高教社2024沟通礼仪与审美教学课件第三章第一节.pptx

第一节

书面沟通技巧

张晓晗

书面沟通的基本准则

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书面沟通的基本准则（“7C”准则）

确保包含何人、何时、何地、何事等所有关键信息，让接收者能全面理解。

完整

使用简洁直接的语言，避免模糊不清的措辞，让读者能快速理解。

清晰

仔细检查标点、语法和句子结构，确保信息传递无误。

准确

以最精简的文字传达核心信息，避免冗长和不必要的细节。

简洁

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书面沟通的基本准则（“7C”准则）

礼貌

具体

提供具体的操作步骤或期望结果，让执行者能准确执行。

始终保持尊重和礼貌，及时回复对方的消息，展现良好沟通态度。

体谅

站在对方的角度考虑问题，提出考虑周全的建议，增进双方共识。

书面沟通的种类

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书面沟通的种类

包括求职信、简历等，旨在自我推荐，展示个人能力与经历，以获取工作机会。

介绍型书面沟通

涵盖通知、报告等，用于传递信息、更新知识，确保接收者了解必威体育精装版情况。

通知型书面沟通

包括提案、广告，旨在影响读者观点，促使采取特定行动，达成共识或交易。

说服型书面沟通

书面沟通的种类

涉及规划、方案，用于指导他人执行任务，提出具体步骤和建议，实现目标。

指导建议型书面沟通

包括合同、协议书，明确双方权利义务，规范行为，确保合作顺利进行。

协议型书面沟通

如工作总结、会议记录，记录事件、进程，便于回顾、总结经验，保持信息准确。

记录型书面沟通

书面沟通的常用格式

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书面沟通的常用格式

王传福是比亚迪创始人，他在电动汽车和新能源汽车领域扮演关键推动者角色。

01事态描述

会议推迟复杂性源于每个人行程紧张，主持人中旬需出差。

02复杂性

在复杂情况下，解决方案是明确解决步骤。例如，当会议因时间冲突推迟时，应询问每个人空闲时间，以确定新的两个小时的会议时间，并通过邮件通知。

03解决方案

书面沟通的常用格式

行动

礼貌用语

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明确告知对方具体行动：希望他们做什么，何时做，例如：“请于明天（星期四）下班前将文件发至我邮箱。”

05

保证书面沟通的礼貌，多使用“非常感谢”“致以最美好的祝愿”“不胜感激”等表达，让语气更友好。

书面沟通的注意事项

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书面沟通的注意事项

了解读者的年龄、职业、兴趣等信息，能帮助你选择合适的语气、词汇和写作风格，从而更有效地进行书面沟通。

知道你的受众

在写作时，要尽量避免冗长的句子和复杂的词汇，要让你的信息易于理解和消化。

简明扼要

通过特殊格式，如大标题、粗体、斜体或下划线，能突出强调关键信息，引导读者注意。

重点突出

书面沟通的注意事项

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避免错别字和语法错误

错别字和语法错误影响专业形象，务必仔细校对。

05

格式正确

选择适合你的文档格式，并确保使用正确的排版、标点和格式。这将有助于使你的文档更加专业和易于阅读。

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给予积极回应

及时反馈，构建良好关系：接收到书面沟通后，积极回应能提升交流质量。

张晓晗

谢谢