对大数据时代企业档案工作的思考.docx

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对大数据时代企业档案工作的思考

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秦利

摘要：本文认为：要用大数据思想理念认识企业档案工作，要有大数据的思维方式，要有大数据就是档案的理念，要认识到档案数字化不等于大数据。对于大数据时代企业档案工作的思路：一是创新企业档案工作体制，探索企业档案管理新模式；二是扩大档案管理对象，建设大数据综合数字档案室；三是拓宽档案编研和开发渠道，主动提供档案利用服务。

关键词：大数据；企业档案工作

“大数据”作为一种技术方法、一种思想理念得到了越来越多的重视和应用，深刻地影响社会各行各业的方方面面。档案信息是数据的重要组成部分，因而企业档案工作也必将深深地受到其影响。

1确立大数据的思想理念

1.1用大数据思想理念认识企业档案工作。大数据时代企业档案工作出现了一些新的特点。首先，用大数据理念建设企业档案工作。大数据时代企业的数据量表现出前所未有的“巨大”，但是，许多企业档案工作并没有跟上时代的步伐，依然沿用传统的理念管理企业档案，这与大数据时代企业发展很不相适应。因此，应当用大数据理念建设企业档案工作，用大数据技术建设企业综合档案室，用大数据技术收集管理档案，用大数据技术开发利用档案。其次，企业档案的数据是巨大的、类型繁多复杂。要认识到大数据时代企業档案的数据量是巨大的，企业发展的方方面面都有可能被计算机、网络、新媒体等各样的方式所记录、存储及传播。企业每时每刻都在产生与制造海量的信息。企业档案数据的类型也更加繁琐、复杂，可分为文本、图像、图形、影像、声音、超媒体链接等等不同的数据类型。最后，大数据技术为企业档案的开发利用提供了便利。企业档案的开发利用一直是企业档案工作的薄弱环节，大数据技术为企业档案的编研工作提供了便利条件，而数据挖掘又为企业档案的编研和开发拓宽了渠道，也为企业档案信息的共享利用提供了平台。

1.2要有大数据的思维方式。要做好大数据时代的企业档案工作，适应大数据的环境，就应当有与之相适应的思维方式。首先，要有信息化思维。“信息化思维，就是在一切档案工作中用信息化视角认识事物、用信息化方法分析矛盾、用信息化手段处理难题。”[1]思维方式决定人们的行为方式。具备了信息化思维，就可以更好地在企业档案工作中推进档案信息化对传统档案实体管理、档案信息开发利用的改变，更加主动接受信息化带来的新技术、提出的新要求，运用大数据技术来提高档案工作的质量和效率。其次，要有技术性思维。“大数据”是现代信息技术条件下的产物，它是依托信息技术、依赖技术人员、依靠技术进步生存发展的。因此，要用技术性思维来考虑实现花最少的钱，买最适用的技术设备、发挥技术设备的最大功能、取得技术设备的最好效[本文来自于Www.zZ-new.Com]益。

1.3要有大数据就是档案的理念。大数据并不是像有一些档案界学者认为的那样与档案毫无关系可言，而是有着密切的关系。“在信息化时代，记录即是档案，数字化的记录一旦生成便变成了不可删改的档案。”[2]而“大数据产生的主体是人，这些数据是对人类生活和客观世界的测量和记录，涵盖了人们生活的各个方面，它不仅是人们发表的随身小记录，更是整个大社会的记忆库”。[3]大数据与档案都属于信息，也都是社会记忆，“在大数据环境下，一切数据和记录都将成为档案”，[4]因此，大数据就是档案，或者说，档案是大数据的一部分。有了大数据是档案的理念，对于做好大数据时代的企业档案工作有着重要的意义。

1.4要认识到档案数字化不等于大数据。档案数字化在一个时期以来都是档案工作信息化的重点工作，因而，“有同志乐观地将档案数字化与‘大数据等同起来，似乎只要实现了馆藏档案数字化，档案工作就进入了‘大数据时代”。[5]显然，这种认识是不正确的。纸质档案数字化虽然与大数据有着密切的关系，但是不能等同于大数据。在大数据环境下，不仅要做好纸质档案数字化，也要收集原生电子文件，更要收集各个业务部门通过业务系统产生的业务档案数据，这样才能在数量上向大数据靠拢，还有运用大数据技术做好档案的编研、开发利用等等。大数据要比档案数字化的内涵丰富得多。

2大数据时代企业档案工作的思路

2.1创新企业档案工作体制，探索企业档案管理新模式。一是完善企业档案工作体制机制，明确[本文来自于wWw.zz-news.COm]企业档案部门为档案信息建设的主要职能部门，建立档案部门和信息化部门以及各个生产、业务部门的联合工作机制，明确各自的职责，加强统筹规划和协调配合。二是健全企业档案工作规章制度和标准规范，制定本企业电子文件、数据处理办法，推进数据标准化应用，明确各类电子文件、数据的归档范围、构成要求及保管条件等，并确保档案数据的长期可读及有效。三是推进大数据综合数字档案室建设，实现与行政管理、生