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【项目管理知识】项目组合管理方略--第1页

项目组合管理方略

许多公司尚不清楚资源情况就试图开展IT项目,这就如同不清楚有多少钱就

想买汽车一样。而PPM(ProjectPortfolioManagement,项目组合管理)可帮助管理

者分析清楚形势,优化项目执行。

利用PPM加强治理

弗吉尼亚州设备生产商HamiltonBeachBrands的信息服务部门高级主管

JerryHodge原以为他那小小的IT部门只有约20个项目,但其实却有60个项目。

ShawnJohnson是跻身于《财富》500强的金融服务公司信安金融集团

(PrincipalFinancialGroup)的项目组合主管助理,他记得有一次三名项目经理出席规

划会议时,三个人准备的项目规划居然都要求在同一时间获得同一资源。当然,终

结果就是,这些项目一开始就注定失败,因为没有足够的可用资源。

这时PPM登场了。PPM是项目组合管理,目的在于根据所有拟订的项目来衡

量可用资源,比如时间和资金,并且运用一致的方法让资源与业务目标相一致。

弗雷斯特研究公司跟踪分析PPM的高级分析师LewisCardin说:项目组合管“

理让公司可以比较所有的投资机会,确定哪些投资机会给战略目标带来的积极影

响。这么做对业务主管而言正中下怀,因为这些战略目标正是考核他们业绩的标

准。”

应用PPM并非易事,但却日益重要。Cardin指出,目前的IT预算中几乎20%

用于项目开发。同时,只有约30%的公司实施了项目组合管理,不过70%左右的公

司称设有项目管理办公室来监管项目。

Cardin说:“PPM在公司中的采用率相当高。我们关注了PPM市场的主要厂

商,它们的收入增长当中25%、30%或80%来自公司客户和许可费。”

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PPM的三条腿

虽然PPM涉及到许多复杂软件,但软件只是它的一部分,其他部分更为重

要。

Hodg说:“PPM有三条腿,那就是人、流程和工具。”他领导的30人IT小组使

用InnotasOn-DemandPPM这款SaaS产品。

首先是业务流程。信安金融集团的Johnson预测:“要是没有明确的流程,会很

麻烦。”他所在的集团使用Primavera的PPM工具,管理着大约1000个项目管理

用户及5700名员工;这些员工使用的是Primavera工作时间记录单,这是项目管理

工作的一部分。

弗雷斯特研究公司发现,导致PPM失败的常见原因之一就是,还没有落实业

务流程,就试图建立PPM。

USTGlobal这家IT和商业处理服务公司的CIOTonyVelleca也认为:“必须了解

业务流程和业务问题。”USTGlobal让开展600多个项目的约5000个用户使用

Innotas。他特别指出,对流程的这种关注还必须贯彻到培训方面。“我们的首期培

训可能过于偏重技术。后来改变介绍PPM的方式就越来越吸引人了。”

选择PPM工具前,就要开始做流程方面的工作。Hodge说:“我顺带做这块工

作,所以我可能把六个月当中的大部分时间用于落实流程,让我的团队能有表现。

我在引入工具前,需要从人这方面入手。还要确保落实了所需的流程,我要对从事

项目管理的人员进行培训。”

人对整个PPM过程很重要。PPM离不开信息,员工必须提供信息,而且所提

供的信息的详细程度常常大大超过以往。PPM所需的工作量通常大于原有的工

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作方式,所以会遇到阻力。Cardin说:“公司引入了一些严格规定和流程,要是相关

的人不理解这对他们有什么好处,就会出现阻力。”

Hodge说:“不但要管理项目,还要对公司文化进行重大改变。”因而,只有当

PPM得到公司上下一致接受时,流程才能顺畅起来。这意味着既要得到上层的大

力支持,又要步调一致地向员工宣传PPM的价值。

要考虑的另一个重要方面就是PPM经理本身。Cardin说:“项目管理办公室

的成败取