气候可行性论证规范 档案业务建设.docxVIP

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气候可行性论证规范档案业务建设

1范围

本标准规定了从事气候可行性论证档案业务建设的术语、定义、原则、设施设备规范、岗位及人员职责、管理规则及信息化规范。

本标准适用于编制气候可行性论证的档案业务建设工作。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其必威体育精装版版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T18894-2016电子文件归档与电子档案管理规范DA/T28-2018建设项目档案管理规范

3术语和定义

本文件没有需要界定的术语和定义。

4工作职责

4.1气候可行性论证档案业务主管部门是对气候可行性论证档案建设工作具有管理职能的部门，其主要职能是对档案收集、整理和立卷工作进行指导和监督，明确业务经办部门，并定期对其档案管理岗位人员进行培训和考核。

4.2气候可行性论证档案业务经办部门是具体从事气候可行性论证工作的相关部门，应设置相应档案管理岗位，配备具有一定档案业务能力的管理人员。业务经办部门应对本单位形成的气候可行性论证业务材料做好收集、整理、立卷、保管、鉴定、销毁、统计、利用和移交等工作，建立相应的管理制度，保证业务档案完整、准确、系统、规范和安全。

4.3业务档案应由业务主管部门或业务经办部门集中保存，并对气候可行性论证业务档案的记录信息负有必威体育官网网址责任。

5业务档案建设规则

5.1收集

5.1.1范围

气候可行性论证档案业务经办部门应根据国家和自治区气候可行性论证管理相关规定，编制符合气候可行性论证工作的业务档案分类方案，明确归档材料的收集范围。

归档材料收集范围见附录A。

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5.1.2基本要求

5.1.2.1气候可行性论证档案业务经办部门应定期收集归档的业务材料，按照业务档案分类方案结合办结时间进行收集。

5.1.2.2收集业务材料时，应按照“气候可行性论证报告、项目合同书优先、项目技术报告为主、专家组验收意见等辅助材料次之”的原则排列。项目技术报告应与项目合同书要求的内容与顺序保持一致。

5.1.2.3业务材料的字迹、印章和日期应完整、清洁、准确且无故意篡改涂改。

5.1.2.4气候可行性论证档案业务经办部门档案管理岗位人员应对收集的业务材料进行检验，经检验合格后与经办部门或经办人办理交接手续，做到材料齐全、规范，符合归档要求。

5.1.2.5气候可行性论证档案业务经办部门应将具有长期保存价值的业务材料按照《纸质档案数字化规范》DA/T31-2017的规定进行数字化处理。

5.2整理

5.2.1气候可行性论证档案业务经办部门档案管理岗位人员应按照业务档案分类方案对收集的业务材料进行整理。

5.2.2归档业务材料使用的载体应符合档案保管及保护的要求。

5.2.3纸质业务材料宜采用国际标准A4幅面，表头方向应向上或向左。

5.2.4业务材料应剔除影响档案保管保护的附着物。

5.2.5有条件的气候可行性论证档案业务经办部门宜对业务材料采取消毒措施。5.3立卷

5.3.1组卷

5.3.1.1经收集整理的业务材料应及时组卷，视情况可按照月、季或年度组卷，不应跨年组卷。业务材料以办结日期确定形成时间。

5.3.1.2案卷内材料应按照案卷封面、卷内文件目录、业务材料、卷内备考表的顺序依次排列。

5.3.2编号

5.3.2.1业务档案的案卷档号包括：年度、保管期限代码、档案类别代码、案卷类别代码和案卷号。

5.3.2.2业务档案的文件档号包括：年度、保管期限代码、档案类别代码、案卷类别代码、案卷号和件号。

5.3.2.3档号编制要求

——载体类别：用英文字母“Y”表示。

——年度：以4位阿拉伯数字表示，指验收完成时间。

——保管期限代码和业务类别代码：见附录A，参照中国气象局第18号令《气候可行性论证管理办法》编制。

——案卷号：3位阿拉伯数字，以年度为更新周期。

5.3.2.4业务档案的文件档号结构如下：

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5.3.2.5案卷内业务材料应编制页码，以阿拉伯数字表示。页码位置在业务材料右上角20mm×20mm处，背面有正文的位置在左上角相同位置。

5.3.2.6案卷内以“件”为单位组卷，在卷内文件目录应明确序号、文件题名、起止时间、档号、总页数及备注。

5.3.2.7档案归档应使用归档章，归档章应明确全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、室件编号及馆件编号。

5.3.3编目

5.3.3.1业务档案目录应包括机读目录