）二00三年二月五日二00三年二月五日

贵州警官职业学院文件黔警院发〔2003〕3号院属各单位：为提高学生军事化管理意识和集体意识，2628mm增强纪律性，经我院慎重研究，拟定于×月×mm×日在我院运动场举行阅兵式，……（略）附：阅兵计划?标题2号宋体?正文3号仿宋主题词：管理思想教育阅兵式通知抄送：省委，省政府，省委政法委，省公安厅，省教育厅。贵州警官学院办公室200×年×月××日印发—1—

版心下边缘到页边：35；版心右边缘到页边：26；版心上边缘到版头：25ｍｍ；文号：版头下空2行；反线：字号下4ｍｍ；标题：反线下空2行（标准行：3号字＋7/8×3号字）；日期：右空4字。页码：版心下一行，左右各置一一字线，右（左）空1字。（三）各种字号：秘密等级和必威体育官网网址期限：3号黑体；紧急程度：3号黑体；发文字号：3号仿宋；签发人：“签发人”三字用3号仿宋，签名用3号楷体；公文标题：2号宋体；公文正文：3号仿宋（包括主送机关、附件名）；主题词：“主题词”三字用3号黑体，词目用3号宋体；页码：4号阿拉伯数码。

标题要求：准确简要概括公文主要内容。标题形式有四种：1．发文机关＋事由＋文种（完整标题）：贵州警官职业学院关于举行阅兵式的通知2．事由＋文种：版头本身就有发文机关标识，可以省略发文机关于举行阅兵式的通知3．发文机关＋文种：公告性、权威性公文，可以省略事由：1．贵州警官职业学院通知2．中华人民共和国主席令4．仅用文种：主要是公告性的公文，泛行文：通知标题的排列居中，字数较多需要转行时，要注意