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合同管理档案管理制度

第一章总则

第一条为了加强公司合同管理档案工作，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》等法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有合同管理档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

第三条公司合同管理档案工作应遵循以下原则：

（一）统一领导，分级管理；

（二）真实、完整、系统、规范；

（三）安全必威体育官网网址，便于利用；

（四）定期检查，持续改进。

第二章组织机构与职责

第四条公司设立合同管理档案工作领导小组，负责领导、协调、监督合同管理档案工作。

第五条合同管理档案工作领导小组的主要职责：

（一）制定公司合同管理档案工作规划；

（二）组织制定和修订合同管理档案制度；

（三）协调解决合同管理档案工作中的重大问题；

（四）监督、检查合同管理档案工作的实施情况。

第六条公司设立合同管理档案室，负责具体实施合同管理档案工作。

第七条合同管理档案室的主要职责：

（一）负责合同管理档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作；

（二）负责合同管理档案的查询、统计和报告工作；

（三）负责合同管理档案的必威体育官网网址工作；

（四）负责合同管理档案设施设备的维护和保养。

第八条各部门应指定专人负责本部门合同管理档案工作，其主要职责：

（一）负责本部门合同管理档案的收集、整理、归档；

（二）配合合同管理档案室做好本部门合同管理档案的保管、利用和销毁等工作；

（三）及时向合同管理档案室报告本部门合同管理档案工作中的重大问题。

第三章合同管理档案的收集与整理

第九条合同管理档案的收集范围：

（一）公司签订的各类合同、协议、备忘录等法律文件；

（二）合同履行过程中形成的各类文件、资料；

（三）与合同有关的其他重要文件、资料。

第十条合同管理档案的收集要求：

（一）确保合同档案的真实性、完整性；

（二）及时收集合同履行过程中形成的文件、资料；

（三）对合同档案进行分类、编号，便于检索。

第十一条合同管理档案的整理要求：

（一）按照合同类别进行整理，同类合同按照签订时间顺序排列；

（二）对合同档案进行编目，注明合同名称、编号、签订时间、履行情况等基本信息；

（三）对合同档案进行装订，确保档案整洁、牢固；

（四）对合同档案进行数字化扫描，建立电子档案。

第四章合同管理档案的归档与保管

第十二条合同管理档案的归档要求：

（一）合同履行完毕后，由合同管理部门将合同档案整理归档；

（二）合同档案归档时，应填写《合同管理档案归档清单》，注明合同名称、编号、签订时间、履行情况等基本信息；

（三）合同档案归档后，应建立合同管理档案数据库，便于查询、统计。

第十三条合同管理档案的保管要求：

（一）合同管理档案室应具备良好的保管条件，确保档案的安全、必威体育官网网址；

（二）合同管理档案应定期进行清查、核对，确保档案的完整、准确；

（三）对合同管理档案进行定期保养，防止档案损坏、变质；

（四）合同管理档案的借阅、复制应严格遵循必威体育官网网址规定，确保档案信息的安全。

第五章合同管理档案的利用与销毁

第十四条合同管理档案的利用要求：

（一）合同管理档案室应建立合同管理档案查询系统，便于各部门查询、利用；

（二）合同管理档案的查询、借阅应遵循必威体育官网网址规定，确保档案信息的安全；

（三）合同管理档案的利用应遵循合法、合规的原则，不得用于非法用途。

第十五条合同管理档案的销毁要求：

（一）合同管理档案的销毁应遵循法律法规和公司制度的规定；

（二）合同管理档案销毁前，应进行审批、备案，确保档案信息的真实、完整；

（三）合同管理档案销毁后，应建立销毁档案清单，注明档案名称、编号、销毁时间等信息。

第六章罚则

第十六条违反本制度规定，有下列行为之一的，视情节轻重，给予相应处罚：

（一）擅自查阅、借阅、复制、泄露合同管理档案的；

（二）故意损坏、涂改、伪造合同管理档案的；

（三）不按照规定归档、保管、利用合同管理档案的；

（四）其他违反合同管理档案制度的行为。

第十七条对违反本制度规定的个人或部门，可视情节轻重，给予以下处罚：

（一）警告；

（二）罚款；

（三）降级、撤职；

（四）解除劳动合同。

第七章附则

第十八条本制度自发布之日起实施。

第十九条本制度的解释权归公司合同管理档案工作领导小组。

第二十条公司可根据实际情况，对本制度进行修订和完善。

以下为合同管理档案制度的具体内容：

一、合同管理档案的收集与整理

（一）收集范围

1.公司签订的各类合同、协议、备忘录等法律文件；

2.合同履行过程中形成的各类文件、资料，如会谈纪要、变更协议、补充协议等；

3.与合同有关的其他重要文件、资料，如项目建议书、可行性研究报告、立项批文等。

（二）收集要求

1.确