事业单位人事档案的信息化管理要素探索.docx

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事业单位人事档案的信息化管理要素探索

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刘永梅

摘要：信息技术的发展为社会各行各业发展奠定了技术基础，随着电脑大数据、云计算等高端技术的发展，人们的工作效率也有了明显提升。基于信息技术发展与更新，事业单位人事档案管理工作也有了明显改进，为事业单位人事档案管理的信息化管理发展提供可行性途径，也给事业单位档案管理带来革新与变化。

关键词：事业单位;人事档案：信息化;管理要素

进入到21世纪以来，世界迅速进入到信息化时代。随着事业单位机制改革的推进，信息技术也被引入事业单位档案管理中，对事业单位正推行各项改革发展提供新途径，但同时，这也对原有的人事管理模式形成了巨大的挑战[1]。这就需要对事业单位档案管理的内部管理各项工作提出了更高的要求，不断地提高事业单位档案管理信息化效率，推进事业单位各项改革措施进行，促进事业单位的长远发展，在此基础上能够保证事业单位的科学运行和管理高效显得尤为重要。

一、事业单位人事档案管理的信息化技术应用必要性

事业单位人事档案管理是为了记录个人从事各种社会活动的文件，个人档案也是单位人事部门对开展各种工作的基础，甚至对部分事业单位来说，档案也是单位考察和识别干部选拔优秀人才的重要凭证。信息技术的发展对加强事业单位干部队伍建设作用显著，通过信息技术也能实现促生产的历史性突破。将信息化技术应用在事业单位人事档案管理中，利用计算机进行档案管理，将档案内容数字化处理后，录入到计算机的相关软件中，对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工，可以更好地保存事业单位员工档案，减少因档案遗失带来的经济损失，还可以对相关人员的档案进行数据迁移或共享，在一定程度上确保了档案保存的持久性和安全性，大大的增强事业单位人事档案管理安全系数。

二、提高事业单位人事档案的信息化管理策略探讨

1.提高档案管理的现代化意识

事业单位人事档案管理工作是内部管理的重要组成部分。相比传统档案资料，将事业单位人事档案放在电脑信息系统中，可以更好地保存、查询和修改，并即将这种档案存放在电脑中，管理人员可以利用网络传递，降低档案管理出错可能性。事业单位人事档案管理人员大多封闭意识较强，而将信息化技术运用在其中，可以明显改变这种局面，通过网络世界，不断更新管理人员的管理观念，将事业单位人事档案工作由封闭型向开放型转变，这对管理人员来说，也是学习新知识、更新原有知识结构体系的有效方式，再加上很多单位档案管理人员与实际需求存在着不匹配的情况，这更需要实现信息化管理。信息化档案管理的实现，是加快档案由手工管理向计算机数字化管理的转变的重要转折，为人事档案管理提供更加便捷、高效的管理办法。

2.增强档案信息化管理的安全意识

随着现代信息技术的发展，许多事业单位都改变了传统的人事档案管理模式，信息技术的发展为事业单位人事档案管理提供新途径的同时，也进一步增强了档案信息化管理的安全意识，它充分利用信息技术的高效、快捷手段，为档案信息管理保驾起航[2]。在实际管理中，不难发现，很多事业单位在进行档案管理时，往往都存在着安全意识往往不够，造成档案信息的丢失和泄密，从而产生了严重的经济损失和社会损失。利用信息技术，将所有人员档案存在电脑中，不断地提高档案管理系统的必威体育官网网址性和安全性，在对人事档案管理的相关政策进行认真的研究的基础上，严格档案管理流程，正确对待档案管理工作，充分利用好计算机系统的加密性，保存好事业单位人员档案。同时，强化电子档案的保存环境和保存方式，各个阶段的管理人员也要认真搞好电子档窦的及时备份与维护工作，确保档案管理的安全性。

3.完善管理人员的专业素质

事业单位人事档案管理工作效率会直接影响事业单位内部管理水平，档案管理人员的素质也是影响档案信息化管理效率的重要原因，虽然说信息化技术是可以推进档案管理高效发展的方式，但归根结底都是人在主导档案管理工作[3]。因而，在事业单位人事档案管理中，人是档案信息化管理的决定因素。在电子化信息管理过程中，事业单位必须重视档案管理人员的专业性和管理素质，培养出专业化、高素质的档案管理队伍，通过多种方式指导学习，加强管理人员的信息化技术提升，通过管理人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养，去拓宽管理人员的知识面，加强信息化管理效率。尤其是信息技术发展越来越快，作为事业单位档案管理个人，其文字能力、综合分析能力、计算机知识、信息管理技术能力都会影响档案管理质量，为了彻底转变事业单位档案管理从“封闭性”为“开放型”，就必须重视完善管理人员的专业素质，从而为档案管理提供更优质、更高效的管理。

三、结论

为了更好地实现事业单位档案管理信息化建设，为我国事业单位体系构建完整的档案管理制度和程序，就必须结合单位实况，明确事业单位档案管理的重要性，按照档案管理工作条例进行档案管理[4]。信息化技术的发展和引进，也