信息化时代下档案管理的创新及发展.docx

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信息化时代下档案管理的创新及发展

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杨金香

【摘要】随着网络技术的快速发展，档案管理工作也发朝着信息化发展。文章主要对信息时代下档案管理工作展开分析和探讨。

【关键词】信息化；档案管理；管理创新；档案信息

在信息化时代背景下，机关单位每天都会产生大量数据信息，如何高效合理地利用这些数据，这就需要档案部门做到高效档案管理工作。在实施信息化建设背景下，文件与档案管理受到了重视。现阶段，单位要做好档案的管理，必须正视档案管理中存在的各种问题，采用信息化的手段有效管理档案，做到档案管理的可持续发展。

一、信息化条件下的档案工作

在信息化条件下，档案管理工作从整体到局部、从内容到形式、从软件到硬件等等，各个方面都需要做出相应的变化。例如，信息化改变了信息收集、整理、存储的方式，以前的档案都是纸质形式，档案的收集工作主要是将这些纸质的文件进行梳理、归纳、保存，以供有关部门或人员查阅，在信息化条件下，不仅包括纸质形式的档案，还包括大量数字化形式的档案，并且，为了实现档案工作的信息化，还需要将纸质形式的档案，转变为数字形式，这使得档案从收集到存储的整个过程都发生了变化。不难发现，以往档案工作的思维和方式，已经难以完全适应信息化形式下的档案工作。可以说，信息化时代的到来，对档案工作来说，既是机遇，也是挑战。一方面，信息化手段的应用，给档案工作带来了很多便捷，在很大程度上简化了档案工作的流程；另一方面，信息化的应用，也给档案工作提出了新要求，需要档案工作人员革新观念、创新技术，以更好地做好档案管理与服务工作。

二、当前档案管理存在的问题

（一）思想观念较为陈旧，对档案管理不够重视

虽然档案管理在社会和企业中发挥着重要的作用，但是人们对档案管理的重要性依然缺乏认知，并且没有对档案管理工作加以重视。目前看来，大部分忽视了档案管理建设，缺少一定的档案管理意识，思想观念较为陈旧，没有真正认识到信息资源开发和应用的重要性。因此，现阶段的档案管理工作依然是一种你查我找的效率极低的状态，而且，一些有利用价值的珍贵档案也未能发挥它应有的作用，造成了信息资源浪费的问题。

（二）基础设施无法满足档案信息化建设的需要

信息化基础设施是进行档案信息化建设的关键因素，为了促进我国档案管理水平的不断提高，就要不断提升信息化基础设施的技术水平。但目前我国档案管理部门的信息化设施不够完善，在信息化配置上无法满足各种建设的需求，对信息化建设水平产生了很大的阻碍因素。另外部分档案管理部门配置的信息化设施不符合本单位建设实际，设施的运维成本比较高，单位无法承担这部分费用，最终影响了信息化建设水平的提高。

（三）管理方法过时

目前，档案管理工作依旧采用半传统方法进行管理，档案信息主要依靠纸质文件记录，但在这个数据快速增长的时代，需要处理的数据信息越来越多，主要依靠纸质文件记录档案，很容易丢失或缺页，档案数据不完整，单位的长久发展会受到影响。同时，信息化手段管理也仅仅处于录入信息，只进行了简单的分类整理，不方便今后资料的查阅与调用，导致出现形式化、单一化的录入数据方式。

三、信息化时代下档案管理的创新及发展策略

（一）重视档案管理信息化

档案管理信息化是十分必要的，相关的部门必须重视档案管理信息化建设，努力宣传档案管理信息化建设，并鼓励更多的人对档案进行信息化管理，推动档案管理信息化进程。

（二）提高基础设施的水平

基础设施的水平对信息化建设有着重大的影响，目前我国档案部门的基础设施水平无法满足信息化建设的需求。要综合考虑我国档案信息化建设的重点，采用合适的基础设施开展信息化建设。完善各类基础设施以及辅助设施的建设，保证这些设施的作用能够得到充分发挥和利用。

（三）实现技术水平的创新

从技术上创新，了解我国档案管理工作在世界所处的地位水平，注重参与国际档案信息交流，取人之长，补己之短，注重引进先进技术，应用在档案管理中。如对档案实体和档案信息分离，使档案的信息与物质载体分离，实现简化立卷、深化检索的目的，使档案实体只作为保管单位，以便于保管、保护和统计；而档案信息检索、传输的主要对象脱离实体，开展深层次加工、贮存，实现计算机检索和在网络传输。

（四）健全档案管理与服务队伍

培养适应信息化时代的工作人员，建立健全档案工作队伍，是创新档案管理与服务工作中不可忽视的重要内容。例如，完善原有档案工作人员的职业培训制度，使他们充分认识信息化條件下，档案工作面临的变化，提高他们的信息技术素养，以适应现代化的档案管理和服务工作；健全档案工作队伍，配备具有较高信息技术水平的工作人员，为档案工作中软、硬件设备的更新，以及网络环境下档案信息安全等工作，提供必要的人才支持。

（五）改变工作人员对数据管理的看法

数据录入是一份十分重要的工作，它关系着企业今后的发展壮大。我们应当改变目前同