信息化背景下地勘档案管理改革初探.docx

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信息化背景下地勘档案管理改革初探

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吴军

摘要：随着信息时代的来临，地勘单位逐渐的引用了信息技术和网络技术，档案管理作为其重要的工作内容，必须要积极的应用信息技术，不仅能够保障档案资料的安全和准确性，还能够提高档案资料的利用效率，进一步促进地勘单位的发展，从根本上促进我国社会的可持续性发展。

关键词：信息化；地勘单位；档案管理；

一、地勘单位档案管理中应用信息技术的优势

首先信息技术应用在地勘单位档案管理中，有效的改变了传统档案管理工作模式，提高了工作效率。信息技术的应用之下，地勘单位的档案管理工作已经实现了信息处理与共享的同步进行，这是传统档案管理模式所不具备的优势。其次在信息技术的辅助之下，地勘单位档案管理已经实现了集中统一管理的工作模式。最后，档案分类是档案管理的基础，如果能够利用计算机来进行档案分类，就能够满足不同的管理目标，以保证档案管理工作能够及时、有效的展开。经过实践，在档案分类中应用信息技术能够根本上提高相关人员的工作效率[1]。在这个过程中，地勘单位的档案管理人员必须对信息管理系统进行严格的控制，借此来实现信息的共享机制，来提高档案信息的利用率。

二、信息化背景下地勘单位档案管理工作的特点

1、地勘单位档案管理的载体发生了变化

应用信息技术来完成地勘单位档案管理相较于传统地勘单位档案管理模式存在很大的差异性。应用信息技术之后，档案中的内容大都会被转化为数字信息，之后再借助于信息技术、网络技术以及相关的硬件设施对其进行保存。通过以上过程实现的档案信息虚拟化存储，在保证信息安全性的基础之上，提高了档案信息在单位内部的流通速度[2]。当然要保证数字化档案资料的安全还需要不断研发相应的安保机制，在享受信息化给地勘单位档案管理带来的便利的同时，也应该认识到其潜在的威胁。传统地勘单位档案管理模式针对的大都是实物的档案资料，其存储内容的数量以及质量往往会受到载体可承受能力的影响。再者此种模式之下，为了保证档案信息的安全性单位主体往往需要设置专门的场地来存放这类实物资料，必然会占据过多的空间。对很多地勘单位来说，这必然要投入额外的资金来保证这部分工作能够保质保量的完成。综上应用信息技术之后，地勘单位的档案管理的载体发生了变化，这一变化将引导地勘档案管理向着更加科学的方向发展。

2、地勘单位档案管理的分类方式发生了变化

传统地勘单位档案管理模式，在实际的工作中为了降低后期工作的难度，会将档案分为文书档案、人事档案以及基建档案这三类。而随着信息技术在地勘档案管理中的应用，传统的分类方式已经被打破。根据信息技术管理模块的功能以及具体流程为参考的档案分类标准以及被实际应用到了地勘单位档案管理之中，基于以上现状地勘单位应该根据自身的实际情况合理选择分类方式，从而实现档案的分类管理，以提高工作效率。

三、如何在地勘单位档案管理中应用信息技术

1、充分认识到信息技术的重要性

要保证信息技术能够在地勘单位档案管理中发挥出应有的作用，相关工作人员就应该充分认识到信息技术的重要性。近年来，地勘单位档案管理的工作难度一直处于上升的趋势，为了单位内的相关领导必须要提高档案管理的工作地位。在此基础上恰当的引进信息技术，真正的解决档案管理中存在的问题，要正视信息技术在解决档案管理问题方面的作用。但眼下相关岗位上的负责人并没有具备相应的认识，他们片面的认为档案管理不会影响到单位的实际经营状况，他们要想的只是能够让这部分工作安于现状。对信息技术在档案管理中的应用也存在很大的误区，因此为了让信息技术在档案管理中发挥出其理想的作用，必须要通过必要的手段改变员工对信息技术的认识，如此就能够为深入推进信息技术在档案管理中的应用、提高档案管理工作效率打下一个坚实的基础[3]。

2、对地勘单位档案管理工作做好统筹

信息技术在地勘单位档案管理中的应用虽说不断丰富了档案管理的工作内容，但档案管理的信息量相比较过去却有了井喷式的增长，故而一定要做好档案管理的统筹。再者档案管理本身就具备系统性以及复杂性的特质，加之信息技术对其带来的影响，所以只有做好统筹规划，才能够提高档案管理的实际效率。比如对单位内部的馆藏定期进行分类排查，就能够有效的提高日常档案管理的效率。在这个过程中要善于运用信息技术来提高工作效率，还应该保证档案资料的真实性以及原始性，尤其要重视特殊资料的整理以及保管。

3、稳步推进数字化地勘单位档案管理的实现

数字化地勘单位档案管理是信息技术应用在地勘单位档案管理工作中的重要体现，全面推进数字化档案管理也能够更好的解决地勘单位档案管理工作所面临的难题。实际工作中應该坚持有效性以及高效性的原则来推进数字化档案管理的实现，借此来突出档案管理的工作价值提高其利用效率。在现有的基础上，加大数字化档案管理信息系统的研发力度，对各类涉密计算机以及U盘等