做好大型会议会务工作的五个要点 .pdfVIP

做好大型会议会务工作的五个要

点

希望业内的同志们给我出谋划策，踊跃投稿，用亲身感受启迪

大家的心智。拜谢。

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大型会议的会务工作繁重、要求高、难度大、极其复杂。如

何做好大型会议工作，本文从以下五个方面谈一些粗浅的想法:

一、提前谋划，精心制定会议方案

会议计划是会议组织和安排的总纲。科学、合理、周密的工

作计划是做好会务工作的前提和基础。制定会议计划要注意以

下几个方面。第一，认真细致，规范程序。会议计划要紧紧围

绕会议总体工作目标和任务，明确会议日程与各项议程的内在

逻辑关系，按照有关规定和程序合理安排会议议程，使各项会

议顺利衔接，做到会议总体安排细致、程序规范，避免死角和

盲区。方案一般应包括会议名称、时间地点、出席人员、会议

任务、议程、工作组设置及文件起草、会议秘书工作、组织人

事工作、宣传报道工作、后勤服务工作、安保工作分工安排等

内容。二是加强沟通和统筹协调。一方面要加强沟通，请示。

大型会议规格高、影响大、议题重要。中央机关召开的大型会

议，一般都会邀请中央领导同志参加，具有重要的政治意义。

为使会议效果达到相关要求，在筹备会议的组织过程中，必须

加强与本单位领导和上级领导的沟通请示。另一方面，要加强

横向沟通和衔接。大型会议的顺利开展，是会议组织部门与文

件起草、人事组织、宣传报道、后勤服务、安全保卫等部门密

切配合、相互协作的结果。因此，在会议筹备过程中，要加强

与上述部门的横向沟通和衔接，合理调整工作日程，加强合

作，共同推进筹备工作全面有序开展。三是细化分工和倒排流

程。要逐项分解任务，确定责任分工，让各部门明确会议各阶

段、各环节的责任和分工，避免推诿扯皮现象。要对倒排工序

承担的任务进行合理安排，进一步细化方案的工作分工和时间

节点，夯实岗位责任，让各单位按照倒排时间表认真检查把

关，确保按时完成，实现无缝对接。

二、把握细节，认真做好会前演练

各种形式的会前演练，对发现和解决会务工作中可能出现的问

题，更好地落实会议方案中的各项任务，具有难以替代的重要

价值。一是对会议细节进行逐项演练。大型会议的会务工作涉

及的工作环节多，容易出现疏漏，因此在会前要对每场会议的

每项任务和分工进行逐项推演，对可能出现的情况和问题提早

研究解决办法，在此基础上制定详细的分工明细表，使每个人

都清楚自己的任务，并了解其他人的任务，确保工作没有漏

洞、任务没有漏项、人员没有漏位。二是在会场住地进行实地

演练。随着会期临近，会务组织者应深入会场、住地，根据大

会日程一项项地对会务细节进行实地演练，按照“提前一

天”“提前两个小时”“提前一个小时”的标准做好会议场地

布置工作，即每一个会场提前一天布置完毕，每一项活动提前

一天部署到位；会务工提前两个小时到达会场，一切准备工作

提前两个小时就绪；全体会议时组织会议代表和列席人员提前

一个小时入场。三是临近会议前的重点环节演练。牵牛要牵牛

鼻子，筹备大型会议也要善于抓住其中的重点关节，如果大会

的重点环节出现瑕疵，整个大会的效果就会大打折扣，甚至出

现无法挽回的不良影响。对待重点环节，要加强会前演练，做

到思想上高度重视、精力上重点倾斜、细节上重点考虑，确保

万无一失。

三、热情周到，搞好会议期间的组织服务

会议期间的服务可分为场内服务和场外服务，涉及会议登

记、住宿安排、医疗服务、车辆安排、物资发放、引导入座、

会议记录、录音录像等诸多环节。只有热情周到地做好服务工

作，才能把会场内外的各个环节有机地联系起来。一是强化值

班平稳运行机制。会议值班的作用是收集和发送有关会议的信

息，协调和处理会议期间的各项工作和突发事件，落实领导交

办的事项。在大型会议中，总会议值班室一般是各驻地的会议

服务总协调部门。各驻地的会议值班室是发文、生活、安全及

与会议代表联系的联络机构。通过建立会议值班制度，畅通会

议筹备机构、驻地会议服务机构与会议代表之间的联系，方便

上传、沟通和处理紧急事项，使会议代表得到更好、更高效的

服务。第二，通过紧盯细节来把握场地节奏。一些不起眼的细

节可能对会议起不到决定性的作用，但如果把握不好，也会影

响会议的局部效果，从而影响整个会议的效果。所以开会的时

候，你会很努力，关注各种细节。比如，要做好与录音师、播

音员的对接，为录音师、播音员准备一套会议主持词，方便他

们把握议程；会议开始前，安排专人清点会场人数，并在会议

开始前五分钟提醒尚未到