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行政部岗位说明书

2022年10月

部门副经理岗位说明书

岗位名称：副经理

所在部门：人事行政部

岗位编号：

直接上级：部门经理

直接下属部门/岗位：总经理秘书、总务、行政助理、传讯、档案、IT、餐厅主管、公寓主管

岗位定员：1

所辖人员数目：13

职级：8

职类：管理类

晋升方向：

本职概述：负责行政相关的总体工作：公司行政文秘、公文档案管理；员工文体活动策划组织、对外公关及内外部形象宣传的管理；IT与行政资产监管；部门费用管控等相关工作。

职责与工作任务：

职

责

一

职责描述：行政工作的总体规划、计划、组织落实和持续改进管理。

工作任务

确立部门行政工作目标、制定行动计划、提报预算；

围绕目标，进行组织架构调整、建设团队；

组织落实各项工作，过程沟通协调，辅导激励；结果分析考核。；

职

责

二

职责描述：行政办公相关工作的总体负责。

工作任务

组织起草公司行政办公类规章制度并督导实施；

组织起草、审核与发布公司的重要文件；

督导、支持档案室做好达标和评级工作；

组织监督网络、通讯、监控等信息化工具提供、平台建设与维护；

审核、控制各类办公费用与接待费用。

职

责

三

职责描述：企业文化相关工作的总体负责。

工作任务

员工各类文体活动的策划、组织与落实；

督导落实，不断改进公司传讯工作；

督导落实，不断改进公司接待的各项服务；

督导落实，不断改进公司公共关系的各项工作。

职

责

四

职责描述：后勤相关工作分管

工作任务

员工集体宿舍、班车的总体负责；

集体宿舍的日常检查、抽查，改进服务，降本增效；

员工班车的日常检查、抽查，改进服务，降本增效。

职

责

五

职责描述：部门费用管控

工作任务

组织编制部门年度预算；

按需求与实际调整年度预算；

每月按财务数据进行原因分析，寻找对策，调整月度预算。

职

责

六

职责描述：EHS相关工作职能

工作任务

1.履行公司安全管理方面的各项规章制度；

2．做好环境、职业健康安全管理的督导工作；

3．配合事故、事件的报告及调查处理，具体实施不符合项的纠正和预防措施。

职

责

七

职责描述：相关工作

工作任务

牵头统一通用标准；

根据实际需要进行工作沟通。

相关权限：对行政范畴内员工的监督、考核与岗位调整建议权；对横向部门的监督与考核建议权；对公司方针政策的知情权。

汇报关系：以上职责，向人事行政部经理汇报。

工作协作关系：

内部协作部门：公司各部门

外部协作单位：公安、城管、路政、消防、党政办、学校、外包服务单位等

工作环境：

使用工具设备：一般办公自动化设备

工作时间特征：正常工作时间，经常加班

所需记录文档：通知、报告、请示、函件、总结、计划

任职素质：忠诚敬业、勤奋坚韧

最低学历要求：

所需教育专业背景：工商行政管理

所需工作经验：

所需培训的科目：传统国学、组织行为学、心理学、教育学、哲学、等

所需知识：行政管理、传统文史哲、基础法律、礼仪礼节、等

所需技能：良好的口头及书面表达能力；熟练使用办公软件和办公设备；一般计算机网络运用能力

个人素质要求：健康的身体、健全的人格、客观的思维、职业的精神、专业的知识、娴熟的技能

编制

xx

审核

xx

批准

xx

编制日期

2022-10-15

审核日期

2022-10-25

批准日期

2022-11-20

个人签字确认：

行政助理岗位说明书

岗位名称：助理

所在部门：人事行政部

岗位编号：

直接上级：部门副经理

直接下属部门/岗位：

岗位定员：1

所辖人员数目：

职级：2

职类：专业类

晋升方向：

版本/版次：

本职概述：负责行政类物资采购；日常行政费用报销、统计、台账维护；办公用品的审核汇总

职责与工作任务：

职

责

一

职责描述：行政类物资采购

工作任务

1公司办公用品及保洁耗材的计划、审核汇总与购买；

2各部门临时物品购买；

3分摊部门费用，处理报销流程；

4对采购费用进行分析总结。

职

责

二

职责描述：日常事务管理

工作任务

1企业环境绿化、卫生和厂区及宿舍财产、员工安全管理

2负责厂区公共区域及办公区域6S管理工作

3负责厂务部（空调等）固定资产盘点工作

4负责厂区安全系统稳定运行测评工作

5安全体制的完善

职责三

职责描述：ERP维护

工作任务

客商维护、行政类合同会签申请工作

配合财务维护行政部对公类费用异常处理

职

责

四

职责描述：