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第四章办公自动化概述

办公自动化是一个文理交叉的综合型学科，在当今世界中得到广泛应用。它不仅涉及到许多

新的技术，而且还涉及许多管理方面的问题和人的因素，这使得办公自动化的理论体系构建依托

多门社会科学、自然科学的理论方法和技术，如何综合、灵活地运用这些知识成为办公自动化发

展的关键。同时，快速发展的办公自动化实践又亟需办公自动化理论的发展和指导。这些都要求

我们必须深入研究办公自动化的理论，充分理解与之相关的内容，从而对现代办公室正在发生或

即将发生的变化有所准备。

第一节办公自动化

一、办公自动化定义

办公自动化从提出到现在，已经有了近60年的历史，但它真正进入全面发展阶段始自20世

纪70年代末、80年代初，至今也就30多年的时间。随着办公自动化技术的不断发展，办公自动

化新产品的不断出现，以及办公自动化系统应用的普及，人们对办公自动化的认识在不断深化和

拓展，从而使有关办公自动化定义的描述也在不断发生着变化。

关于什么是办公自动化，专家学者们认识不一，至今也没有统一的定义。按字面意义理解，

办公自动化可以解释为办公管理的自动化或办公信息处理的自动化，这两种解释分别是从管理角

度和信息角度给出的。办公自动化还可以具体地界定为：办公人员运用现代科学技术，通过局域

网或远程网络，采用各种媒体形式，管理和传输信息，改变传统办公的面貌，实现无纸办公。实

际上，人们对办公自动化的认识和理解经历了从最早的手段说、系统说、技术说到学科说的发展

过程，办公自动化的内涵随之不断丰富。当然，至今仍有一些人坚持系统说或技术说，而以不同

的理解和理念来建设各自的办公自动化系统。

㈠手段（方法）说

最早的办公自动化指的是传真机、打字机、复印机等办公设备的使用。当时人们仅把办公自

动化看作是提高工作效率的一种手段，比较常见的说法有以下几种:OA就是用文字处理机进行办

公中的文字编排；OA是无纸办公；OA是使办公功能高效率化的重要手段，它单独或综合地利用各

种机器；OA是利用现代化技术和设备，代替办公人员的部分业务活动，优质高效地处理办公信息

和事务；OA是处理信息的一种新的概念和方法。

㈡系统说

继手段说之后，OA指的是用计算机进行文件存储、排版及输出工作，用计算机进行人事、财

务等业务管理。这种把OA简单地理解为OA系统的做法，仍把办公自动化局限在工具层次上。

这阶段的常用定义是：OA是把基于不同技术的办公设备用网络联成一体，将语音、数据、图

像、文字处理等功能组合在一个系统中，使办公室具有综合处理这些功能的能力。

我国专家学者在1985年全国第一次办公自动化规划讨论会上，综合了国内外的各种意见做出

定义：OA就是利用计算机等先进的科学技术，不断使人们的一部分办公业务活动物化于人以外的

各种现代化的办公设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目的的人机信息处理系统。

还有比较常见的类似定义是：OA是利用先进的电子信息技术和现代办公设备构成的人机信息

处理系统，辅助管理人员进行各种办公活动。

办公自动化发展到今天，我们把这些定义作为办公自动化系统的定义似乎更为适合。

㈢技术说

一些学者把办公自动化看成是一门纯技术学科。例如定义：OA是综合了有关适宜帮助人们管

理信息的现代技术的一门科学，是自动化的一个子集。

技术说中比较有代表性的定义是美国麻省理工学院M.C.季斯曼教授给出的：OA就是将计算机

技术、通信技术、系统科学、行为科学应用于用传统的数据处理技术难以处理的量非常大而结构

又不明确的那些业务上的一项综合技术。