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国力集团

国力集团办公室

3/10/2024

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w什么是档案？

w企业档案是企业在各项活动中形成的全部档

案的总和。

w具体是指企业在日常工作中从事企业管理、生产、

经营、销售、经济核算及科学研究等活动中直接

形成有保存价值的真实记录。主要包括文字、图

表、音像等。

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w企业档案管理基本流程

w

企业档案管理流程

1、三列入四参加四同时

2、归档制度

w

收集

整理

保管

鉴定

统计

利用

w

w

w

w

w

1、分类方案（四合一制度）

2、各类档案整理标准

3、档号的编制和档案排列

库房管理.内容和载体安全

价值判定和存毁鉴定

w

登记和统计分析

w

w

w

1、检索工具

2、利用的方式3、编研

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w企业档案的档案管理体系

w

企业综合管理部门

企业档案（室）

w

w综

w合

w部

w门

财

务

部

门

供

应

销

售

质

基

建

设

备

生

产

部

门

量

技

术

兼职档案人员

w

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w企业档案工作的“三列入、四参加、四同时”

w档案工作三列入：

w1、列入单位年度计划和议事日程

w2、列入单位年度经费计划

w3、列入有关人员的岗位责任制

w档案部门四参加：

w1、参加产品/业务定型会

w2、参加行业/科研课题研究会

w3、参加设备开箱验收会

w4、参加基建工程竣工验收会

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w四同时：

w1、下达计划任务同时提出文件材料的归档

要求；

w2、检查计划进度同时检查文件材料形成情

况；

w3、评审鉴定成果同时验收档案材料的完整、

准确、系统情况；

w4、上报登记和评审奖励科技成果以及科技

人员提职考核，档案部门同时出具专题归档情况

证明。

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·归档制度（这是收集和整理工作的基础）

归档制度的内容包括归档要求、归档范围、归

档时间、归档份数、和归档手续五个部分。

w归档要求：

一是归档工作由相应文件形成的部门承担；

二是归档的文件材料有利于长久保存；

三是归档的文件材料必须完整、准确、系统，

并有有关负责人签字；

四是档案人员有责任监督、指导有关人员做

好文件材料的归档工作。

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w归档范围：凡是直接记述和反映本单位生产、经

营、管理活动的，具有现实和长远保存价值的文

件材料都应该列入归档范围。

w归档时间：归档时间一般有以下几种：

1、在一项活动结束后归档；

2、按阶段归档；

3、按子项归档；

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4、按年度归档；文书文件材料一般在第二年的

3－6月份归档。部分专业科技档案也按年度归档。

5、随时归档。声像、实物、电子档案等。

w归档份数：

一般视情况确定归档份数，对那些重要的、利

用比较频繁的文件应适当多归档几份，要考虑对原

件的保护，应多归档几套副本。还要考虑上报和专

业档案馆的需要，以及有关部门存档的需要。

因此，确定归档份数时，不能作出笼统的规定，

而应从具体的情况和具体的需要来确定归档份数。

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归档注意事项

归档手续：检查档案质量、数量和备考表的填写，除接收档案

外，还要同时接收立卷说明（包括立卷时间、组织、整理的内

容、方法及有关情况说明）和相应的目录，填写档案交接记录。

企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专

业知识和业务能力。

w企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档

案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。

归档保存

w归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能

。

3

/10

/202

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耐久保存。文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的

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文件材料的收集管理

w坚持部门收集、管理文件材料制度。各

部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本

部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变

动应及时通知档案室。

w凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打

印的正件与附件、批复请示、转发文件含被

转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

w一项工作由几个部门参与办理，在工作活

动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。

会议文件由会议主办部门收集归卷。

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各部门专(兼)职文书的职责

w1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的

归档范围，收集管理本部门的文件材料。

w2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材

料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材

料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。

w3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，

做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

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文件材料的整理步骤

装订、盒

编目

盖