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政府机关物业管理档案管理服务方案

第一节档案的建立与管理模式

(一)物业管理档案

物业管理档案是指物业管理单位在物业管理活动中收集和产生的，为物业管理工作提供依据和参考的，各种应予归档保存的文字、图形、实物等文件材料。

1．物业管理档案的内容

物业管理档案管理内容包括建筑物档案、客户档案、管理工作档案。

①建筑物档案：包括建筑物原始档案材料、维护、改造施工记录材料；如竣工验收资料，房屋的单体竣工图，各类管线图、装修管理档案、维修养护档案等。

②业主档案：包括客户登记材料、业主产权材料；

③管理运作档案：包括管理法规材料、管理及租赁合约材料、服务记录材料、治安情况记录材料、会访记录材料等；如各类巡视记录、运行档案、满意度调查记录、投诉与回访记录、大厦文化活动、宣传记录、财务会计资料等。

2．管理流程图

略

(二)物业管理档案的建立

物业管理档案是工程的重要闹资产；是历史的原始的真实记录；是物业管理服务的重要依据。建立物业档案，是物业管理单位实现物业规范化和现代化管理的手段，是提高综合管理能力和基础。

1．按照社会档案行政管理的要求和公司ISO体系文体标准，建立规范的档案管理制度。档案的管理制度是档案管理工作的准则和依据，物业档案管理制度主要有：对机构部门管理人员职责的规定；对管理工作程序的规定；对档案相关责任部门的规定：对档案材料的移交、分类、著录、保管利用、鉴定的制度标准；对违反制度的处罚规定等。根据档案资料初建的情况，拟首先制定如下制度：

《物业档案管理》

《档案查询利用制度》

《库房管理制度》

《档案移交验收制度》

《档案内容及分类密级标准》

《档案文件借阅规定》

2．确定档案的内容

物业管理中档案管理具体管理内容涉及建筑物、业主档案、管理运作、大厦志史档案。根据要求以下仅就建筑物档案、管理工作档案的管理具体说明。

①建筑物档案

A．建筑原始档案

建筑物原始档案是指物业管理单位在接管物业管理时，从发展商手中接收的工程建设施工过程中形成的工程档案。物业管理单位接受的工程档案，其内容包括档案行政管理部门对工程档案规定的全部内容及移交手续文件；一般具有下列内容；建设综合文件材料和工程施工文件材料；

其中包括竣工验收资料、房屋单体竣工图，具体内容请见表一：

表一接管时收集、接收的工程资料清单

序号

资料名称

移交单位

移交人

接收单位

接收人

资料编号

一

产权资料

1

项目批准文件

2

用地批准文件

3

建筑执照

二

技术资料

1

竣工图-总平面图

2

建筑图-建筑图

3

结构图—结构图

4

附属工程及隐蔽管的全套图纸

5

地质勘察报告

6

工程预决算分项单

7

图纸会审记录

8

工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录)

9

隐蔽工程验收记录

10

沉降观察记录及沉降观察点布置图

三

竣工验收证明书

1

**基建工程竣工验收书

2

**建筑消防验收合格证

3

电信局电话工程竣工验收证书

4

钢材、水泥等主要材料的质量保证书

5

新材料、构配件的鉴定合格证书

6

水、电、卫生器具等设备及卫生洁具的检验合格证书

7

砂浆、混凝土试块试压报告

8

供水、供暖管道的试压报告

9

如需物业公司临时代管的设备

10

发展商还需提供：水泵、配电柜、变压器、对讲系统、有线电视系统等设备的订购合同、验收证书、产品证书、产品说明书、竣工图纸等

四

房屋使用资料

1

房屋产权资料

1)

业主名单、地址、电话清单

2)

建筑面积计算书

五

供电、供水系统如需物业公司临时代管的，竣工验收后加以下协议及证书(**各部门颁发的常规证书)

l

供用电协议书

2

**用电许可证

3

委托银行代收电费合同书

4

变压器报停申请表

5

用水申请审批表

6

月供水计划报告单

B．建筑物维护、改造档案

建筑物维护、改造档案是指物业管理单位在物业管理工作中对所管物业建筑本体(或称物业公共设施及公共部分)进行维护、改造的有关资料：

a．维护改造申请表及批准文件

b．维护改造工程施工许可证

c．维护改造方案

d．维护改造工程合同

e．维护改造工程预算书及批准文件

f．维护改造工程施工技术文件(按城建档案管理部门制定的相关规定执行)

g．维护改造工程验收说明书

h．维护改造工程结算(核算)表

I．各设备及工程使用维护说明书

J．各设备及工程使用许可证(政府规定需要申办的应全部具有)

k．维护改造工程施工设计图及竣工图

C．用户装修/改造工程档案

用户装修改造档案是指住户对自己拥有产权或经业主授权的房屋进行装修＼改造工程所产生的文件和图纸材料，一般内容如下：

a．装修、改造申请表及审查意见

b．装修设计图

c．装修、改造过程中的管理、监理资料

d．完工后验收意见

②管理工作档案

管理工作档案是指物业管理公司在物业管理日常