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员工培训档案管理制度3篇

员工培训档案管理制度1

第一章总则

第一条为加强和规范员工档案管理，根据《中华人民共和国档案

法》和劳动部发《企业职工档案管理工作规定》，结合公司工作实际，特

制定本办法。

第二条员工档案建立范围

凡被公司招聘并录用的人员，均应同时拥有个人社会档案和公司员工

内部档案包括电子档案、文本档案各一套。

第二章员工档案种类及运用

第三条个人社会档案：本公司员工的个人社会档案原则上要求均在

西安市各人才中心托管，并随员工工作关系予以转接。

第四条员工内部档案：公司员工内部档案作为个人社会档案的补

充，统一在公司存档由行政人事部管理，以方便行政人事部工作需求，并

按年度视情移交归存到个人社会档案。

第五条公司员工内部档案收集的内容：

1、《员工应聘登记表》、《员工入职登记表》、身份证及户口本(或暂住

证)复印件、最高学历证书和职称证书及职业资格证书复印件。以及其他

有关员工职业、技能信息的相关证书、文件复印件。

2、《劳动合同》、《员工转正申请表》、职务任免文件、公司内部调

令、社会保险转移缴纳证明、年度绩效考核表、工伤事故处理记录、退

休、解除劳动合同证明书及其他相关离职手续文件等材料

3、《培训合同》、培训结业证书、奖惩文件或记录等其他资料。

4、参加**、共青团及*的材料以及其他可供组织参考的材料。

第三章员工档案收集程序和归档标准

第六条收集办法：

1、个人社会档案：个人社会档案托管在西安市各人才交流中心的公

司的员工，提出归档申请，由行政人事部统一向申请人档案所在人才交流

中心移交员工内部档案信息，以形成员工社会档案的有效积累。移交社会

档案的材料须加盖公章，并在公司员工内部档案中留存备查。

2、员工内部档案：公司新入职员工一律由行政人事部负责形成公司

内部档案。凡本文所列应归档的各类资料，在职能部门内形成材料后的一

周内按要求将材料送交行政人事部归档。

第七条归档标准：

1、归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真

实，文字清楚，对象明确，有承办单位盖章或个人签字、有形成时间的日

期。

2、一般要求用原件存档。如用复印件存档的，须加盖行政人事部门

专用章后方可入档。

第四章员工档案的借阅

第八条员工档案除总经理和副总经理、行政人事部经理及主管人事

的主管外，其余人员不得擅自查阅。如确因工作需要查阅和借用公司员工

档案，须填写《档案查阅审批表》，报公司领导审批。

第九条有关国家机关及相关单位人员若需查阅员工档案，应持单位

介绍信和本人工作证并填写《档案查阅审批表》，由公司领导签字审批后

方予查阅。

第十条员工档案原则不予外借，如必须借出使用时，须严格履行登

记审批手续。

第十一条查阅档案者必须严格遵守必威体育官网网址制度和阅档规定，严禁在档

案卷宗中涂改、圈划或抽取撤换档案材料，不得泄露或擅自扩散档案内

容，违者按有关规定追究当事人责任。

第五章档案的转接

第十二条员工社会档案的转接由本人按照相关机构的规定自行办

理，原则要求社会档案随劳动关系一并转移。

第十三条员工调动或离职，其内部档案内需要移存至社会档案的资

料由行政人事部负责移存。

第六章员工档案的存档期限及销毁要求

第十四条对于正常离职且离职手续齐备的员工内部档案，在公司保

存5年(一般员工)—10年(中高层管理人员)后酌情销毁。

第十五条对非正常离职或离职手续不齐全的员工内部档案，原则上

永久留存，未经公司领导批准不得销毁。

第十六条员工档案编号管理，档案编号为八位数且具有唯一性，其

中档案编号前四位数字为入职员工序号，包括前两位公司部门编号和后两

位员工编号。档案编号后四位数字表示员工入职的年份和月份。员工档案

编号与员工工卡、餐卡、考勤卡以及未来公司增设的各项与员工信息有关

的物品保持一致性，以便检索。

第十七条员工档案的销毁由行政人事部门负责，在办理档案销毁审

批手续后按照国家相关规定安排专人到专业销毁场所进行销毁。未经鉴定

和未经批准，任何人不得擅自销毁员工档案。对故意损坏或擅自销毁者，

应视情节给予惩处。

第七章员工档案管理人员的职责

1、忠于职守，严格执行档案法规及企业相关制度，维护员工档案的

真实性。

2、