加强高校档案管理信息化建设探究.docx

?

?

加强高校档案管理信息化建设探究

?

?

王翠

摘要：档案管理是高校管理的一部分，对推动高校科研教学管理、学生管理等都有重要作用。随着当下网络信息技术在各行各业的广泛深入应用，人们的生产与生活发生巨大变革，也对高校档案管理提出了信息化建设要求，作为高校档案人员应充分认识档案管理信息化建设的重要性，着重从制度、资源和开发利用等方面不断加强，更好地适应时代发展。

关键词：高校;档案管理;信息化

信息化技术在进入新世纪以后迅猛发展，高校积极推动内涵式发展，为在网络信息时代改进和强化档案管理提供良好的技术基础、发展环境，指明高校档案管理的信息化建设道路。但是在档案管理信息化建设的推进中，档案管理制度不全、信息资源建设不力、开发利用方式落后等问题越来越突出，只有解决好这些问题，才能进一步加强高校档案管理信息化建设。

一、高校档案管理信息化建设的重要性

国家于2020年6月20日修订通过《中华人民共和国档案法》并予以公布，从2021年1月1日起施行。新《档案法》紧跟新时代发展档案事业的新要求、新趋势，增添档案信息化建设的内容，正式提出了电子档案和传统载体档案具备同等效力，同时鼓励对传统载体档案进行数字化转换。毋庸置疑，国家从法律层面确立电子档案的关键性地位，为各企事业单位指明了档案管理改革方向。

高校档案管理主要涉及到学校的教育教学档案、科研档案、学生个人信息资料、财务资料以及党政工作资料等的管理，对提升教育教学水平、增强科研能力、完善学生管理、优化财务管理、强化党政工作等意义重大。而随着网络信息技术越来越发达，电子档案和传统载体档案相比具有突出优势，不仅能实现无纸化办公，瞬时采集并更新档案数据，基于数字加密确保档案内容不被随意修改，还能依托高度发达的网络随时随地查阅，打破信息壁垒，快速开发、传递、利用档案信息资源，促进信息共享，使得高校档案管理信息化建设成为必然趋势。如今信息化技术依旧在不断进步，今后使用电子档案会更便捷、安全，把档案信息化提高到新的层次，保障档案管理在高校管理中发挥更大的价值[1]。

二、加强高校档案管理信息化建设的建议

（一）建立健全档案管理制度

在档案管理信息化建设中，广泛使用网络信息技术使得高校电子档案更简单、便捷、准确，传统纸质档案归档标准、管理制度不再适用于电子档案，需要完善建立信息化归档制度及标准，形成双轨制归档，在很好地归档电子档案、及时补充信息和更新信息的同时做好纸质档案归档工作，准确录入纸质档案信息。另外，在档案管理过程中，档案信息要经过网络化的整理与传播，只有规范档案的保管与必威体育官网网址制度，才能预防档案信息泄露，保护学校及个人信息安全，加快档案管理信息化建设进程[2]。具体而言，要完善档案安全管理制度，档案人员积极学习安全知识，增强安全意识，深刻认识到泄露档案信息可能造成的危害，减少因个人失误引发档案安全事故;为了保证电子档案的形成及保管无误，要让计算机和网络系统安全运行，预防因操作失误导致档案信息遗漏或缺失，同时添加防泄和加密等计算，杜绝恶意篡改档案数据;在档案信息的传输中要使用网络安全技术，避免计算机被病毒入侵或恶意攻击等。在完善的安全管理制度和体系之下，档案人员及时发现问题并反馈，妥善解决安全问题，保障档案信息化发展。

（二）加强档案信息资源建设

高校档案信息资源的来源多种多样，涉及到传统档案的数字化转换、接收电子档案、各立档方直接导入现行电子文件、基于知识管理与知识服务获得的其他机构和单位的信息资源等。加强信息资源建设是推动高校档案管理信息化建设的必然选择，档案人员以用户需求为基本导向，采取信息技术手段继续拓宽信息资源来源渠道，通过知识管理理念进一步整合高校档案信息资源，打造数字档案馆，促进档案信息的开放和共享。与此同时，数字档案馆是高校存储档案、控制档案的数据中心，应构建完善的一体化档案信息综合管理系统，针对文字、图像、音频、视频等数据实现数字化存储、管理，对于多元数据以及信息资源实施兼具图、文、声、形的集成和加工，丰富档案资源表现形式，做到对档案的自动化处理、一体化管理，提高档案信息管理现代化水平。

（三）改进档案开发利用方式

管理高校档案的终极目的在于利用，档案人员要加强对高校档案的开发，基于做好校史展览、文件汇编、科研教学成果展览等传统的档案开发利用，致力于将查阅式、被动化的档案服务转化为咨询式、主动化的档案服务，提供网络化和多途径的档案检索服务。同时搭好档案管理人员和档案利用者的沟通交流平台，提供高校的人性化档案服务[3]。例如在线咨询，利用QQ、邮箱、微博和微信等方式及时解答档案利用者提出的疑问、遇到的难题;在线展览，在网络上展览高校的发展历程、校友风采、科研教学成就等档案信息，摆脱时间与空间对档案实物展览的限制，扩大档案展览受众面，使高校档案信息发挥更大的宣传教育功能;