分管模式下成教档案管理中的问题与研究.docx

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分管模式下成教档案管理中的问题与研究

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论文导读：改革开放以后,高校开展成人教育的现象十分普遍。统招在校生与成人教育共用同一教育资源和教育管理体系的现象十分普遍,而且并不存在教育资源上的争夺或冲突。但在成人教育管理体系中,由于经济利益占据了办学单位的主导思想地位,使得成人教育在管理方面出现程度不同的问题,特别是成人教育档案管理中的问题相对突出。许多高校没有独立设置成人教育学院,对成教档案实行以校为主的分级管理模式,由于成人教育部门与本高校其它学院相比存在着编制少、管理体系不够成熟、管理人员身兼多职等具体而实际的问题,使得成教管理者在工作中,工作重点放在成教教学管理,而忽视了档案管理。在成人教育中普遍存在档案管理意识差,收集范围狭窄,存放分散,以致档案资料残缺不全,内容的完整性、系统性问题突出,与快速发展的成人教育很不协调。

关键词：分级管理.成人教育.档案

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档案是历史性信息资源,其信息资源的长期经济价值很难准确估算,但其社会价值是不可忽视的。开发档案信息资源,为决策提供可靠的档案依据,是档案工作的基本宗旨,也是实现档案工作自身价值与社会价值有效链接的根本途径。要达此目的,必须提高档案管理的效率和开发利用效率与效果。面对成人教育培训任务大、教学和管理任务繁重的新形势,普通高校成人教育档案管理部门的整体工作方针是必须尽快实现信息化、科学化、现代化的管理硬环境和软环境,运用现代化管理的理论、技术、设备、方法和手段,全面实现档案管理规范化。做到成人教育档案分级管理或统筹管理在档案的真实性、完整性等各方面都没有质的改变和差异。发表论文。

一、成教档案管理中存在的主要问题分析

(一)普遍缺少档案专业知识、档案意识淡薄是成教档案管理中的突出问题

成教档案是成人教育过程的各项真实记录,是高校档案体系的重要组成部分。在成人教育档案管理方面,在高校中按有独立成人教育学院和没有单独设立成人教育学院的统管与分管两种管理模式。多数没有单独设立成人教育学院的高校,是因为教学规模小、专业特性强、专业门类多或与统招专业教学或管理关系密切等诸多原因。高校多年的管理模式与习惯是教学管理与行政管理相对“独立”的,即使是相互依赖的管理,也看谁重谁轻,轻者自然向重者倾斜,或许轻者名存实亡,没有实际作用。档案管理在分级管理中就处于大学与学院之间分级管理被边缘化的管理范畴。特别是非独立的成人教育,各学院主要精力都放在统招上,从主观上就蔑视成人教育,加上各学院档案管理本身就是薄弱环节,老弱病、不能教学又不擅长行政管理的富余人员安排管档案,而这些人员基本的档案知识不具备,新的档案知识又很难接受,分管实际成为分而不管。

(二)缺乏规范、到位、有效的考核和约束是导致成教档案不完整、不系统的关键

档案资料的收集、整理是档案管理工作的基础,也是确保成教档案内容完整性、系统性的重要环节,并给后续管理提供保障性基础条件。但事实上事情并不是管理者想象的如此容易。发表论文。首先,现阶段在我国成人教育分管制管理模式中,由于成人教育是一种相对独立性较强的办学形式,并具有自身的特点和规律,而档案信息的内容来源广泛,获取渠道繁多,其中,教学档案是成教档案的主体和核心。学院或系是教学档案信息的主要来源,作为成人教育教学中坚力量的骨干教师们,应付科研与双重的教学任务已是力不从心了,基本上没有更多精力顾及档案资料的形成与积累以及后续的完善归档,而专兼职的管理人员多数不是一线教学骨干,对教学中形成的档案资料知之相对比较少,对档案资料收集无从下手而心有余而力不足。二是,规范性的法规、制度不完善,即使是规定了相应的法规,其法规内容也与实际情况相差甚远,法规不科学、不完善,检查监督不到位,形式上的检查监督往往是走过场自欺欺人,检查监督的有效性都令检查监督者自己质疑。虚假且不到位的检查监督直接导致档案不完整、不系统、不规范,也导致相关法规的建设与完善更加形式化。但对于成人教育档案的实际应用价值而言,它又是必不可少的,大家都知道成人教育档案在教育教学中的重要作用,所以各方面也都抱怨这部分管理薄弱,迫于各方的压力,成教部门在档案管理这一“软指标”的表现是你压我就动,你不压我就放松,并没在此项工作上投入太多精力和财力,而将重点放在应对学籍管理档案的形成、积累上,对学院或系失去基本的档案资源上引导作用,而对急用的档案资料只能靠反复从个人手里催交。从本质上说,始终没有起到职能部门的核心组织管理作用。年复一年,平添了成人教育的教学档案特别是学籍档案在管理上的难度,导致教学管理、学生教育与管理资料残缺不全,职业教育的办学资料散失严重,大部分档案资料内容不完整、不规范、不系统。究其原因,缺乏规范化的法规、有效到位的监督检查制度和相互的制约是问题的根本所在。

(三)分管形同松散管理是造成档案资料流