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会务服务管理制度

为加强会务服务人员管理，做好会务工作，提高会服务质量，做到周密、严

谨、科学、高效、务实、节约，使会务工作科学化、规范化、制度化，特制定会

务服务工作制度如下：

一、会务职责

1、承担各类会议的会务工作；

2、承担领导临时交办的工作。

二、会务安排

会务工作由常务副总负责具体安排，总经理负责督查。

三、办会程序

确认承办会议工作后，应及时成立会务组，明确分工，一般划分为“文秘信

息组，后勤保障组，车辆运输组”各小组工作职责如下：

(一)文秘信息组工作细则(1)会前准备工作

1、文秘信息组应明确主办单位，会议名称、内容、召开时间、地点、参会人

员范围和人数。

2、及时编制有关会议的各类时间安排表及会议文件。

3、及时编制会务服务预算表。

4、及时预定酒店，编制宾客入住计划，配合后勤保障组妥善安排宾客入住。

5、提前将相关信息告知其他小组负责人，以方便其他小组配合跟进、开展工

作。

6、明确全部会务物资清单，明确各物资摆放位置，准备好u盘、文具、医药

箱等全部会务物资。

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7、文秘信息组主负责布置会场，具体包括。设置主席台领导座次；设置发言

席；调试会场的话筒、音响、录音、录像、投影等设备；根据会议需要，设置笔

记本电脑插座，保证信息通道畅通。

8、文秘信息组检查会场照明、通风、录音、空调等设施是否正常运行，发现

异常及时报告。

9、邀请会议主办部门领导检查会前准备情况，查漏补缺。

(2)会中服务工作

1、文秘信息组应提前____分钟到达会场，做好各项准备工作。

2、协助后勤保障组维持会场秩序。配合后勤保障组进行茶水服务。

3、文秘信息组应好会议记录，包括拍照、录音、录像等。

(3)会后整理工作

1、文秘信息组做好各类数据，收集、整理、存档，做好每次会务工作总结。

2、清点、回收会务物资、协助后勤保障组清理会场。

(二)后勤保障组(1)会前准备工作

1、协助文秘信息组布置会场。

2、协助文秘信息组准备配齐全部会务物资。

2、摆放会议桌椅，根据会议承办单位要求，合理划分会场区域，摆放适量花

卉。

3、负责茶杯摆放整齐、规范，茶水准备充分。

4、负责统筹安排各项餐饮工作，为参会人员提供优质的餐饮服务。

5、需负责安排礼仪人员到机场、车站迎接参会人员，做好向导工作。

6、需负责安排礼仪人员引导客人入住酒店。

(2)会中服务工作

1、后勤保障组相关人员应提前____分钟到达会场，做好各项准备工作。

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2、负责维持会场秩序，茶水服务原则上____分钟一次，进行茶水服务时应步

伐轻盈，面带微笑，操作规范。

(3)会后整理工作

1、清理会场，收拾茶杯、座牌，检查是否有参会人员遗落的物品，并及时上

交主办部门领导或商务公司综合部。

2、配合文秘信息组，清点、回收全部会务物资，

2、清洗茶杯，要求无污垢，无印记，并进行消毒。

3、清扫会场(大会议室通知并保洁人员清扫)，关闭空调，关好门窗。

(三)车辆运输组(1)会前准备工作

1、负责安排车辆，运输全部会务物资及工作人员到达指定会场，以便其他小

组开展工作。

2、负责根据文秘信息组提供的安排表，调配车辆，派遣司机接送参会人员到

指定酒店。

3、负责提前检查好车辆安全情况，做好车辆清洁工作，车上配备矿泉水、雨

伞、纸巾。

4、提前熟悉会务相关往返路线。

(2)会中服务工作

1、机动待命，做好临时紧急用车准备。

(3)会后整理工作

1、协助其他小组撤回全部会务物资。

2、根据文秘信息组提供信息，在客人返程时，将客人及时送达机场、车站。

四、会务服务人员基本行为准则

1、会务服务期间全部会务服务人员应着正式工作服，女士可画淡妆，仪表整

洁、举止端庄、精神饱满。